Mahnbriefe drucken (Tutorial)

Dieses Tutorial dient der komfortablen Erstellung von Mahnschreiben an die Erziehungsberechtigten über den Gruppenprozess Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜ Mahnungen drucken.

Im Lauf der Zeit hat sich das Mahnschreiben weiterentwickelt, so dass der Prozess der Mahnungen auf besondere Art und Weise absolviert werden muss.

Die Reports für die Mahnungen finden Sie in der Basis-Reportsammlung.

Hinweise zu den Mahnbriefen

Prinzipiell sind die Mahnbriefe Serienbriefe mit erweiterten Funktionen und Rückantwortabschnitt.

Achtung!

Das Aussehen des Mahnschreibens wird in der APO-S I definiert. Dort findet sich auch der Hinweis, dass das Schreiben gemäß Anlage "zu verwenden" ist. Dies bedeutet, dass keine eigenen Texte zu verwenden sind und dass die Anlage nicht abgeändert werden darf. Die Mahnbriefe wurde in enger Rücksprache mit dem MSB konzipiert und können in den Jahrgangsstufen 3 bis EF verwendet werden.

Folgende Vorgaben wurden vom MSB gemacht:

1. Ein dezidierter Abschluss muss bei einer Abschlussgefährdung nicht ausgesprochen werden
2. es unterschreibt immer die Klassenleitung oder Stufenleitung
3. eine gesonderte Warnung auf die Note 6 gibt es nicht
4. es werden im 2. Halbjahr nur diejenigen Noten aufgelistet, welche abweichend vom ersten Halbjahr defizitär sind. Das Wort "auch" weist darauf hin, dass es vorab Defizite gab.

Vorbereitungen

Setzen Sie zunächst individuell bei in Schüler ➜ Aktuelles Halbjahr ➜ Leistungsdaten von defizitären Epochalfächern ein Mahnhäkchen.

Dies kann zum auch mit Hilfe von Notendateien und dem Externen Notenmodul oder über Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜ Noten, Mahnungen und Fehlstunden eingeben erfolgen.

Die Mahnhäkchen werden mit zwei Farben hinterlegt:

• Bei roten Mahnhäkchen wurde noch kein Mahndatum hinterlegt.
• Bei grünen Mahnhäkchen existiert bereits ein Mahndatum.

Das Mahndatum hat informativen Charakter und wird vom Gruppenprozess für die Filterung ausgewertet.

Mahndatum setzen

Nun muss bei den Schülerinnen und Schülern noch das Mahndatum hinterlegt werden. Starten Sie hierzu Gruppenprozess ➜ Noten, Zeugnisvorbereitung ➜ Mahnungen drucken.

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Lassen Sie die zwei Auswahlfelder aktiviert.

Um die Mahnungen einzutragen ist es notwendig, auf die Schaltfläche Mahnungen drucken zu klicken, auch wenn keine Mahnungen mehr gedruckt werden sollen.

ABLAUFN SCHILD 3, TEXTBOX Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Fertigstellen". Es wird nun bei allen Schülerinnen und Schülern innerhalb des Schülerkontainers das Mahndatum gesetzt, wo es noch nicht vorhanden ist. Bestehende Angaben werden dabei nicht überschrieben.

ENDE SCHILD3????

Übersichtslisten drucken

In der Basis-Reportsammlung finden Sie eine Übersichtsliste Schülerliste Gemahnte Schüler.rtm für die Schulleitung und die Koordinatoren. Die Übersichtsliste Klassenliste Gemahnte Schüler @KL.rtm ist für die Klassenleitungen.

Diese können Sie optional ebenfalls drucken.

Insbesondere im 2. Halbjahr ist es sinnvoll, eine alle Mahnungen des Schuljahres enthaltende Übersicht zu drucken.

GEHT DAS OHNE FILTER II???

Alternativ können Sie den Gruppenprozess abermals starten und das erste Auswahlfeld "Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt ist" deaktivieren. Auf diese Weise erhalten Sie eine Übersicht aller gemahnten Fächer des 1. und 2. Halbjahres.

^^^ DAS WOHL?

Verwendung des Serienbriefs zur Information der Erziehungsberechtigten

Der Serienbrief Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf' muss über Gruppenprozesse ➜ Noten, Zeugnisvorbereitung ➜ Mahnungen drucken aufgerufen werden.

Der Gruppenprozess übernimmt die Filterung auf die passende Schülermenge und füllt die Pipeline Mahnungen des Reportexplorers. Der Report greift für den Ausdruck auf diese Datenpipeline Warnungen zurück und funktioniert nur in Kombination mit dem Gruppenprozess.

Bei diesem Serienbrief kommt es leider aufgrund eines fehlerhaften Filters im Gruppenprozess unter Umständen im 2. Halbjahr dazu, dass Mahnungen für Schülerinnen und Schüler gedruckt werden, die keine weitere Mahnung im 2. Halbjahr erhalten haben.

Diese fehlerhaften Briefe müssen manuell aussortiert werden. Das Mahnschreiben befindet sich in der Basis-Reportsammlung, welche bei der Installation von SchILD-NRW 3 mitgeliefert wird. Eine eventuell aktualisierte Version können Sie über die Webseite des MSB für Schulverwaltungssoftware im Bereich Download ➜ Reports herunterladen.

Schüler mit Hilfe des Gruppenprozesses filtern

Starten Sie den Gruppenprozess Mahnungen drucken.

Deaktivieren Sie das Auswahlfeld Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt wurde.

Das Mahnschreiben ist so programmiert, dass immer alle Mahnungen mit oder ohne Mahndatum verarbeitet werden. Der Report nutzt einen internen Filter, so dass trotz Deaktivierung des Häkchens nur die zu Mahnenden Fächer des jeweiligen Halbjahres gedruckt werden.

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Mahnungen drucken

Klicken Sie auf die Schaltfläche Mahnungen drucken.

ABLAUF SCHILD 3!!! Es öffnet sich der Reportexplorer, so dass sie das Mahnschreiben "Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtm" auswählen können. Wenn Sie das Mahnschreiben ausdrucken, wird für jeden Erziehungsberechtigten, welcher die Berechtigung "erhält Anschreiben" besitzt, ein Mahnschreiben ausgedruckt.

Sofern diese aktiviert ist, können diese Schreiben zusätzlich in der Dokumentenverwaltung der Schüler abgelegt werden.

Mahndatum setzen

Nach dem Ausdruck muss noch das Mahndatum bei allen Mahnungen gesetzt werden, welche noch kein Mahndatum haben.

ABLAUF SCHILD3 Schließen Sie hierzu den Reportexplorer, wenn alle Mahnschreiben und Übersichtslisten gedruckt wurden.

Sie gelangen auf diese Weise zum Gruppenprozess zurück. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Abbrechen" und starten Sie den Gruppenprozess erneut. Aktivieren Sie nun beide Auswahlfelder. Es ist nun notwendig, auf die Schaltfläche "Mahnungen drucken" zu klicken, auch wenn keine Mahnungen mehr gedruckt werden sollen. Es öffnet sich nun der Reportexplorer, der sofort wieder geschlossen werden darf. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Fertigstellen". Es wird nun bei allen Schülerinnen und Schülern innerhalb des Schülerkontainers das Mahndatum gesetzt, wo es noch nicht vorhanden ist. Bestehende Angaben werden dabei nicht überschrieben.

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??? Hinweis: Sie können zu jedem Zeitpunkt den Gruppenprozess abbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufnehmen. Auf diese Weise können Sie auch schrittweise Mahnschreiben drucken und das jeweilige Mahndatum setzen. Sie sollten jedoch vermeiden, dass bei einem Schüler Mahnhäkchen mit und ohne Mahndatum hinterlegt sind.

Übersichtslisten drucken

Sie finden in der Basis-Reportsammlung eine Übersichtsliste

• "Schülerliste Gemahnte Schüler.rtm" für die Schulleitung bzw. die Koordinatoren und
• eine Übersichtsliste "Klassenliste Gemahnte Schüler @KL.rtm" für die Klassenleitungen.

Diese können Sie optional ebenfalls drucken, indem Sie den Gruppenprozess abermals starten. Für diese Reports sollte ebenfalls das erste Auswahlfeld "Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt ist" deaktiviert werden.

Auf diese Weise erhalten Sie eine Übersicht aller gemahnten Fächer des 1. und 2. Halbjahres.

Mahnungen beim Versetzungsprozess

Beim Wechsel vom ersten Halbjahr in das zweite Halbjahr werden bei allen Schülerinnen und Schülern automatisch Mahnhäkchen bei denjenigen Fächern gesetzt, welche mit den Noten 5 oder 6 bewertet wurden.

Dies geschieht jedoch nur dann, wenn bei der Versetzung die Fächer vom ersten Halbjahr in das zweite Halbjahr übertragen werden.

Sollten die Fächer nicht übertragen worden sein oder die Mahnhäkchen fehlen, so können Sie diese durch den Gruppenprozess Mahnungen automatisch setzen nachträglich holen.

Bei diesen Mahnhäkchen wird das Zeugnisdatum als Mahndatum hinterlegt.

Mahndatum entfernen oder ändern

Ändern oder entfernen Sie ein gesetztes Mahndatum.

Sie können ein Mahndatum entfernen/ändern, indem Sie unter Schüler ➜ Akt. Halbjahr ➜ Leistungsdaten' mit der rechten Maustaste auf das betreffende Mahnhäkchen klicken und im Kontextmenü den Menüpunkt Mahndatum eingeben wählen.

Sie können in dem folgenden Fenster das Mahndatum löschen oder ändern.

Es gibt keinen Gruppenprozess zum Ändern oder Entfernen von Eintragungen zum Mahndatum.

Tipp

Sie sollten das Mahndatum immer erst setzen, wenn der Ausdruck der Mahnschreiben abgeschlossen ist. So wissen Sie, ob die Information schon erfolgt ist oder noch nicht.