Basisreportsammlung: Serienbriefe: Unterschied zwischen den Versionen

Im Serienbriefpaket werden mehrere Reports zur Verfügung gestellt. Unter anderem ein Serienbrief an Erzieher, ein Serienbrief an Schülerinne und Schüler und ein Serienbrief an Betriebe.

Alle Serienbriefe sind am Geschäftsbrief nach DIN 5008 Variante B orientiert. Zudem werden sämtliche Vorgaben zur automatisierten Briefversendung der deutschen Post berücksichtigt, so dass die Briefe problemlos in Briefumschläge mit Sichtfenster gesteckt werden können. Außerdem sind alle Briefe Serien-E-Mailfähig und können automatisch im Dokumentenverzeichnis archiviert werden.

Die Serienbriefe sind so gestaltet, dass man im Reportdesigner sieht, wie der Serienbrief im Ausdruck aussehen würde, gemäß dem Konzept „What You See Is What You Get – WYSIWYG“. Vor dem allerersten erfolgreichen Ausdruck sind nur minimale Anpassungen notwendig, welche bei Folgedrucken entfallen.

==Grundidee des Serienbriefes==

Wählen Sie in SchILD „Druckausgabe – Report-Explorer aufrufen“. Navigieren Sie im Report-Explorer zum gewünschten Serienbrief.  Rufen sie mit Rechtsklick das Kontextmenü auf und wählen dort „Report bearbeiten“. In den Serienbriefen sehen sie sofort das Brieflayout.  

Passen sie nun zunächst den Infoblock an. Sie können nach einem Doppelklick in die jeweilige Textbox beliebig bearbeiten, löschen und anpassen. Die Textblöcke selbst sollten Sie nicht verschieben.

Die restlichen Bereiche des Briefkopfes werden automatisch mit den in SchILD hinterlegten Angaben gefüllt. So erscheinen der Schulname und das Logo, welches in SchILD unter „Schulverwaltung – Schule bearbeiten“ hinterlegt wurde. Passen Sie die Größe und Position des Logos nach ihrem Geschmack an.

Das Serienbriefgerüst können Sie leicht in andere Serienbriefe kopieren, indem Sie die Region „Briefkopf“ markieren und kopieren. Anschließend löschen Sie den Briefkopf in einem anderen Serienbrief und fügen den kopierten Briefkopf ein. Wenn Sie von einem Elternbrief in einen Schülerbrief kopieren, müssen Sie noch das Memofeld „BriefAdresse“ so umstellen, dass es seine Daten aus der richtigen Pipeline „Schueler“ bezieht. Umgekehrt gilt dies ebenfalls.

|-

| Franz Beckenbauer || $KLVorname$ $KLName$, $Klassenlehrer$

|}

Im nächsten Fenster wählen Sie Vorschau (oder „direkt zum Drucker senden“) und „die ganze Gruppe“. Nach Klick auf OK werden Sie gefragt, ob Sie eine RTF-Textdatei laden wollen, welche sie vorab erstellt haben. Bestätigen Sie die Abfrage mit „Ja“. Wählen Sie im folgenden Fenster die RTF-Textdatei. Dies ist in unserem Beispiel die gespeicherte Datei „Einladung Theater.rtf“, die sich z.B. im Ordner „..\SchILD-Reports\Serienbriefe\RTF-Serienbriefvorlagen“ befindet. Durch Doppelklick auf diese Datei wird der Text automatisch in den Serienbrief eingelesen und die Briefe werden gedruckt (oder erscheinen in der Vorschau).

==Variante: Textteil direkt im Reportdesigner ändern==

Sie können den Textteil auch direkt im Reportdesigner oder vor dem Ausdruck eingeben. Um den Brieftext im Reportdesigner einzugeben, wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus des Reports. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf den Brieftext und wählen „Bearbeiten“. Sie gelangen nun in den RichText Editor, in welchem Sie den Brieftext eingeben können.

Speichern Sie den Serienbrief-Report unter einem neuen Namen ab, z.B. „Einladung Theater.rtm“.

Vor Verwendung dieser Funktion sollten sie in den Programmeinstellungen die E-Mail-Einstellungen überprüfen. Schild ist in der Lage, Externe E-Mail-Clients zu verwenden, oder einen internen E-Mail-Versand über das SMTP-Protokoll vorzunehmen.  

Wenn Sie die Serien-E-Mail-Ausgabe verwenden, werden Sie nach einem E-Mail-Text gefragt. Der eigentliche Serienbrief wird der E-Mail als PDF-Datei angefügt.

Im Folgenden werden die Parameter vorgestellt und deren Auswirkungen erläutert. Sie finden die Parameter in der Entwurfsansicht des Reports. Auf der linken Seite finden Sie den Berichtsbaum, welcher die Parameter auflistet. Wenn Sie auf einen Parameter klicken, werden Ihnen im Eigenschaften-Fenster die Werte des Parameters unter „Data > Value“ angezeigt. Erlaubte Werte sind „ja“ und „nein“. Achten Sie darauf, dass Sie die Änderung mit der Eingabetaste abschließen.

===rtfLaden===