Mahnbriefe drucken (Tutorial): Unterschied zwischen den Versionen

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Dieses Tutorial dient der komfortablen Erstellung von Mahnschreiben an die Erziehungsberechtigten über den Gruppenprozess ''Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitungen'' ➜ '''Mahnungen drucken'''.


Im Lauf der Zeit hat sich das Mahnschreiben weiterentwickelt, so dass der Prozess der Mahnungen auf besondere Art und Weise absolviert werden muss.
== Einleitung ==
Dieses Tutorial dient der komfortablen Erstellung von Mahnschreiben an die Erziehungsberechtigten über den Gruppenprozess ''Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitungen'' ➜ '''''Mahnungsdruck einleiten'''''


Die Reports für die Mahnungen finden Sie in der '''Basis-Reportsammlung'''.
Im Lauf der Zeit hat sich der Prozess der Erstellung von Mahnschreiben weiterentwickelt. Der Gruppenprozess '''''Mahnungsdruck einleiten''''' und der '''''Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Erzieher.rtm''''' und zwei weitere Übersichten für die Klassenleitungen und Stufenleitungen wurden aufeinander abgestimmt.  


==Hinweise zu den Mahnbriefen und dem Filter==
Die Reports für die Mahnungen finden Sie in der '''''Basisreportsammlung'''''.
===Die Mahnbriefe===
Prinzipiell sind die Mahnbriefe Serienbriefe mit erweiterten Funktionen und Rückantwortabschnitt.  


{{Achtung|1=Das Aussehen des Mahnschreibens wird in der APO-S I definiert. Dort findet sich auch der Hinweis, dass das Schreiben gemäß Anlage ''"zu verwenden"'' ist. Dies bedeutet, dass keine eigenen Texte zu verwenden sind und dass die Anlage nicht abgeändert werden darf. Die Mahnbriefe wurde in enger Rücksprache mit dem MSB konzipiert und können in den Jahrgangsstufen 3 bis EF verwendet werden.
== Mahnhäkchen setzen ==
Im ersten Schulhalbjahr werden Mahnhäkchen schülerindividuell bei zu mahnenden Epochalfächern gesetzt. Dies kann auf dem Reiter ''Schüler ➜ Akt. Halbjahr ➜'' '''''Leistungsdaten''''' manuell vorgenommen werden. Dies kann auch mit Hilfe von Notendateien und dem ''Externen Notenmodul'' oder über ''Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜'' '''''Noten, Mahnungen und Fehlstunden eingeben''''' erfolgen. Zu jedem Mahnhäkchen kann ein Datum hinterlegt werden. Dies geschieht später durch den zugehörigen Gruppenprozess automatisch.


Folgende Vorgaben wurden vom MSB gemacht:
Im zweiten Schulhalbjahr gelten alle Fächer, welche im ersten Schulhalbjahr eine defizitäre Zeugnisnote hatten, als bereits gemahnt. Dies wird beim versetzungsprozess bereits berücksichtigt, sofern Fächer in das zweite Halbjahr übertragen werden.


# Ein dezidierter Abschluss muss bei einer Abschlussgefährdung nicht ausgesprochen werden
Sollten die Fächer beim Versetzungsprozess nicht übertragen worden sein, weil z.B. über die Stundentafel alle Fächer neu ausgerollt werden, so muss die Auswertung der Zeugnisnoten des ersten Halbjahres über den Gruppenprozess ''Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜ '''Mahnungen automatisch setzen''''' manuell angestoßen werden. Dieser Prozess markiert die Fächer, welche im ersten Halbjahr defizitär waren, mit Mahnhäkchen und hinterlegt als Mahndatum das Datum der Zeugnisausgabe.
# es unterschreibt immer die Klassenleitung oder Stufenleitung
# eine gesonderte Warnung auf die Note 6 gibt es nicht
# es werden im 2. Halbjahr nur diejenigen Noten aufgelistet, welche abweichend vom ersten Halbjahr defizitär sind. Das Wort ''"auch"'' weist darauf hin, dass es vorab Defizite gab.}}


[[Datei:SchILD_Tutorials_Mahndatum_RotGrün.png|thumb|hochkant=1.2|Mahnungen mit Mahndatum sind grün, die ohne rot hinterlegt. Das Mahndatum steht bei Anwahl der Zeile des Faches oder Kurses unten links.]]
Im späteren Verlauf des zweiten Halbjahres kommen gegebenenfalls '''''weitere zu mahnende Fächer''''' hinzu. Diese können auf die gleiche Art und Weise markiert werden, wie im ersten Halbjahr. Diese Mahnhäkchen haben noch kein Mahndatum.


Grundsätzlich bestehen Mahnung aus zwei Komponenten: Zum einen aus den '''Mahnhäkchen''' in den Leistungsdaten beim jeweiligen Fach oder Kurs und zum zweiten aus dem '''Mahndatum'''.
== Der Gruppenprozess Mahnungsdruck einleiten ==
Streng genommen ist der Gruppenprozess primär ein Filter, welcher auf die zu mahnende Schülergruppe filtert. Der eigentliche Gruppenprozess ist das Setzen des Mahndatums.


===Der Filter===
[[Datei:MahnungsdruckEinleiten.png|thumb|hochkant=0.7|Mahnungsdruck einleiten]]
In diesem Abschnitt wird die beabsichtigte Funktion des Filters und damit der Prozess der Mahnungserstellung erläutert.


Die Mahnhäkchen werden in ''Schüler ➜ Akt. Halbjahr'' ➜ '''Leistungsdaten''' mit zwei Farben hinterlegt:
Sind alle Mahnhäkchen gesetzt, wechseln Sie auf den Reiter ''Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜'' '''Mahnungsdruck einleiten'''''.'' Es öffnet sich ein weiteres Fenster mit ausführlicher Beschreibung, um die zu mahnenden Schüler zu filtern und auf Wunsch sofort ein Mahndatum zu setzen.
* Bei ''roten'' Mahnhäkchen wurde noch kein '''Mahndatum''' hinterlegt.
* Bei ''grünen'' Mahnhäkchen existiert bereits ein Mahndatum.


Das Mahndatum hat informativen Charakter und wird vom Gruppenprozess für die Filterung ausgewertet.
==== Schüler filtern, um Mahnbriefe zu drucken ====
Wenn Sie die Schaltfläche '''''Schüler filtern, um Mahnbriefe zu drucken''''' aktivieren und dann den Filter auslösen, so werden im '''''ersten Halbjahr''''' alle minderjährigen Schülerinnen und Schüler gefiltert, bei denen ein gemahntes Fach gefunden wird.  


Im '''ersten Halbjahr''' werden über den Gruppenprozess auf alle Noten gefiltert, die ein Mahnhäkchen gesetzt haben.
Im '''''zweiten Schulhalbjahr''''' werden alle minderjährigen Schülerinnen und Schüler gefiltert, bei denen ein gemahntes Fach gefunden wird, dessen Mahndatum nicht dem Datum der Zeugnisausgabe des ersten Schulhalbjahres entspricht. Auf diese Weise werden nur diejenigen Schülerinnen und Schüler gefiltert, bei denen abweichend von defizitären Noten im ersten Halbjahreszeugnis zu mahnende Fächer hinzugekommen sind.


Im '''zweiten Halbjahr''' werden Schüler gefiltert, die neu gemahnt werden müssen. Die Auswahl greift somit die Noten auf, die Mahnhäkchen haben, die im ''zweiten Halbjahr neu'' sind. Hierbei werden Mahnungen aus dem ersten Halbjahr ignoriert, die mit einem Mahndatum versehen sind, das heißt, schon gemahnt wurden. Ob im zweiten Halbjahr schon ein Mahndatum gesetzt wurde, ist bei der Filterung unerheblich.
Die gefilterte Schülermenge sehen Sie im Schülercontainer. Sie können nun die Einträge bei den Schülern kontrollieren und in der Reportverwaltung den '''''Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Erzieher.rtm ausdrucken.''''' Hinweise zur Funktionsweise des Serienbriefs finden Sie weiter unten.


Liegen im ersten Halbjahr Mahnungen vor, die nun nicht mehr neu angemahnt werden, wird im Serienbrief beim Hinweis auf Minderleistungen automatisch das Wort "auch" eingefügt, um darauf hinzuweisen, dass schon im ersten Halbjahr mit dem Zeugnis gemahnte Minderleistungen vorlagen.
==== Schüler filtern, um Mahnlisten zu drucken ====
Sie können die zu filternde Schülergruppe einschränken, indem Sie die Schaltfläche '''''Nur Mahnungen berücksichtigen, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt ist'''''. Es wird nicht empfohlen, dieses Häkchen zu setzen, da es die ordnungsgemäße Funktion der Serienbriefe und Mahnreports unterwandert.


Zusammen mit der Filterung, die auf den Druck der Mahnungen abzielt, soll auch gleich das '''Mahndatum''' gesetzt werden. Hierbei setzt SchILD-NRW nur das Mahndatum für Mahnungen, die noch keines haben. Bei Bedarf lässt sich das Setzen der Mahndatums unterbinden.
Wenn Sie die Schaltfläche '''''Schüler filtern, um Mahnlisten zu drucken''''' aktivieren und dann den Filter auslösen, so werden sowohl im ersten als auch im zweiten Halbjahr alle Schülerinnen und Schüler gefiltert, bei denen ein gemahntes Fach gefunden wird. Hierbei wird auch nicht unterschieden, ob ein Mahndatum hinterlegt wurde, oder nicht.


Im Gruppenprozess lassen sich mehrere Checkboxen setzen, um den Filter weiter einzugrenzen. Der Regelfall geht aber einfach von der Verwendung der per Standard gesetzten Häkchen aus.
Die gefilterte Schülermenge sehen Sie im Schülercontainer. Sie können nun die Einträge bei den Schülern kontrollieren und in der Reportverwaltung eine Mahnliste drucken. Diese finden Sie in der Basisreportsammlung im Ordner '''''Reports Allgemein'''''. Der Report '''''Schülerliste - Klasse Gemahnte Schüler.rtm''''' ist für die Stufen- und Schulleitung konzipiert. Der Report '''''Klassenliste - Gemahnte Schüler @KL.rtm''''' ist für die Klassenleitung konzipiert. Beide Reports listen alle gemahnten Fächer mit Mahndatum auf. Sie enthalten somit alle Fächer, welche bereits auf dem Zeugnis des ersten Halbjahres defizitär waren, als auch die neu gemahnten Fächer.


Nach der Filterung sind die Schüler im Schülercontainer ausgewählt und die Mahnungen werden dann direkt im Anschluss ''manuell'' über den Reiter '''Reportverwaltung''' gedruckt.
==== Mahndatum hinterlegen ====
<br clear=all>
[[Datei:SchILD_Tutorials_Mahndatum_MahndatumÄndern.png|thumb|hochkant=0.7|Ändern oder entfernen Sie ein gesetztes Mahndatum.]]


'''REST ÜBERARBEITEN'''
Wenn Sie das Auswahlfeld '''''Aktuelles Datum umgehend als Mahndatum setzen, sofern noch nicht vorhanden''''' aktivieren, so wird beim Auslösen des Filters bei allen gefilterten Schülerinnen und Schülern ein Mahndatum bei jedem gemahnten Fach hinterlegt, sofern noch keines vorhanden ist. Es wird empfohlen, dieses Häkchen zu setzen, wenn Mahnbriefe gedruckt werden sollen. Die ordnungsgemäße Funktion des Mahnbriefes hängt nicht davon ab, ob ein Mahndatum hinterlegt wurde, oder nicht. Es hat informativen Charakter und wird nur im zweiten Halbjahr vom Gruppenprozess für die Filterung ausgewertet.


==Vorbereitungen==
Die Mahnhäkchen werden in ''Schüler ➜ Akt. Halbjahr'' ➜ '''Leistungsdaten''' mit zwei Farben hinterlegt:
Setzen Sie zunächst individuell bei in ''Schüler ➜ Aktuelles Halbjahr'' ➜ '''Leistungsdaten''' von defizitären Epochalfächern ein Mahnhäkchen.
* Bei ''roten'' Mahnhäkchen wurde noch kein '''Mahndatum''' hinterlegt.
* Bei ''grünen'' Mahnhäkchen existiert bereits ein Mahndatum.


Dies kann zum auch mit Hilfe von Notendateien und dem ''Externen Notenmodul'' oder über ''Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜'' '''Noten, Mahnungen und Fehlstunden eingeben''' erfolgen.
Das Mahndatum hat informativen Charakter und wird vom Gruppenprozess für die Filterung ausgewertet. Sie können für jedes Mahnhäkchen das Mahndatum über das Kontextmenü (rechte Maustaste) setzen, korrigieren oder löschen.


{{Tipp|1=Sie können das Mahndatum auch später setzen, wenn der Ausdruck der Mahnschreiben abgeschlossen ist. Sie können z.B. im Mahnbrief ein zukünftiges Datum angeben, um die Briefe etwas später zu verschicken. Hier bietet es sich dann an, erst zum Versanddatum das Mahndatum zu setzen.}}
==Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung==
==== Der Report ====
Das Mahnschreiben ''Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf'' befindet sich in der Basis-Reportsammlung, welche bei der Installation von SchILD-NRW 3 mitgeliefert wird.
Das Mahnschreiben ''Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf'' befindet sich in der Basis-Reportsammlung, welche bei der Installation von SchILD-NRW 3 mitgeliefert wird.


Eine eventuell aktualisierte Version können Sie über die [https://svws.nrw.de Webseite des MSB für Schulverwaltungssoftware] im Bereich ''Download ➜ Reports'' herunterladen.
Eine eventuell aktualisierte Version können Sie über die [https://svws.nrw.de Webseite des MSB für Schulverwaltungssoftware] im Bereich ''Download ➜ Reports'' herunterladen.


==Mahnen mit dem Gruppenprozess==
Der Report kann an Grundschulen, weiterführenden Schulen und Berufskollegs genutzt werden.
Der hier genutzte Gruppenprozess ist komfortabel einsetzbar, da er die zu mahnenden Schüler selbst filtert. Sie können wahlweise in Kombinationen durch passende Anwahl der Checkboxen anpassen.  


Im Normalfall sind die Checkboxen einfach so zu belassen, wie sie sind.
==== Vorgaben Schulgesetz und Ausbildungs- und Prüfungsordnung ====
Prinzipiell sind die Mahnbriefe Serienbriefe mit erweiterten Funktionen und Rückantwortabschnitt an die Erziehungsberechtigten.  


===Mahndatum setzen===
Das Aussehen des Mahnschreibens wird in der APO-S I definiert. Dort findet sich auch der Hinweis, dass das Schreiben gemäß Anlage ''"zu verwenden"'' ist. Dies bedeutet, dass keine eigenen Texte zu verwenden sind und dass die Anlage nicht abgeändert werden darf. Die Mahnbriefe wurde in enger Rücksprache mit dem MSB konzipiert und können in den Jahrgangsstufen 3 bis EF verwendet werden.
[[Datei:SchILD_Tutorials_Mahndatum_GP_MahnungenDrucken.png|thumb|hochkant=1.7|Der Gruppenprozess ''Mahnungen drucken'' filtert selbst.]]


Starten Sie hierzu ''Gruppenprozesse ➜ Noten, Zeugnisvorbereitung'' ➜ '''Mahnungen drucken'''.
Folgende Vorgaben wurden vom MSB gemacht:


Lassen Sie die zwei Auswahlfelder bei '''Mahnungen für den Serienbrief filtern''' und '''Aktuelles Datum als Mahndatum setzen''' aktiviert.
# der Mahnbrief hat dem Muster aus der APO-SI zu entsprechen
 
# ein dezidierter Abschluss muss bei einer Abschlussgefährdung nicht ausgesprochen werden
Um die Mahnungen mit ihrem Datum einzutragen ist es notwendig, auf die Schaltfläche <code>Mahnungen drucken</code> zu klicken, auch wenn keine Mahnungen mehr gedruckt werden sollen.
# es unterschreibt immer die Klassenleitung
 
# eine gesonderte Warnung auf die Note 6 gibt es nicht
Mit einem Klick auf <code>Mahnungen drucken</code> wird nun bei allen Schülern innerhalb des Schülercontainers das Mahndatum gesetzt, sofern es noch noch nicht vorhanden ist.
# es werden im 2. Halbjahr nur diejenigen Noten aufgelistet, welche abweichend vom ersten Halbjahr defizitär sind. Das Wort -auch- weist darauf hin, dass es vorab Defizite gab.
 
# Der Mahnbrief wird nur an minderjährige Schulkinder versendet.
Bestehende Angaben werden dabei nicht überschrieben.
 
Die Schüler, die vom Gruppenprozess gefiltert wurden, sind nun im Schülercontainer ausgewählt.
 
Möchte man Mahnungen drucken, gehen Sie auf den Reiter '''Reportverwaltung''' und wählen Sie den Report, der für diese Schülermenge gedruckt werden soll.
 
{{Fertig|1=Haben Sie nur Mahndaten setzen wollen, sind sie hier fertig.}}
<br clear=all>
 
===Verwendung des Serienbriefs zur Information der Erziehungsberechtigten===
Nachdem die Schüler gerade auf ihre Mahnungen filtert wurden und das Mahndatum auf das heutige Datum gesetzt wurde, gehen Sie nun direkt im Anschluss die Reportverwaltung.
 
{{Hinweis|1=Der zu verwendende Serienbrief ''Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf'' muss tatsächlich über den Gruppenprozess '''Mahnungen drucken''' aufgerufen werden, da die Programmierung des Serienbriefes die entsprechend vorgefilterte Schülermenge erwartet.
 
Der Gruppenprozess übernimmt die Filterung auf die passende Schülermenge und füllt die Pipeline ''Mahnungen'' des Reportexplorers. Der Report greift für den Ausdruck auf diese Datenpipeline ''Warnungen'' zurück und funktioniert nur in Kombination mit dem Gruppenprozess.
 
Bei diesem Serienbrief kommt es leider aufgrund eines fehlerhaften Filters im Gruppenprozess unter Umständen im 2. Halbjahr dazu, dass Mahnungen für Schülerinnen und Schüler gedruckt werden, die keine weitere Mahnung im 2. Halbjahr erhalten haben.
 
Diese fehlerhaften Briefe müssen manuell aussortiert werden.}}
 
Generieren Sie nun das Mahnschreiben mit dem Report ''Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf''.
 
Wenn Sie das Mahnschreiben ausdrucken, wird für jeden Satz von Erziehungsberechtigten in ''Schüler ➜ Erzieher'', bei welchem der Haken '''erhält Anschreiben''' gesetzt wurde, ein Mahnschreiben ausgedruckt.
 
Sofern Ihre Schule dies vorsieht, schicken Sie das Mahnschreiben zum Drucker und auch in die Dokumentenverwaltung zur Archivierung.
 
====Schüler mit Hilfe des Gruppenprozesses filtern====
Starten Sie den ''Gruppenprozess'' '''Mahnungen drucken'''.
 
<code>Deaktivieren</code> Sie das Auswahlfeld '''Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt wurde''' und das Feld '''Aktuelles Datum als Mahndatum setzen'''.
 
Das Mahnschreiben ist so programmiert, dass immer alle Mahnungen mit oder ohne Mahndatum verarbeitet werden. Der Report nutzt einen internen Filter, so dass trotz Deaktivierung des Häkchens nur die zu Mahnenden Fächer des jeweiligen Halbjahres gedruckt werden.
 
==Übersichtslisten drucken==
{{Hinweis|1=Der Gruppenprozess wird hier verwendet, um auf eine Schülermenge zu filtern und dann Übersichtslisten zu drucken.}}
In der '''Basis-Reportsammlung''' finden Sie
* eine Übersichtsliste ''Schülerliste Gemahnte Schüler.rtm'' für die Schulleitung und die Koordinatoren.
* Die Übersichtsliste ''Klassenliste Gemahnte Schüler @KL.rtm'' ist für die Klassenleitungen.
 
Diese können Sie optional ebenfalls drucken.
 
Insbesondere im 2. Halbjahr ist es sinnvoll, eine alle Mahnungen des Schuljahres enthaltende Übersicht zu drucken.
 
Starten Sie hierzu den Gruppenprozess abermals.
 
Entfernen Sie den Haken bei '''Aktuelles Datum als Mahndatum setzen''' und lassen Sie die Checkbox '''Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt ist''' deaktiviert. Sie möchten den Gruppenprozess zum Filtern auf alle zu Mahnenden Schüler verwenden.
 
Sollten Sie den Filter einschränken wollen, Haken Sie die Checkbox hier und an geben dann die '''von''' und '''bis''' Daten ein.
 
Starten Sie den Gruppenprozess und erhalten Sie eine Übersicht aller gemahnten Fächer des 1. und 2. Halbjahres.
 
Die nun im Container enthaltenen Schüler können über die '''Reportverwaltung''' in den oben genannten Reports verarbeitet werden.
 
==Nacharbeiten==
===Mahnungen beim Versetzungsprozess===
Beim Wechsel vom ersten Halbjahr in das zweite Halbjahr werden bei allen Schülerinnen und Schülern automatisch Mahnhäkchen bei denjenigen Fächern gesetzt, welche mit den Noten 5 oder 6 bewertet wurden.
 
Dies geschieht jedoch nur dann, wenn bei der Versetzung die Fächer vom ersten Halbjahr in das zweite Halbjahr übertragen werden.
 
Sollten die Fächer nicht übertragen worden sein oder die Mahnhäkchen fehlen, so können Sie diese durch den Gruppenprozess [[Mahnungen automatisch setzen]] nachträglich holen.
 
Bei diesen Mahnhäkchen wird das Zeugnisdatum als Mahndatum hinterlegt.
 
===Mahndatum entfernen oder ändern===
[[Datei:SchILD_Tutorials_Mahndatum_MahndatumÄndern.png|thumb|hochkant=1.7|Ändern oder entfernen Sie ein gesetztes Mahndatum.]]
Es gibt keinen Gruppenprozess zum Ändern oder Entfernen von Eintragungen zum Mahndatum.


Sie können ein Mahndatum entfernen/ändern, indem Sie unter ''Schüler ➜ Akt. Halbjahr'' ➜ '''Leistungsdaten''' mit der <code>rechten Maustaste auf das betreffende Mahnhäkchen</code> klicken und im Kontextmenü den Menüpunkt '''Mahndatum eingeben''' wählen.
==== Ausdruck im ersten Schulhalbjahr ====
Im ersten Schulhalbjahr werden alle gemahnten Fächer im Serienbrief aufgelistet. Anhand der Schulform, des Jahrgangs, der Prüfung auf Wiederholer und Verweildauer überprüft der Serienbrief zudem, ob ein Hinweis auf gefährdete Versetzung, gefährdeten Abschluss oder Schulformwechsel gegeben werden muss.


Sie können in dem folgenden Fenster das Mahndatum '''ändern'''.
==== Ausdruck im zweiten Schulhalbjahr ====
Im zweiten Schulhalbjahr analysiert der Serienbrief das Mahndatum der gemahnten Fächer. Wird ein gemahntes Fach gefunden, welches aus einem Defizit des ersten Halbjahres stammt, so erscheint im Serienbrief das Wort -auch-. Dieses weist darauf hin, dass neben den aufgeführten defizitären Fächern bereits defizitäre Fächer auf dem Halbjahreszeugnis vorhanden waren. Wird ein Fach gefunden, dessen Mahndatum leer ist oder im zweiten Halbjahr neu hinzugekommen ist, so wird dieses Fach im Serienbrief aufgelistet.


'''Entfernen Sie ein Datum''', indem Sie den Mahnungshaken kurz <code>wegklicken und direkt wieder neu setzen</code>.
Anhand der Schulform, des Jahrgangs, der Prüfung auf Wiederholer und Verweildauer überprüft der Serienbrief zudem wiederum, ob ein Hinweis auf gefährdete Versetzung, gefährdeten Abschluss oder Schulformwechsel gegeben werden muss.
<br clear=all>
{{Tipp|1=Sie sollten das Mahndatum immer erst setzen, wenn der Ausdruck der Mahnschreiben abgeschlossen ist. So wissen Sie, ob die Information schon erfolgt ist oder noch nicht.}}


[[Kategorie: SchILD-NRW]] [[Kategorie: Zeugnisse]] [[Kategorie: Gruppenprozesse]] [[Kategorie: UNFERTIG]]
[[Kategorie: SchILD-NRW]] [[Kategorie: Zeugnisse]] [[Kategorie: Gruppenprozesse]] [[Kategorie: UNFERTIG]]

Aktuelle Version vom 8. Dezember 2025, 15:09 Uhr

Einleitung

Dieses Tutorial dient der komfortablen Erstellung von Mahnschreiben an die Erziehungsberechtigten über den Gruppenprozess Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜ Mahnungsdruck einleiten

Im Lauf der Zeit hat sich der Prozess der Erstellung von Mahnschreiben weiterentwickelt. Der Gruppenprozess Mahnungsdruck einleiten und der Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Erzieher.rtm und zwei weitere Übersichten für die Klassenleitungen und Stufenleitungen wurden aufeinander abgestimmt.

Die Reports für die Mahnungen finden Sie in der Basisreportsammlung.

Mahnhäkchen setzen

Im ersten Schulhalbjahr werden Mahnhäkchen schülerindividuell bei zu mahnenden Epochalfächern gesetzt. Dies kann auf dem Reiter Schüler ➜ Akt. Halbjahr ➜ Leistungsdaten manuell vorgenommen werden. Dies kann auch mit Hilfe von Notendateien und dem Externen Notenmodul oder über Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜ Noten, Mahnungen und Fehlstunden eingeben erfolgen. Zu jedem Mahnhäkchen kann ein Datum hinterlegt werden. Dies geschieht später durch den zugehörigen Gruppenprozess automatisch.

Im zweiten Schulhalbjahr gelten alle Fächer, welche im ersten Schulhalbjahr eine defizitäre Zeugnisnote hatten, als bereits gemahnt. Dies wird beim versetzungsprozess bereits berücksichtigt, sofern Fächer in das zweite Halbjahr übertragen werden.

Sollten die Fächer beim Versetzungsprozess nicht übertragen worden sein, weil z.B. über die Stundentafel alle Fächer neu ausgerollt werden, so muss die Auswertung der Zeugnisnoten des ersten Halbjahres über den Gruppenprozess Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜ Mahnungen automatisch setzen manuell angestoßen werden. Dieser Prozess markiert die Fächer, welche im ersten Halbjahr defizitär waren, mit Mahnhäkchen und hinterlegt als Mahndatum das Datum der Zeugnisausgabe.

Im späteren Verlauf des zweiten Halbjahres kommen gegebenenfalls weitere zu mahnende Fächer hinzu. Diese können auf die gleiche Art und Weise markiert werden, wie im ersten Halbjahr. Diese Mahnhäkchen haben noch kein Mahndatum.

Der Gruppenprozess Mahnungsdruck einleiten

Streng genommen ist der Gruppenprozess primär ein Filter, welcher auf die zu mahnende Schülergruppe filtert. Der eigentliche Gruppenprozess ist das Setzen des Mahndatums.

Mahnungsdruck einleiten

Sind alle Mahnhäkchen gesetzt, wechseln Sie auf den Reiter Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜ Mahnungsdruck einleiten. Es öffnet sich ein weiteres Fenster mit ausführlicher Beschreibung, um die zu mahnenden Schüler zu filtern und auf Wunsch sofort ein Mahndatum zu setzen.

Schüler filtern, um Mahnbriefe zu drucken

Wenn Sie die Schaltfläche Schüler filtern, um Mahnbriefe zu drucken aktivieren und dann den Filter auslösen, so werden im ersten Halbjahr alle minderjährigen Schülerinnen und Schüler gefiltert, bei denen ein gemahntes Fach gefunden wird.

Im zweiten Schulhalbjahr werden alle minderjährigen Schülerinnen und Schüler gefiltert, bei denen ein gemahntes Fach gefunden wird, dessen Mahndatum nicht dem Datum der Zeugnisausgabe des ersten Schulhalbjahres entspricht. Auf diese Weise werden nur diejenigen Schülerinnen und Schüler gefiltert, bei denen abweichend von defizitären Noten im ersten Halbjahreszeugnis zu mahnende Fächer hinzugekommen sind.

Die gefilterte Schülermenge sehen Sie im Schülercontainer. Sie können nun die Einträge bei den Schülern kontrollieren und in der Reportverwaltung den Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Erzieher.rtm ausdrucken. Hinweise zur Funktionsweise des Serienbriefs finden Sie weiter unten.

Schüler filtern, um Mahnlisten zu drucken

Sie können die zu filternde Schülergruppe einschränken, indem Sie die Schaltfläche Nur Mahnungen berücksichtigen, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt ist. Es wird nicht empfohlen, dieses Häkchen zu setzen, da es die ordnungsgemäße Funktion der Serienbriefe und Mahnreports unterwandert.

Wenn Sie die Schaltfläche Schüler filtern, um Mahnlisten zu drucken aktivieren und dann den Filter auslösen, so werden sowohl im ersten als auch im zweiten Halbjahr alle Schülerinnen und Schüler gefiltert, bei denen ein gemahntes Fach gefunden wird. Hierbei wird auch nicht unterschieden, ob ein Mahndatum hinterlegt wurde, oder nicht.

Die gefilterte Schülermenge sehen Sie im Schülercontainer. Sie können nun die Einträge bei den Schülern kontrollieren und in der Reportverwaltung eine Mahnliste drucken. Diese finden Sie in der Basisreportsammlung im Ordner Reports Allgemein. Der Report Schülerliste - Klasse Gemahnte Schüler.rtm ist für die Stufen- und Schulleitung konzipiert. Der Report Klassenliste - Gemahnte Schüler @KL.rtm ist für die Klassenleitung konzipiert. Beide Reports listen alle gemahnten Fächer mit Mahndatum auf. Sie enthalten somit alle Fächer, welche bereits auf dem Zeugnis des ersten Halbjahres defizitär waren, als auch die neu gemahnten Fächer.

Mahndatum hinterlegen

Ändern oder entfernen Sie ein gesetztes Mahndatum.

Wenn Sie das Auswahlfeld Aktuelles Datum umgehend als Mahndatum setzen, sofern noch nicht vorhanden aktivieren, so wird beim Auslösen des Filters bei allen gefilterten Schülerinnen und Schülern ein Mahndatum bei jedem gemahnten Fach hinterlegt, sofern noch keines vorhanden ist. Es wird empfohlen, dieses Häkchen zu setzen, wenn Mahnbriefe gedruckt werden sollen. Die ordnungsgemäße Funktion des Mahnbriefes hängt nicht davon ab, ob ein Mahndatum hinterlegt wurde, oder nicht. Es hat informativen Charakter und wird nur im zweiten Halbjahr vom Gruppenprozess für die Filterung ausgewertet.

Die Mahnhäkchen werden in Schüler ➜ Akt. Halbjahr ➜ Leistungsdaten mit zwei Farben hinterlegt:

  • Bei roten Mahnhäkchen wurde noch kein Mahndatum hinterlegt.
  • Bei grünen Mahnhäkchen existiert bereits ein Mahndatum.

Das Mahndatum hat informativen Charakter und wird vom Gruppenprozess für die Filterung ausgewertet. Sie können für jedes Mahnhäkchen das Mahndatum über das Kontextmenü (rechte Maustaste) setzen, korrigieren oder löschen.

Tipp.png
Tipp

Sie können das Mahndatum auch später setzen, wenn der Ausdruck der Mahnschreiben abgeschlossen ist. Sie können z.B. im Mahnbrief ein zukünftiges Datum angeben, um die Briefe etwas später zu verschicken. Hier bietet es sich dann an, erst zum Versanddatum das Mahndatum zu setzen.


Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung

Der Report

Das Mahnschreiben Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf befindet sich in der Basis-Reportsammlung, welche bei der Installation von SchILD-NRW 3 mitgeliefert wird.

Eine eventuell aktualisierte Version können Sie über die Webseite des MSB für Schulverwaltungssoftware im Bereich Download ➜ Reports herunterladen.

Der Report kann an Grundschulen, weiterführenden Schulen und Berufskollegs genutzt werden.

Vorgaben Schulgesetz und Ausbildungs- und Prüfungsordnung

Prinzipiell sind die Mahnbriefe Serienbriefe mit erweiterten Funktionen und Rückantwortabschnitt an die Erziehungsberechtigten.

Das Aussehen des Mahnschreibens wird in der APO-S I definiert. Dort findet sich auch der Hinweis, dass das Schreiben gemäß Anlage "zu verwenden" ist. Dies bedeutet, dass keine eigenen Texte zu verwenden sind und dass die Anlage nicht abgeändert werden darf. Die Mahnbriefe wurde in enger Rücksprache mit dem MSB konzipiert und können in den Jahrgangsstufen 3 bis EF verwendet werden.

Folgende Vorgaben wurden vom MSB gemacht:

  1. der Mahnbrief hat dem Muster aus der APO-SI zu entsprechen
  2. ein dezidierter Abschluss muss bei einer Abschlussgefährdung nicht ausgesprochen werden
  3. es unterschreibt immer die Klassenleitung
  4. eine gesonderte Warnung auf die Note 6 gibt es nicht
  5. es werden im 2. Halbjahr nur diejenigen Noten aufgelistet, welche abweichend vom ersten Halbjahr defizitär sind. Das Wort -auch- weist darauf hin, dass es vorab Defizite gab.
  6. Der Mahnbrief wird nur an minderjährige Schulkinder versendet.

Ausdruck im ersten Schulhalbjahr

Im ersten Schulhalbjahr werden alle gemahnten Fächer im Serienbrief aufgelistet. Anhand der Schulform, des Jahrgangs, der Prüfung auf Wiederholer und Verweildauer überprüft der Serienbrief zudem, ob ein Hinweis auf gefährdete Versetzung, gefährdeten Abschluss oder Schulformwechsel gegeben werden muss.

Ausdruck im zweiten Schulhalbjahr

Im zweiten Schulhalbjahr analysiert der Serienbrief das Mahndatum der gemahnten Fächer. Wird ein gemahntes Fach gefunden, welches aus einem Defizit des ersten Halbjahres stammt, so erscheint im Serienbrief das Wort -auch-. Dieses weist darauf hin, dass neben den aufgeführten defizitären Fächern bereits defizitäre Fächer auf dem Halbjahreszeugnis vorhanden waren. Wird ein Fach gefunden, dessen Mahndatum leer ist oder im zweiten Halbjahr neu hinzugekommen ist, so wird dieses Fach im Serienbrief aufgelistet.

Anhand der Schulform, des Jahrgangs, der Prüfung auf Wiederholer und Verweildauer überprüft der Serienbrief zudem wiederum, ob ein Hinweis auf gefährdete Versetzung, gefährdeten Abschluss oder Schulformwechsel gegeben werden muss.

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