Daten gemäß löschfristen löschen (Verwaltung Werkzeuge)
SchILD-NRW unterstützt die Schulleitung dabei, datenschutzkonform zu arbeiten.
Hierzu wird eine Prüfung der Daten nach den Vorgaben der betreffenden Datenschutzverordnungen durchgeführt und es besteht die Möglichkeit, diese Daten auch direkt löschen zu lassen.
Prüfung auf abgelaufene Löschfristen
Per Standard wird diese Option, je nach Berechtigung des Nutzers, beim Programmstart von SchILD-NRW ausgeführt.
Administratoren bekommen an dieser Stelle auch die Möglichkeit, durch setzen des entsprechenden Hakens die Prüfung beim Programmstart zu deaktivieren.
Ein Klick auf Prüfen, ob Daten, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, vorhanden sind startet die Prüfung.
Wurden Daten mit abgelaufenen Löschfristen gefunden, können Sie dies im folgenden Dialog über Nein zur Kenntnis nehmen und mit der geplanten Arbeit fortfahren. Alternativ lassen sich die Daten mit Ja anzeigen.
Keine Panik: Bis zu diesem Zeitpunkt sind keine Daten in Gefahr.
Die Prüfung führt im Wesentlichen nach durch drei Fristen vorgegebene Prüfungen durch: Ob Aufbewahrungsfristen 5, 10 und 20 Jahre nach Verlassen der Schule durch eine Person, Schüler oder Lehrkraft, abgelaufen sind.
Weiterhin wird noch auf "Sonstige" Daten geprüft, die aus der Datenbank entfernt werden sollten oder müssen.
So wären bei den Schülerdaten Teilleistungen und Grundschuldaten und bei den Lehrkräften Stammdaten nach fünf Jahren zu löschen.
Zehn Jahre nach dem Verlassen wären etwa Adressdaten und die Lernabschnittsdaten von Schülern zu löschen.
Unter Sonstiges fallen z.B. mit Löschmarkierung versehene Schüler oder welche, die mehrere Jahre in der Warteliste oder der Neuaufnahme verblieben sind.
Bei einer vorgesehen Löschung besteht die Möglichkeit, die jeweiligen Kategorien, also "Schüler"" oder "Lehrer" bei den betreffenden Fristen über entsprechende Haken an- oder abzuwählen.
Weiterhin wird angeboten, bei den Lehrerdaten Kürzel und Namen zu behalten, so dass die Zuordnungen bei den Leistungsdaten weiterhin erhalten bleiben.
Schlussendlich bietet SchILD-NRW an, die Dokumentenverwaltung trotz des Ablaufs der Löschfristen zu erhalten.
Beachten Sie, dass es sich hierbei auch um die als .pfd archivierten Zeugnisse handelt.
Beachten Sie weiterhin, dass es sich bei .pdfs um digitale Daten handelt, die ebenfalls unter eventuelle DVO-Bestimmungen fallen.
Für die datenschutzkonforme Handhabung digitaler Daten und korrekte Archivierung auf Ausdrucken im jeweils zeitlich aktuellen Rechtsrahmen ist die Schulleitung verantwortlich. Die Werkzeuge von SchILD-NRW dienen lediglich der unverbindlichen Unterstützung.
Die Schaltfläche Namen anzeigen zeigt eine Liste der betroffenen Personen, aufgelistet je nach Kategorie. Diese Liste kann gedruckt, gespeichert oder einfach nur durchgesehen werden.
Daten löschen
Haben Sie Ihre Auswahl getroffen, klicken Sie auf Daten jetzt löschen.
Alternativ beendet Zurück oder ein Klick auf den Windows X den Löschfristen-Prüfdialog, ohne dass es zu Löschungen kommt und SchILD-NRW wird gestartet.
Haben Sie die Wahl der zu löschenden Daten getroffen, führt ein Klick auf Daten jetzt löschen diese aus.
Der Warndialog Die markierten Daten werden jetzt endgültig gelöscht!" wäre mit OK zu bestätigen. Abbrechen würde den Vorgang an dieser Stelle doch noch beenden.
Nach dem Löschvorgang startet SchILD-NRW.
Manuelles Prüfen auf abgelaufene Löschfristen anstoßen
Über Verwaltung ➜ Werkzeuge ➜ Löschfristen prüfen lässt sich die Prüfung jederzeit direkt starten.
Dies kann hilfreich sein, wenn die automatische Prüfung beim Systemstart deaktiviert wurde.
In diesem Beispiel finden sich keine zu löschenden Daten, da diese gerade durchgeführt wurde.