Versetzung ins neue Schuljahr und Abschnittswechsel durchführen (Einführung in SchILD-NRW)
Vor großen Datenbankaktionen empfiehlt es sich, ein Backup der Datenbank anzulegen.
Der Schuljahres- oder Halbjahreswechsel kann in SchILD-NRW auf verschiedene Arten durchgeführt werden. Entscheidend sind oft die Schulform und die Arbeitsweise an der jeweiligen Schule.
Grundsätzlich gilt, dass der Weg über Schulverwaltung ➜ Schule bearbeiten gewählt werden kann.
Die Schüler klassen- oder jahrgangsweise über den Gruppenprozess zu versetzen ist nur notwendig, wenn es an der Schule Jahrgänge oder Klassen gibt, die zu verschiedenen Zeitpunkten oder von verschiedenen Abteilungsleitern versetzt werden müssen.
Grundschulen können fast immer den hier unten dargestellten Weg wählen. Veraltete Anleitungen aus SchILD2, die die Versetzung über Gruppenprozesse erklären, sollen nicht mehr verwendet werden!
Wie ein Abschnitt heißt, also "Halbjahr", "Abschnitt oder "Semester", kann über Verwaltung ➜ Schule ➜ Allgemeine Angaben ➜ Angaben zu Abschnitten ➜ Allgemeine Bezeichnung für eingestellt werden werden.
Abschnittswechsel ohne Versetzung (Halbjahreswechsel)
Findet ein Abschnittswechsel vom 1. ins 2. Halbjahr statt, wird keine Versetzung durchgeführt.
Bei diesem Abschnittswechseln geht es lediglich darum, die Schule in den neuen Abschnitt zu übertragen, neue Lernabschnitte anzulegen und Fächer und Kurse nach Bedarf mitnehmen bzw. im neuen Lernabschnitt passend neu anzulegen.
Arbeiten Sie sich zum Ende des Halbjahres durch eventuell für den Zeugnisdruck erhobene Leistungsdaten. Relevant sind diese auch für eventuell anliegende Abschlussprognosen, z.B. im Jahrgang 9.
Sofern in der entsprechenden APO für einen Jahrgang vorgesehen ist, dass zum Schuljahreswechsel eine Versetzung vorgesehen ist, sollte hier auf das beabsichtigte Setzen von Mahnungen geachtet werden.
Gehen Sie einfach auf Verwaltung und wählen Sie dann ihren Wechsel. Da die verwendete Beispielschule Halbjahre verwendet und sich im 1. Halbjahr befindet, wird hier passend die Schaltfläche Halbjahreswechsel durchführen eingeblendet.
Klicken Sie den Button Halbjahreswechsel durchführen.
Sie werden dann automatisch durch den Wechsel geleitet und die Haken sind in der Regel so wie eingestellt zu belassen.
Die Einstellungen bei Abschnittswechseln sind hierarchisch in sinnvoller Reihenfolge aufgebaut. Damit etwa bei 4. Schüler in einen Abschnitt eingetragen werden können, muss dieser natürlich zuvor, bei 3. angelegt worden sein. Und damit dieses geschehen kann, muss zuvor bei 2. der entsprechende Abschnitt für die Schule erzeugt worden sein. Wählen Sie einen Haken ab, werden daher alle folgenden Haken ebenfalls abgewählt.
Bitte kontrollieren Sie, ob der Haken zur Mitnahme der Fächer wie gewünscht gesetzt ist.
Hinweise zum Schuljahreswechsel:
- In der Regel ist die Mitnahme der Fächer gewünscht.
- Die Angaben zu Beginn und Ende sind optional.
- Sind Schritte in der Übersicht ausgegraut, wurde der entsprechende Schritt schon ausgeführt.
Nach Abschluss des Wechsels beendet sich SchILD 3 und muss manuell neu gestartet werden. Hierbei werden alle veränderten Kataloge, zum Beispiel die Kurse, neu und vollständig geladen.
Abschnittswechsel mit Versetzung, Abschlüssen, Ausschulungen (Schuljahreswechsel)
Am Ende des Schuljahres muss der Abschnittswechsel mit eventueller Versetzung bzw. Ausschulung - mit Abschluss oder als Abgänger, wenn die Schule verlassen wird - durchgeführt werden.
Grundsätzlich legt die Versetzungstabelle den Standard fest, wie mit Personen einer Klasse bei der Versetzung zu verfahren ist.
Bei der Versetzung kann es zu zwei Varianten kommen:
- Es wurden die Versetzungsvermerke automatisch und mit nach manueller Prüfung. Gleiches gilt für eventuelle Abschlüsse oder Abschlussprognosen. Dies wird in Jahrgängen durchgeführt, in denen Versetzungen und Abschlüsse anliegen.
- Es wurden eventuell keine Versetzungsberechnungen durchgeführt, z.B. weil keine Zeugnisse mit ScHILD gedruckt wurden oder weil es in den entsprechenden Jahrgängen keine Versetzungen oder Abschlüsse gibt.
Mitunter kommen beide Varianten auch an einer Schule vor, etwa, wenn es an einer Gesamtschule in den unteren Jahrgängen in der Regel keine Nicht-Versetzungen gibt, im Abschlussjahrgang aber individuell die Abschlüsse eingestellt werden müssen und wenn die 10er mit der passenden Qualifikation und bei einer erfolgten Anmeldung an der Gymnasialen Oberstufe in die EF "versetzt" werden.
In beiden Fällen wird der Abschnittswechsel über Verwaltung ➜ Schule bearbeiten durchgeführt.
Im Fall von leeren Versetzungsvermerken muss beachtet werden, das Schild-NRW bei diesen davon ausgeht, dass der Schülerdatensatz versetzt werden soll.
Es empfiehlt sich, bei Ausnahmen, also Wiederholer oder Vorversetzte, die entsprechenden Einstellungen im aktuellen Lernabschnitt von Hand einzutragen, auch wenn der Rest des Jahrgangs unbearbeitet bleibt.
Bei kleineren Systemen kann es sinnvoll sein, die wenigen Sonderfälle direkt bei der Versetzung mit im FensterDaten prüfen einzustellen. In größeren Schulen mit Abteilungen für die Jahrgänge, sollten diese Vorgaben im Vorfeld durch die Abteilungen eingestellt worden sein.
Sind Sie bereit, den Schuljahreswechsel durchzuführen - das heißt, die Verarbeitung des alten Schuljahres und alle Vorbereitungen sind abgeschlossen - drücken Sie den Button Schuljahreswechsel durchführen.
Achten Sie im folgenden Menü darauf, dass der Haken zu den Fächern wie gewünscht gesetzt ist.
Es öffnet sich das Fenster Daten prüfen, in dem die zuvor für den Lernabschnitt automatisch oder manuell eingestellten Versetzungsergebnisse zu finden sind.
Diese können hier noch individuell angepasst werden. Hier im Beispiel wurde für einige aus unterschiedlichen Gründen Nicht-Versetzte der neue Jahrgang mit dann neuer Nachfolgeklasse gewählt.
Klicken Sie auf Fertigstellen, wenn Versetzung und Schuljahreswechsel so in Ordnung erscheinen oder beenden Sie den Prozess ohne dass bislang Änderungen an der Datenbank vorgenommen wurden über Abbrechen.
Es öffnet sich ein Fenster, das mit Ok bestätigt wird.
SchILD meldet nach Abschluss des Schuljahreswechsels eben dieses mit einem Fenster, nach der Bestätigung schließt sich das Programm.
Nach Abschluss des Wechsels beendet sich SchILD 3 und muss manuell neu gestartet werden. Hierbei werden alle veränderten Kataloge, zum Beispiel die Kurse, neu und vollständig geladen.
Sich anschließende Arbeiten
Sofern vor der Versetzung die Versetzungstabelle nicht angepasst wurde, wären nun noch die neuen Klassenleitungsteams über Gruppenprozesse einzustellen.
Die eventuell vorher noch vorhandenen Schüler in Abschlussklassen haben nun nicht mehr den Status Aktiv, sondern sind Abgänger oder haben einen Abschluss. In größeren Systemen mit unterschiedlichen Abschlüssen sollten diese Klassen vor der Versetzung zusammen mit dem Zeugnisdruck schon passend ausgeschult werden.
Die Eingangsjahrgänge der Schule sind nun leer, so dass die Schüler aus der Neuaufnahme über Gruppenprozesse Aktiv geschaltet werden und auf ihre vorgesehenen Klassen verteilt werden können.
Über die entsprechenden Werkzeuge sind ebenfalls passende Fächer, Kurse und Lehrkräfte einzutragen.