Einen neuen Report mit dem Berichtsassistenten erstellen

In den bisherigen Beispielen wurden Reports und ihre Bestandteile manuell erstellt. Der Berichtsassistent in SchILD-NRW 3 automatisiert große Teile dieses Prozesses: Er kann Datenfelder auswählen, gruppieren, sortieren und erste Formatierungen vornehmen. Dies spart Zeit und eignet sich gut für Standardlisten, die direkt nutzbar sind oder anschließend leicht angepasst werden können.

Im folgenden Beispiel wird eine einfache Liste erzeugt und anschließend optimiert. Dies dient zugleich als Mini-Tutorial für wichtige Werkzeuge im Reporteditor.

Erstellung des Reports

Erzeugen eines neuen Reports.

Der Berichtsassistent wird über Datei → Neu… aufgerufen. Alternativ kann die Tastenkombination Strg + N verwendet werden.

Aufruf des Berichtsassistenten.

Im nächsten Schritt wird Berichtsassistent gewählt und mit Ok bestätigt.

Aufruf des Berichtsassistenten.

Nun wird eine Datenquelle gewählt. Da eine Liste von Schülerdaten erzeugt werden soll, wird die Datenquelle Schueler gewählt.

Darunter stehen nun die zur Verfügung stehenden Datenfelder. Mit einem Doppelklick oder per Klick auf > werden Felder nach Ausgewählte Felder übernommen. Mit < können Felder wieder entfernt werden.

Die Pfeilsymbole rechts verändern die Reihenfolge der Felder. Die obersten Felder stehen später in der erzeugten Liste links.

💡Tipp

Sollen Felder nur für eine Gruppierung verwendet werden, aber nicht in der Liste erscheinen, können sie trotzdem hier ausgewählt werden.

Der Bericht kann bereits mit Fertigstellen erzeugt werden. Im Beispiel werden jedoch zusätzliche Funktionen erläutert, daher wird Weiter > gewählt.

Datenfelder werden genutzt, um Schüler zu gruppieren.

Im nächsten Schritt können Daten gruppiert werden. Durch Doppelklick wurde das Feld Klasse in den Bereich Gruppen verschoben. Dies erzeugt später eine nach Klassen sortierte Liste.

📚Beispiel

Eine Gruppierung nach Klasse oder nach Alter ist typischer Anwendungsfall.

Eine Gruppierung nach Vornamen oder Geburtsdatum wäre technisch möglich, aber wenig sinnvoll.

Ohne Gruppierung würde Klasse als normales Feld in der Liste erscheinen.

Auswahl eines Layouts und der Seitenausrichtung.

Nun wird ein Layout gewählt. Im Beispiel wurde Links ausrichten gewählt.

Bei der Wahl der Seitenausrichtung ist Folgendes zu bedenken:

• viele Datenfelder oder lange Inhalte → Querformat sinnvoll
• typische Klassengrößen → passen im Querformat häufig nicht auf A4

Wahl eines Stils.

Im nächsten Fenster wird ein Stil gewählt, hier sachlich.

💡Tipp

Wenn kein Farbdruck benötigt wird, kann Schwarzweiß sinnvoll sein, um unnötige Farbdrucke zu vermeiden.

Wahl des Modus, in dem sich der Editor nach Abschluss des Assistenten befindet.

Zum Abschluss wird gewählt, ob der Report im Editor oder in der Vorschau geöffnet wird. Ein Wechsel zwischen beiden Ansichten ist jederzeit möglich.

Das vorläufig fertige Ergebnis.

Der erzeugte Report enthält bereits:

• alle gewählten Felder
• eine Gruppierung nach Klasse
• eine saubere Listenstruktur
• ein Druckdatum und eine Seitenzahl im Fuß

Das Layout ist verwendbar – lässt sich jedoch weiter verbessern.

Anpassen des Reports

Die folgenden Anpassungen dienen als Beispiel und zeigen typische Werkzeuge des Reporteditors.

Einfache Anpassungen zu Layout, Linien und Schriften

Identifizierte Probleme.

Folgende Punkte sollen verbessert werden:

• Der Titel wird nur auf der ersten Seite ausgegeben – bei Klassenlisten oft unerwünscht.
• Die Felder sollen weiter nach links verschoben werden, um rechts Platz für Eintragungen zu schaffen.
• Farben sollen in Schwarzweiß geändert werden, um Farbdrucke zu vermeiden.

Deaktivieren des Titels.

Der Titel kann über Bericht deaktiviert werden. Ein Titel erscheint nur auf der ersten Seite, die Zusammenfassung auf der letzten Seite. Kopf und Fuß erscheinen auf jeder Seite.

📚Beispiel

Subreports, z. B. Zeugnisblöcke, benötigen meist keine eigenen Köpfe oder Füße.

Da eine Gruppe (Klasse) definiert wurde, erzeugt der Report zusätzlich Gruppenköpfe und Gruppenfüße. Diese erscheinen am Beginn bzw. Ende jeder Gruppe.

Zum Verschieben mehrerer Felder können diese markiert werden.

💡Tipp

Mehrfachauswahl: Erstes Feld anklicken, dann Shift gedrückt halten und weitere Felder anklicken.

Im Beispiel werden die Labels im Kopf und die drei DBText-Felder im Detailbereich gemeinsam verschoben.

Umfärben der bunten Felder.

Mit Shift + Klick werden Felder in Blau markiert (z. B. Klassen und Druckdatum). Mit dem Schriftfarbenwerkzeug werden sie auf Schwarz geändert.

💡Tipp

Das Umfärben lässt sich vermeiden, wenn beim Berichtsassistenten ein Graustufen-Layout gewählt wird.

Das Feld GeschlechtMW wird im Gruppenkopf beschriftet – der Datenbankname ist jedoch unschön. Daher wird der sichtbare Titel auf Geschlecht geändert.

Einfügen von Linien.

Um handschriftliche Ergänzungen zu ermöglichen, werden Trennlinien gesetzt.

💡Tipp

Horizontale Linien gehören oben in den Detailbereich, damit jeder neue Eintrag die Linie unter dem vorherigen erzeugt.

Ein Rechtsklick und die Funktion Breite der Stammkomponente setzen die Linie automatisch auf die Breite des Detailbereichs.

💡Tipp

Das Platzieren von Linien, Flächen und Farben kann viel Zeit kosten – der Berichtsbaum hilft, Felder gezielt auszuwählen.

Im Beispiel wurden zusätzlich:

• beide Felder zum Alter linksbündig gestellt
• alle Schriften modernisiert

Der Report im Editormodus.

Der Report erscheint nun im Editormodus gut strukturiert.

📚Beispiel

Weitere mögliche Felder sind Bilder, Formen oder Checkboxen.

Der Report in der Vorschau.

In der Vorschau ergibt sich ein funktionales Ergebnis.

Weitergehende Anpassungen – Seitenwechsel, Systemvariablen und Zähler

Folgende Erweiterungen werden ergänzt:

• automatischer Seitenwechsel je Klasse
• Zurücksetzen der Seitenzahlen bei Gruppenwechsel
• Nutzung von Systemvariablen
• Zeilenzähler im Detailbereich

Gruppen für Seitenwechsel

Aufrufen der Gruppeneinstellungen.

Da der Report bereits nach Klasse gruppiert, wird diese Gruppe für Seitenwechsel genutzt. Dies erfolgt über Bericht → Gruppen….

Definition, dass die Gruppe Schueler.Klasse zum Seitenwechsel genutzt werden soll.

Unter Bei Gruppenwechsel können u. a. gewählt werden:

• Neue Seite beginnen
• Seitennummerierung zurücksetzen

💡Tipp

Wenn Schülerdaten komplexer sind, kann zusätzlich nach Schueler.ID gruppiert werden. Mit Gruppe zusammenhalten werden halbe Datensätze nicht geteilt.

Systemvariablen

Verwendung von Systemvariablen.

Eine Systemvariable wurde bereits vom Assistenten gesetzt: das Druckdatum im Fuß. Eine weitere sinnvolle Variable ist der Dokumenten-Name, mit dem der Dateiname des Reports ausgegeben wird.

Systemvariablen werden wie andere Felder platziert und dann im Dropdown gewählt. Zur Verfügung stehen u. a.:

• Druckdatum (mit/ohne Zeit)
• Seitenzahlen
• Dokumenten-Name

Zeilennummerierung per Zähler

Einfügen des DBCalc-Feldes.

Um Zeilen zu nummerieren, wird Platz geschaffen und ein DBCalc-Feld gesetzt. DBCalc dient für datenbankbasierte Berechnungen.

💡Tipp

Für präzises Ausrichten kann der Zoom erhöht und der Detailbereich temporär vergrößert werden.

Wahl von Laufender Zähler nach Rechtsklick.

Per Rechtsklick wird Laufender Zähler ausgewählt.

Zurücksetzen des Zählers bei Gruppenwechsel.

Wie bei den Seitenzahlen wird der Zähler bei Klasse zurückgesetzt.

Der Zähler funktioniert technisch…

💡Hinweis

Die Zeilenhöhe war zu groß, da der Detailbereich nicht wieder verkleinert wurde. Dies wurde korrigiert.

Veränderung des Anzeigeformats.

Über Anzeigeformat wird das Ausgabeformat definiert.

Eingabe des gewünschten Formats.

Für die Ausgabe „5.“ wird z. B. #'. gewählt. # steht für die laufende Zahl.

💡Hinweis

Das Hochkomma findet sich auf derselben Taste wie »#«.

Das Ergebnis.

Das Ergebnis ist eine nach Klassen getrennte Liste mit Zeilennummerierung. Welche Klassen oder Gruppen verarbeitet werden, wird zuvor in SchILD-NRW 3 über den Container ausgewählt.

Je nach Bedarf können weitere Anpassungen erfolgen (z. B. größere Zeilenhöhe).