Die Basisreportsammlung wurde für SchILD-NRW 3 vollständig überarbeitet. Die Reports teilen sich ein gemeinsames Erscheinungsbild und sind möglichst vielseitig zu verwenden.
Die Serienbriefe wurden für SchILD-NRW 3 überarbeitet und sind nun einfach und sehr flexibel einsetzbare Vorlagen.
==Übersicht==
Ihre verwendete Technik zielt auf einfache Verwendbarkeit.
[[Datei:SchILD_Reports_Serienbriefe_Übersicht.png|thumb|hochkant=1.7|Übersicht über den Ordner mit den Serienbriefen im ''\SVWS-Arbeitsverzeichnis\Schild-Reports\''.]]
SchILD-NRW wird mit flexibel einsetzbaren ''Serienbriefen'' ausgeliefert.
Sie finden diese in Ihrem ''SVWS-Arbeitsverzeichnis'' unter ''\SchILD-Reports\Serienbriefe''.
{{Tipp|1=Es kann sich anbieten, zur Umstellung auf SchILD-NRW 3 auch die Reportsammlung mit den neuen Reports sauber neu aufzubauen.
Derzeit werden drei Standard-Serienbriefe ausgeliefert
Nehmen Sie ebenfalls die sehr einfach und flexibel einsetzbaren '''Serienbriefe''' zur Kenntnis, mit denen sich viele Anwendungsfälle abdecken lassen.}}
* Ein Serienbrief an Erzieher
* Ein Serienbrief an SuS
* Ein Serienbrief zur Mahnung über eine gefährdete Versetzung. Der Inhalt dieses Serienbriefs ist mit dem MSB abgestimmt.
Die Serienbriefe entsprechen der DIN 5008 für Briefe, was Adressblöcke, Falzmarken und so weiter betrifft.
{{Achtung|1=Beachten Sie, dass es für SchILD-NRW-3 nun eine gesonderte Basisreportsammlung gibt. In SchILD-NRW-3 ist eine neuere Version des Reportbuilders enthalten, die nicht vollständig kompatibel zur Version von SchILD-NRW-2 ist! Reports, die einmal in SchILD-NRW-2 geöffnet und gespeichert wurden, werden in die Version des dortigen Reportbuilders umgeschrieben.}}
Ein Serienbrief besteht aus drei Teilen
Die neue Basisreportsammlung wird bei der Erstinstallation von SchILD-NRW 3 mit installiert und Sie finden die Reports in Ihrem ''\SVWS-Arbeitsverzeichnis\Schild-Reports\Basisreports\''.
* dem '''Serienbrief''' selbst, also der "Serienbrief-Report"
* dem '''Brieftext''', den Sie von Hand jeweils selbst tippen können, aber einen vorgefertigten beziehungsweise vorher selbst gespeicherten RTF-Text einlesen können. Diese Vorlagen finden Sie im weiteren Unterordner ''\RTF-Serienbriefvorlagen\''.
* den '''Platzhaltern''', die im Serienbrief und Brieftext verwendet werden können.
<br clear=all>
{{Hinweis|1=Serienbriefe werden für alle Schüler generiert, die im Schülercontainer ausgewählt wurden. Wählen Sie also zuerst Ihre Schülergruppe aus, dann starten sie die ''Reportverwaltung''.}}
Die SchILD-NRW-3 Basisreportsammlung kann in eventuell aktualisierter und erweiterter Fassung über die Webseite des [https://www.svws.nrw.de MSB für Schulverwaltungssoftware] erneut heruntergeladen werden. Da es sich in diesem Fall anbietet, die alte Sammlung zu überschreiben, sollten nur Kopien eines Basisreports selbstständig verändert werden.
==Der Brieftext==
In der Basisreportsammlung finden Sie
===Einen Brieftext laden===
* '''Aufnahmebögen''' zur Neuaufnahme von Schülern.
[[Datei:SchILD_Reports_Serienbriefe_Starten.png|thumb|hochkant=1.7|Laden eines zuvor gespeicherten Brieftextes für einen Serienbrief.]]
* Frei konfigurierbare '''Briefetiketten''' zum Ausdruck auf Aufkleber.
Startet man über den ''Report-Explorer'' einen Serienbrief per <code>Doppelklick</code>, wird gefragt, ob eine RTF-Textdatei als Brieftext geladen werden soll.
* Informationsreports zur eigenen Schule, ein '''Stammblatt''' und eine '''Schulbescheinigung'''.
* diverse '''Klassenlisten''', zum Beispiel zu Adressen, Geburtsdaten, E-Mails von Erziehern, frei anpassbare Kästchenliste, Vermerke und vieles mehr.
Der Komfort hier ist, dass für unterschiedliche Serienbriefe nur jeweilige Brieftext gespeichert werden muss und ansonsten immer die gleiche Standardvorlage verwendet werden kann. Wird vom MSB die Vorlage überarbeitet, können Sie dann diese neue Vorlage mit Ihren individuellen Brieftexten verwenden.
* '''Lehrerlisten''' diverserer Art, ebenso
<br clear=all>
* allgemeine '''Schülerlisten''', analog zu den Klassenlisten aber auch zu KAoA und so weiter.
[[Datei:SchILD_Reports_Serienbriefe_Brieftext.png|thumb|hochkant=1.4|Laden eines vorgefertigten Brieftextes.]]
* Reports die bei zur '''statistischen Auswertung''' helfen, inklusive '''Kreuztabellen''' zu etwa Klassen, Religionen oder Staatsangehörigkeiten.
Es öffnet sich ein Fenster, im dem die im Unterordner ''RTF-Serienbriefvorlagen'' liegen.
* Weitere Reports, wie etwa '''Unfallanzeigen'''.
Wählen Sie Ihre gewünschte Vorlage aus. Hier im Beispiel wird einfach nur ein Blindtext verwendet.
==Beispiele==
[[Datei:SchILD_Reports_Basissammlung_CustomTitelundSpalten.png|thumb|hochkant=1.7|Der Titel und bis zu zehn Spalten können frei benannt werden.]]
Der Report '''Klassenliste Kästchen mit Abfrage @KL.rtm''' erlaubt eine Liste mit einem frei erzeugbaren Titel und frei benennbaren Spalten anzulegen.
Bestätigen Sie mit <code>Öffnen</code>.
Kursweise wäre hier die Liste '''Kursliste Klasse Kästchen mit Abfrage.rtm''' zu wählen.
<br clear=all>
<br clear=all>
[[Datei:SchILD_Reports_Serienbriefe_Briefdatum.png|thumb|hochkant=1.4|Wählen Sie das Briefdatum.]]
[[Datei:SchILD_Reports_Basissammlung_Einkleben.png|thumb|hochkant=1.2|Eine Klassenliste zum Einkleben und Klassen- und Kursbücher.]]
Es ist nun noch das Briefdatum zu wählen.
Der Report '''Klassenliste zum Einkleben @KL.rtm''' erzeugt eine einklebbare Namensliste, bei der die Breite der Namensspalte und die Höhe der Liste - per 30 Einträge - selbst angegeben werden kann.
Bestätigen Sie mit <code>OK</code>.
<br clear=all>
<br clear=all>
[[Datei:SchILD_Reports_Serienbriefe_Beispiel.png|thumb|hochkant=1.4|Der Serienbrief - Kopf mit der ersten Zeile des Platzhaltertextes - als Beispiel.]]
[[Datei:SchILD_Reports_Basissammlung_Kursübersicht.png|thumb|hochkant=1.7|Generieren Sie eine Kursübersicht für ausgewählte Kurse.]]
Sie erhalten den Serienbrief, der wir am Betreff zu erkennen ist, hier einen Beispieltext enthält.
Der Report '''Kursübersicht Jahrgang Teilnehmerzahl Kursart Lehrkraft.rtm''' generiert eine Kursübersicht.
In dieser Datenbank ist auch das Wappen von NRW als ''Schullogo'' gesetzt. Im echten Serienbrief würde hier das Logo Ihrer Schule erscheinen.
<br clear=all>
<br clear=all>
[[Datei:SchILD_Reports_Basissammlung_Kursübersicht_Sortierung.png|thumb|hochkant=1.2|Festlegen der Sortierung in der Kursübersicht.]]
===Einen Brieftext selbst erstellen und speichern===
Bei der Generierung kann ausgewählt werden, wie die Liste sortiert werden soll.
[[Datei:SchILD_Reports_Serienbriefe_BrieftextEingeben.png|thumb|hochkant=1.4|Geben Sie Ihren Brieftext ein.]]
Wenn Sie beim Öffnen des Serienbriefs bei der Nachfrage
Soll eine rtf-Textdatei als Brieftext geladen werden?
mit <code>Nein</code> antworten, öffnet sich das Fenster mit der Eingabe für Brieftexte.
Hier kann über den Texteditor ein formatierter Brieftext getippt werden.
Fügen Sie '''Platzhalter''' ein, um dynamisch Informationen aus der Datenbank zu laden. Weiter unten werden die Platzhalter ausführlicher behandelt.
[[Datei:SchILD_Reports_Basissammlung_LehrerlisteKürzel.png|thumb|hochkant=1.7|Eine Lehrerliste mit Kürzel.]]
Je größer das Kollegium wird, desto nützlicher wird der Report '''Lehrerliste Lehrerkürzel Lehrername.rtm''', bei dem das Kürzel und alle Namen ausgeben werden.
Falls der Brieftext später noch verwendet werden und gespeichert werden soll, klicken Sie auf <code>speichern</code>.
Ebenso lassen sich für eine Zeugniskonferenz Unterschriftenlisten über '''Lehrerliste Zeugniskonferenz Unterschriftenliste.rtm''' erzeugen.
Navigieren Sie zum ''SVWS-Arbeitsverzeichnis'' und dort zu ''SchILD-Reports\Serienbriefe\RTF-Serienbriefvorlagen\'' und speichern Sie den Brieftext mit einem passenden Namen.
{{Hinweis|1=Speichern Sie nicht ins SchILD-NRW3-Installationsverzeichnis.}}
Dieser Datei kann später als Brieftext geladen werden.
Um diesen Serienbrief zu beenden, schließen Sie den Brieftext-Editor mit einem Klick auf das <code>X</code> oben rechts.
Übernehmen Sie die Änderungen und nun wird Ihr Serienbrief generiert.
<br clear=all>
<br clear=all>
[[Datei:SchILD_Reports_Basissammlung_SchülerlisteAusführlich.png|thumb|hochkant=1.7|Eine Schülerliste mit ausführlicher Information zu den erfassten Daten.]]
===Einen Brieftext nur einmal verwenden===
Der Report '''Schülerliste Adressen Telefonnummer E-Mail-Adressen ausführlich.rtm''' gibt sehr ausführlich die erfassten Daten zu einem Schüler wieder.
Wollen Sie nur einen einmal zu verwendenden Serienbrief generieren, bei dem der Brieftext nicht dauerhaft gespeichert wird, gehen Sie wie folgt vor:
* Starten Sie den Serienbrief-Report.
* Wählen Sie bei der Nachfrage, ob ein Brieftexte geladen werden soll, die Option <code>Nein</code>.
* Öffnen Sie den RichText-Editor, indem Sie mit der <code>Rechten Maustaste</code> auf das RichText-Feld klicken und auf <code>Bearbeiten</code> klicken.
* Geben Sie Ihren Brieftext mit den gewünschten Platzhaltern in den Editor ein.
* Klicken Sie oben rechts auf das <code>X</code>, um den Editor zu schließen.
* Beantworten Sie die Frage, ob die Änderungen übernommen werden sollen, mit <code>Ja</code>.
* Sie können den Report über "Vorschau" generieren und drucken. Sie können den Report auch speichern und dann normal generieren. Ihr Text wird nun als Standardtext in der Vorlage übernommen.
<br clear=all>
<br clear=all>
{{Hinweis|1=Überschreitet die Textlänge eine Seite, beherrschen die Serienbriefe Seitenumbrüche.}}
{{Beispiel|Die hier aufgeführten Beispielen sollen motivieren, die Basisreportsammlung einmal durchzusehen und eventuell die neuen Reports anstelle der bunten Mischung von alten Reports zu verwenden.}}
{{Tipp|1=Eventuelle Fußbereiche zum Unterschreiben und/oder Abtrennen und zurückgeben werden mit den relevanten Platzhaltern am Ende des Brieftexts integriert. Achten Sie hierbei auf passende Seitenumbrüche.}}
==Platzhalter verwenden==
[[Datei:SchILD_Reports_Serienbriefe_Platzhalter.png|thumb|hochkant=1.2|Die Platzhalter in der Kategorie ''Schüler''.]]
Die Stärke von automatisch generierten Serienbriefen ist, dass Platzhalter dynamisch mit den passenden Inhalten aus der Datenbank befüllt werden.
Ein Platzhalter wird in diesen Serienbriefen durch ein ein Dollar-Zeichen eingeschlossenes Wort gekennzeichnet. So würde der Platzhalter ''$Schuljahr$'' beim Generieren des Serienbriefs zum aktuellen Schuljahr werden.
Wann immer ein Platzhalter nur eine männliche Form darstellt, wird ausgehend vom in der Datenbank hinterlegten Geschlecht die männliche oder weiblicher Form gesetzt. ''$Herr$'' würde damit zu ''Herr'' oder ''Frau'', ''$Schueler$'' würde im Serienbrief als ''Schüler'' oder ''Schülerin'' erscheinen.
Der Text
$Vorname$ aus der Klasse $Klasse$ hat so gut gelernt, dass $er$ die Folgeklasse $Folgeklasse$ überspringen kann.
würde im Serienbrief zum Beispiel zu
Kevin aus der Klasse 6b hat so gut gelernt, dass er die Folgeklasse 7b überspringen kann.
Es gibt Platzhalter in unterschiedlichen Kategorien:
* '''Schüler''': enthält Daten zu Schülern und deren Anrede, siehe Screenshot.
* '''Erzieher''': enthält diverse Aussagen zu Erziehern, die etwa in zurückzugebenden Abschnitten verwendet werden könnten. Beispiele wäre etwa ein Textblock zu "mein Sohn/meine Tochter".
* '''Anrede der Erzieher''': enthält formelle und persönliche Anreden für Erzieher.
* '''Klassenleitung''' und '''stv. Klassenleitung''': enthält die mit der (stellvertretenden) Klassenleitung verbundenen Daten, wie Namen, grammatikalische Abwandlungen zu "Klassenlehrer/in", Anrede, Titel.
* '''Schulleitung''': Wie oben, nur für die Schulleitung.
* '''Platzhalter''': enthält einmal das $Tagesdatum$. Bei Verwendung der übrigen Felder wird eine Nutzereingabe abgefragt:
** ''$Eingabetext$'', ''$Eingabetext2$'' und ''$Eingabetext3$'': lassen Sie beim Aufruf frei wählbare Zeilen eingeben.
** ''$Datumsauswahl$'', ''$Datumsauswahl2$'', ''$Datumsauswahl3$'' und ''$Datumsauswahl Langform$'', ''$Datumsauswahl Langform2$'' und ''$Datumsauswahl Langform3$'' lassen Sie jeweils ein Datum auswählen, dass dann im Datumsformat oder in der Langform ausgegeben werden.
* '''Sonderfunktionen''': enthalten Platzhalter wie einen Hinweis auf einen $Seitenwechsel$.
<br clear=all>
{{Tipp|1=Alle Platzhalter finden Sie in der Datei ''Serienbriefe\RTF-Serienbriefvorlagen\Übersicht Platzhalter.rtf''. Sie können einen Serienbrief mit dieser RTF-Datei generieren lassen, um zu sehen, wie sich die Platzhalter verhalten würden.
Weiterhin können Sie die Datei direkt öffnen, etwa, um gewünschte Platzhalter per Kopieren und Einfügen direkt in Ihrem Text zu verwenden.}}
===Zugriff auf weitere Datenbankfelder===
{{Achtung|1=Das hier beschriebene Vorgehen ist technisch fortschrittlich.}}
[[Datei:SchILD_Reports_Serienbriefe_Bearbeiten_MailMerge.png|thumb|hochkant=0.8|Im Report-Designer wird das RichText-Feld zum Bearbeiten geöffnet.]]
Ist der Report im Bearbeiten-Modus geöffnet, klicken Sie mit der <code>Rechten Maustaste</code> auf das RichText-Feld und wählen Sie bearbeiten, um den Editor zu öffnen.
<br clear=all>
[[Datei:SchILD_Reports_Serienbriefe_MailMerge.png|thumb|hochkant=1.7|Nutzen Sie Mail Merge, um in RichText-Feldern auch auf andere Datenquellen und deren Felder zuzugreifen.]]
Neben den im Serienbrief enthaltenen Platzhaltern ist es auch möglich, im RichText-Feld, das den Brieftext enthält, auch auf die Datenquellen von SchILD-NRW und deren Felder zuzugreifen.
Öffnen Sie hierzu einen Serienbrief über den Report Explorer mit <code>Bearbeiten</code>.
Klicken im Report mit der <code>Rechten Maustaste</code> auf das RichText-Feld, das per Standard nun den Leertext "Brieftext" enthält.
Nun können Sie frei einen Text schreiben.
Oben rechts im Kasten muss '''MailMerge''' per Haken aktiviert sein.
Ist dies der Fall, kann im Bereich darunter auf alle ''Datenquellen'' von SchILD-NRW zugegriffen werden.
Der Kasten darunter enthält alle ''Datenfelder'' der jeweiligen Datenquellen.
Nun können Sie Datenfelder per <Code>Doppelklick</code> in Ihren Text einfügen. Achten Sie darauf, dass diese Codestücke von Ihnen nicht mehr verändert werden.
Hier im Beispiel werden die Felder der ''"Fehlstunden"'' und ''"Unentschuldigten Fehlstunden"'' eines Schülers in der Datenquelle ''Lernabschnitte'' ausgelesen. Hierbei werden die Felder ''SumFehlStd'' und ''SumFehlStdU'' aus dem aktuellen Lernabschnitt über Mail Merge im RichText-Feld eingefügt.
Schreiben Sie den Text um diese Codestücke herum, die ebenfalls formatiert werden können.
{{Hinweis|1=Sie befinden sich hier auf einer technischen Ebene und nicht alle Datenfelder, die hinzugefügt werden können, machen auch tatsächlich Sinn oder erzeugen für einen Serienbrief sinnvolle Ergebnisse. Mitunter muss etwas herumprobiert werden. Nutzen Sie im Zweifel das Supportangebot im Forum.}}
<br clear=all>
[[Datei:SchILD_Reports_Serienbriefe_MailMerge_Speichern.png|thumb|hochkant=1.4|Speichern Sie Ihre Arbeit.]]
Speichern Sie Ihren Text in ''SchILD-Reports\Serienbriefe\RTF-Serienbriefvorlagen'', um ihn zu einem späteren Zeitpunkt in einem Serienbrief zu verwenden.
<br clear=all>
[[Datei:SchILD_Reports_Serienbriefe_MailMerge_Beispiel.png|thumb|hochkant=1.4|Mail Merge im Beispiel.]]
Der Text wurde nun bei der Generierung des Serienbriefs geladen und holt sich die Fehlstunden über Mail Merge aus der Datenbank.
Die Basisreportsammlung wurde für SchILD-NRW 3 vollständig überarbeitet. Die Reports teilen sich ein gemeinsames Erscheinungsbild und sind möglichst vielseitig zu verwenden.
Ihre verwendete Technik zielt auf einfache Verwendbarkeit.
Tipp
Es kann sich anbieten, zur Umstellung auf SchILD-NRW 3 auch die Reportsammlung mit den neuen Reports sauber neu aufzubauen.
Nehmen Sie ebenfalls die sehr einfach und flexibel einsetzbaren Serienbriefe zur Kenntnis, mit denen sich viele Anwendungsfälle abdecken lassen.
Achtung!
Beachten Sie, dass es für SchILD-NRW-3 nun eine gesonderte Basisreportsammlung gibt. In SchILD-NRW-3 ist eine neuere Version des Reportbuilders enthalten, die nicht vollständig kompatibel zur Version von SchILD-NRW-2 ist! Reports, die einmal in SchILD-NRW-2 geöffnet und gespeichert wurden, werden in die Version des dortigen Reportbuilders umgeschrieben.
Die neue Basisreportsammlung wird bei der Erstinstallation von SchILD-NRW 3 mit installiert und Sie finden die Reports in Ihrem \SVWS-Arbeitsverzeichnis\Schild-Reports\Basisreports\.
Die SchILD-NRW-3 Basisreportsammlung kann in eventuell aktualisierter und erweiterter Fassung über die Webseite des MSB für Schulverwaltungssoftware erneut heruntergeladen werden. Da es sich in diesem Fall anbietet, die alte Sammlung zu überschreiben, sollten nur Kopien eines Basisreports selbstständig verändert werden.
In der Basisreportsammlung finden Sie
Aufnahmebögen zur Neuaufnahme von Schülern.
Frei konfigurierbare Briefetiketten zum Ausdruck auf Aufkleber.
Informationsreports zur eigenen Schule, ein Stammblatt und eine Schulbescheinigung.
diverse Klassenlisten, zum Beispiel zu Adressen, Geburtsdaten, E-Mails von Erziehern, frei anpassbare Kästchenliste, Vermerke und vieles mehr.
Lehrerlisten diverserer Art, ebenso
allgemeine Schülerlisten, analog zu den Klassenlisten aber auch zu KAoA und so weiter.
Reports die bei zur statistischen Auswertung helfen, inklusive Kreuztabellen zu etwa Klassen, Religionen oder Staatsangehörigkeiten.
Weitere Reports, wie etwa Unfallanzeigen.
Beispiele
Der Titel und bis zu zehn Spalten können frei benannt werden.
Der Report Klassenliste Kästchen mit Abfrage @KL.rtm erlaubt eine Liste mit einem frei erzeugbaren Titel und frei benennbaren Spalten anzulegen.
Kursweise wäre hier die Liste Kursliste Klasse Kästchen mit Abfrage.rtm zu wählen.
Eine Klassenliste zum Einkleben und Klassen- und Kursbücher.
Der Report Klassenliste zum Einkleben @KL.rtm erzeugt eine einklebbare Namensliste, bei der die Breite der Namensspalte und die Höhe der Liste - per 30 Einträge - selbst angegeben werden kann.
Generieren Sie eine Kursübersicht für ausgewählte Kurse.
Der Report Kursübersicht Jahrgang Teilnehmerzahl Kursart Lehrkraft.rtm generiert eine Kursübersicht.
Festlegen der Sortierung in der Kursübersicht.
Bei der Generierung kann ausgewählt werden, wie die Liste sortiert werden soll.
Eine Lehrerliste mit Kürzel.
Je größer das Kollegium wird, desto nützlicher wird der Report Lehrerliste Lehrerkürzel Lehrername.rtm, bei dem das Kürzel und alle Namen ausgeben werden.
Ebenso lassen sich für eine Zeugniskonferenz Unterschriftenlisten über Lehrerliste Zeugniskonferenz Unterschriftenliste.rtm erzeugen.
Eine Schülerliste mit ausführlicher Information zu den erfassten Daten.
Der Report Schülerliste Adressen Telefonnummer E-Mail-Adressen ausführlich.rtm gibt sehr ausführlich die erfassten Daten zu einem Schüler wieder.
Beispiel
Die hier aufgeführten Beispielen sollen motivieren, die Basisreportsammlung einmal durchzusehen und eventuell die neuen Reports anstelle der bunten Mischung von alten Reports zu verwenden.
