Personengruppen (Schulbezogene Kataloge)

Über den Katalog Personengruppen können Gruppen mit individuellem Namen definiert werden. In jeder Gruppe können beliebige Personen mit ihren Kontaktdaten aufgenommen werden. Es ist ebenso möglich, Schülerinnen, Schülern, Lehrkräften oder Erziehungsberechtigten einer solchen Personengruppe zuzuordnen. Sie haben so schnellen Zugriff auf Personen, deren Kontaktdaten für die Schule regelmäßig benötigt werden.

Beispiel

• Schulkonferenzmitglieder aus Erziehungsberechtigten, Schülerinnen, Schülern und Lehrkräften
• Schulische Mitarbeiter bestehend aus Hausmeister und Sekretariat
• Städtische Mitarbeiter aus dem Schulamt bestehend aus externen Personen.

Anlegen oder Löschen einer Personengruppe

Übersicht über Kataloge ➜ Personengruppen.

Klicken Sie in der Navigationsleiste der Personengruppen auf die Schaltfläche Datensatz einfügen (+). Vergeben Sie einen Gruppennamen für den neuen Datensatz.

Links neben jedem Gruppennamen finden Sie ein Aufklappsymbol (+), über das weitere Detailinformationen zur Personengruppe optional eingetragen werden können (Zusatzinfo, Gruppenart, Sammel-E-Mail-Adresse).

Sie können den Gruppennamen und die Detailinformationen zur Gruppe jederzeit abändern.

Klicken Sie in der Navigationsleiste der Personengruppen auf die Schaltfläche Datensatz löschen (-), um eine Personengruppe zu löschen. Hierbei wird die Gruppendefinition gelöscht. Es werden ebenfalls alle manuell der Gruppe hinzugefügten Personen gelöscht, welche nicht der Gruppe der Schülerschaft, der Lehrkräfte oder der Erziehungsberechtigten angehören.

Hinzufügen von Personen zur Gruppe

Schülerin oder Schüler hinzufügen

Wechseln Sie auf den Reiter Schüler. Markieren Sie im Schüler-Namenscontainer diejenigen Schülerinnen und Schüler, welche einer Personengruppe hinzugefügt werden sollen. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf einen der markierten Schülernamen, um ins Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort den Menüeintrag Markierte Datensätze zu allgemeiner Personengruppe hinzufügen. Wählen Sie im Folgefenster die gewünschte Personengruppe aus und schließen Sie den Vorgang mit der Schaltfläche OK ab.

Lehrkraft hinzufügen

Hinzufügen einer Lehrkraft zu einer Personengruppe.

Wechseln Sie auf den Reiter Lehrkräfte. Wählen Sie im Lehrkräfte-Namenscontainer diejenigen Lehrkraft aus, welche einer Personengruppe hinzugefügt werden sollen. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste diese Lehrkraft, um ins Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort den Menüeintrag Zu allgemeiner Personengruppe hinzufügen. Wählen Sie im Folgefenster die gewünschte Personengruppe aus und schließen Sie den Vorgang mit der Schaltfläche OK ab. Lehrkräfte können nur einzeln einer Personengruppe hinzugefügt werden.

Erziehungsberechtigte hinzufügen

Hinzufügen von Erziehungsberechtigten zu einer Personengruppe.

Wechseln Sie auf den Reiter Schüler ➜ Erziehungsberechtigte/Telefonnummern. Klicken Sie in den Detaildaten zu den Erziehungsberechtigten mit der rechten Maustaste auf eines der Datenfelder Anrede, Titel, Name oder Vorname, um ins Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort den Menüeintrag Zu allgemeiner Personengruppe hinzufügen. Wählen Sie im Folgefenster die gewünschte Personengruppe aus und schließen Sie den Vorgang mit der Schaltfläche OK ab. Erziehungsberechtigte können nur einzeln einer Personengruppe hinzugefügt werden.

Neue Personen hinzufügen

Wechseln Sie auf den Reiter Kataloge ➜ Personengruppen. Aktivieren Sie im Bereich Alle Gruppen eine Personengruppe. Im Bereich Mitglieder der Gruppe "Gruppenname" sehen Sie eine Übersicht bereits hinzugefügter Mitglieder. Klicken Sie in der Navigationsleiste der Mitglieder auf die Schaltfläche Datensatz einfügen (+). Tragen Sie nun im Bereich Details zur Person alle gewünschten Detaildaten ab. Bestätigen Sie die Mitgliedschaft, indem Sie in der Navigationsleiste der Mitglieder auf die Schaltfläche Datensatz übernehmen (✓) klicken.

Entfernen von Personen aus einer Personengruppe

Wechseln Sie auf den Reiter Kataloge ➜ Personengruppen. Markieren Sie im Bereich Mitglieder der Gruppe "Gruppenname" ein Mitglied. Klicken Sie in der Navigationsleiste der Mitglieder auf die Schaltfläche Datensatz löschen (-).

Exportieren von Personengruppen

In eine Excel-Tabelle

Excel-Export einer Personengruppe über die Rechte Maustaste.

Wechseln Sie auf den Reiter Kataloge ➜ Personengruppen.

Klicken Sie im Bereich Mitglieder der Gruppe "Gruppenname" mit der rechten Maustaste auf ein Gruppenmitglied.

Wählen Sie im Kontextmenü den Excel-Export. Es öffnet sich ein Fenster, welches eine Voransicht der Excel-Tabelle anzeigt.

Speichern Sie Ihre Personengruppe.

Über die Schaltfläche Speichern können sie die Gruppe exportieren.

In eine Schnittstellen-DAT-Datei

Wechseln Sie auf den Reiter Verwaltung ➜ Export ➜ Schnittstelle SchILD-NRW. Sie finden dort die Option Personengruppen als eine der Schnittstellendateien als DAT-Datei zu exportieren. Beim Export werden eine Personengruppen.dat und eine Datei Personengruppen_Personen.dat gespeichert.

Personengruppen drucken

Verwenden Sie in Reports, in denen Personengruppen und die zugehörigen Personen aufgelistet werden sollen, die Hauptdatenquelle Personengruppen und die Unterdatenquelle Personengruppen_Personen.