Individualdaten I (Schüler)
Auf dem Karteireiter Individualdaten I wird der erste Teil der auf die Person bezogenen Daten gespeichert.
In der Regel werden die Daten zum Schüler oder der Schülerin eingetragen. Für einige Daten, wie die Meldeadresse, sind offizielle Dokumente vorzuzeigen.
Im Kopf des Feldes werden Name, Klasse, die interne ID und wann und wer die letzte Änderung am Datensatz durchführte angezeigt.
Die mit Grau unterlegten Felder im Bereich Aktuelle Laufbahndaten bedeuten, dass diese hier in der Übersicht lediglich nur gelesen werden können. Die Daten werden im Reiter Aktuelles Halbjahr gesetzt.
Die statistisch relevanten Daten werden mit einem Sternchen hinter der Feldbezeichnung gekennzeichnet. Diese Felder müssen zur Erstellung der Statistik korrekt befüllt sein beziehungsweise die korrekte Befüllung entlastet das jährliche Erstellen der Statistik. Hier wurden die Felder über die Verwaltung ➜ Einstellungen blau eingefärbt.
Basisdaten
In diesem Bereich werden die grundsätzlichen Daten zur Person erfasst, wie der Name, Vorname und das Geburtsdatum.
Über die drei "..." neben dem Feld Name kann ein Namenszusatz erfasst werden.
Die "+"-Schaltflächen neben dem Ort und dem Ortsteil öffnen den Katalog, um neue Einträge vorzunehmen. Existierende Einträge der Kataloge können über das Dropdown-Menü bei den Feldern ausgewählt werden.
Über "..." neben der Straße lassen sich zusätzliche Angaben der Adresse vermerken.
Zusatzdaten
Sehr wichtig bei den Zusatzdaten ist der Status: Dieses Feld bestimmt, wie die Schule den Schüler verwaltet und in welchem "Kartekasten" eine Person sich befindet. Wollen Sie den Schüler z.B. von Neuaufnahme nach Aktiv bewegen, so stellen Sie dies an dieser Position ein. Erlang ein Schüler einen Abschluss, erhält er diesen Status.
Wenn Sie einen Schüler oder eine Schülerin im Status verändern wollen, so muss der Zielstatus vorher auch mit in der enthalten Filterung sein. Wenn Sie z. B. einen Schüler oder eine Schülerin von der Warteliste auf Aktiv setzen wollen, müssen sowohl die Schülerinnen und Schüler der Warteliste als auch die aktiven angezeigt sein.
Dieses Verhalten können Sie aber unter den dem Menüpunkt Verwaltung ➜ Einstellungen ➜ Individuelle Einstellungen bei Status-Wechsel ohne vorherige Filterung auf Ziel-Status ermöglichen abschalten.
Tragen Sie hier die Haupt-Telefonnummern des Schülers oder der Schülerin bei Telefon ein. Sie können dann auf dem Karteireiter Erz.-Berechtigte unter "Telefon-Nummern" noch beliebig viele weitere Nummern eintragen.
Wenn Sie eine Telefonanlage haben, die die automatische Telefonwahl aus Windows heraus unterstützt, dann können Sie diese Nummern mit der rechten Maustaste anklicken und die Nummer direkt an Ihre Telefonanlage leiten lassen.
Wenn in den Programm-Einstellungen die automatische Übernahme der Telefonnummern zu Erz.-Berechtigte aktiviert ist, fragt das Programm nach, ob bei Änderungen auch die dortigen Nummern angepasst werden sollen.
Bei einer Neueingabe der Telefonnummer legt Schild-NRW bei aktivierter Option die Nummern "Festnetz", "Faxnummer" oder "Mobilnummer" im Reiter Erz.-Berechtigte an. Im Feld "Fax- / Mobilnummer" werden dann die ersten beiden Zeichen ausgewertet. Sollte es sich um "01" handeln, so wird die Nummernart "Mobilnummer" angelegt. Dies kann aber später geändert werden.
Die Daten wie Sportbefreiung oder Fahrschülerart werden über Dropdownmenüs gesetzt, deren Inhalte sich über die jeweiligen Kataloge steuern lassen. Ein eventuelles "+" neben der Schaltfläche ruft den passenden Katalog zur Bearbeitung auf.
Weitere Funktionen
Hier können über ein Menü einige Funktionen erreicht werden:
- Foto laden
- Foto löschen
- Geschwister suchen, hierbei wird anhand des Nachnamens und der Adresse gesucht! Es lassen sich also nicht zuverlässig alle Geschwisterkinder in unterschiedlichen Familienkonstellationen über diese Schaltfläche filtern.
- Zugehörigkeit zu Gruppen zeigen: Wurden Schüler zu Individuellen Schülergruppen oder Personengruppen hinzugefügt, lassen sich dieser hier anzeigen.
- Vermerke zeigen: Zeigt alle gesetzten Vermerke. Vermerke werden ansonsten über den Reiter Laufbahninfo angesehen, gesetzt und verändert.
- Telefonnummern zeigen: Zeigt ein Fenster Telefonnummern von Erz.-Berechtigte.
Aktuelle Laufbahndaten
Hier werden die Laufbahndaten gezeigt, dies betrifft etwa Klasse, Jahrgang oder die Prüfungsordnung. Diese sind im aktuellen Lernabschnitt hinterlegt und werden üblicherweise über Gruppenprozesse klassenweise gesetzt beziehungsweise automatisch bei einer Versetzung basierend auf der Klassen- und Versetzungstabelle aktualisiert.
Weitere Angaben
Einige dieser Felder wie die Prüfung auf Volljährig werden automatisch gesetzt.
Andere Felder werden abgefragt und von Hand befüllt. Dies betrifft etwa den Nachweis des Masernschutzes oder ob die Konfession auf Zeugnis gedruckt werden soll.
Zu beachte ist hier das Feld Keine Auskunft an Dritte. Wurde dieser Haken gesetzt, wird der Schülername im Container auch rot eingefärbt.
Wurde ein Foto gesetzt, wird dieses unten Rechts angezeigt.