Mahnbriefe drucken (Tutorial): Unterschied zwischen den Versionen

Aus Schulverwaltungssoftware
Zur Navigation springen Zur Suche springen
(Anlange)
 
 
(67 dazwischenliegende Versionen von 2 Benutzern werden nicht angezeigt)
Zeile 1: Zeile 1:
'''COPYPASTE aus dem alten WIKI'''
__TOC__


Dieser Gruppenprozess dient der komfortablen Erstellung von Mahnschreiben an die Erziehungsberechtigten. Im Laufe der Zeit hat sich das Mahnschreiben weiterentwickelt, so dass der Prozess der Mahnungen auf besondere Art und Weise absolviert werden muss. Im Folgenden wird der Prozess beschrieben.
== Einleitung ==
Dieses Tutorial dient der komfortablen Erstellung von Mahnschreiben an die Erziehungsberechtigten über den Gruppenprozess ''Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitungen'' ➜ '''''Mahnungsdruck einleiten'''''


===Hinweise zu den Mahnbriefen===
Im Lauf der Zeit hat sich der Prozess der Erstellung von Mahnschreiben weiterentwickelt. Der Gruppenprozess '''''Mahnungsdruck einleiten''''' und der '''''Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Erzieher.rtm''''' und zwei weitere Übersichten für die Klassenleitungen und Stufenleitungen wurden aufeinander abgestimmt.  
Prinzipiell sind die Mahnbriefe Serienbriefe mit erweiterten Funktionen und Rückantwortabschnitt. Das Aussehen des Mahnschreibens wird in der APO-S I definiert. Dort findet sich auch der Hinweis, dass das Schreiben gemäß Anlage "zu verwenden" ist. Dies meint, dass die Anlage nicht abgeändert werden darf. Die Mahnbriefe wurde in enger Rücksprache mit dem MSB konzipiert und kann in den Jahrgangsstufen 3 bis EF verwendet werden. Folgende Vorgaben wurden vom MSB gemacht:
*Ein dezidierter Abschluss muss bei einer Abschlussgefährdung nicht ausgesprochen werden.
*es unterschreibt immer die Klassenleitung / Stufenleitung
*eine gesonderte Warnung auf die Note 6 gibt es nicht
*es werden im 2. Halbjahr nur diejenigen Noten aufgelistet, welche abweichend vom ersten Halbjahr defizitär sind. Das Wort „auch“ weist darauf hin, dass es vorab Defizite gab.


===Vorbereitungen===
Die Reports für die Mahnungen finden Sie in der '''''Basisreportsammlung'''''.
Setzen Sie zunächst bei allen Schülerinnen und Schülern in den Leistungsdaten von defizitären Epochalfächern ein Mahnhäkchen. Dies kann z.B. auch mit Hilfe von Notendateien und dem ENM-Notenmodul oder über den Gruppenprozess [[Noten, Mahnungen und Fehlstunden eingeben]] geschehen.


Die Mahnhäkchen werden mit zwei Farben hinterlegt. Bei roten Mahnhäkchen wurde noch kein Mahndatum hinterlegt. Bei grünen Mahnhäkchen existiert bereits ein Mahndatum. Das Mahndatum hat informativen Charakter und wird vom Gruppenprozess für die Filterung ausgewertet.
== Mahnhäkchen setzen ==
Im ersten Schulhalbjahr werden Mahnhäkchen schülerindividuell bei zu mahnenden Epochalfächern gesetzt. Dies kann auf dem Reiter ''Schüler ➜ Akt. Halbjahr ➜'' '''''Leistungsdaten''''' manuell vorgenommen werden. Dies kann auch mit Hilfe von Notendateien und dem ''Externen Notenmodul'' oder über ''Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜'' '''''Noten, Mahnungen und Fehlstunden eingeben''''' erfolgen. Zu jedem Mahnhäkchen kann ein Datum hinterlegt werden. Dies geschieht später durch den zugehörigen Gruppenprozess automatisch.


===Verwendung des Serienbriefs "Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung Filter II @Eltern.rtf"===
Im zweiten Schulhalbjahr gelten alle Fächer, welche im ersten Schulhalbjahr eine defizitäre Zeugnisnote hatten, als bereits gemahnt. Dies wird beim versetzungsprozess bereits berücksichtigt, sofern Fächer in das zweite Halbjahr übertragen werden.  
Dieser Serienbrief muss in Kombination mit dem Filter II gedruckt werden. Der Report greift für den Ausdruck auf die Datenpipeline "SchuelerLeistungen" zurück und funktioniert nur in Kombination mit Filter II. Nach der Filterung der zu mahnenden Schülerinnen und Schüler kann der Mahnreport über den Reportexplorer aufgerufen werden. In einem letzten Schritt wird das Datum der Mahnung über einen Gruppenprozess bei den Schülerinnen und Schülern eingetragen. Das benötigte Mahnschreiben heißt "Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung Filter II @Eltern.rtm" und befindet sich in der Basis-Reportsammlung, welche Sie hier herunterladen können: https://www.svws.nrw.de/download/schild-reports/basis-reportsammlung


====Schüler mit Hilfe von Filter II filtern====
Sollten die Fächer beim Versetzungsprozess nicht übertragen worden sein, weil z.B. über die Stundentafel alle Fächer neu ausgerollt werden, so muss die Auswertung der Zeugnisnoten des ersten Halbjahres über den Gruppenprozess ''Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜ '''Mahnungen automatisch setzen''''' manuell angestoßen werden. Dieser Prozess markiert die Fächer, welche im ersten Halbjahr defizitär waren, mit Mahnhäkchen und hinterlegt als Mahndatum das Datum der Zeugnisausgabe.
Rufen Sie Auswahl ➜ Filter II auf. Fügen Sie in '''SchILD-NRW''' entsprechend der Abbildung folgenden Code ein:


<pre>
Im späteren Verlauf des zweiten Halbjahres kommen gegebenenfalls '''''weitere zu mahnende Fächer''''' hinzu. Diese können auf die gleiche Art und Weise markiert werden, wie im ersten Halbjahr. Diese Mahnhäkchen haben noch kein Mahndatum.
SELECT Schueler.* FROM Schueler
WHERE
Schueler.Status IN (2)
AND Schueler.Geloescht='-'
AND Schueler.ASDJahrgang IN ('06','07','08','09','10','EF')
AND EXISTS (SELECT slad.ID FROM SchuelerLernabschnittsdaten AS slad
  INNER JOIN SchuelerLeistungsdaten AS sld ON sld.Abschnitt_ID=slad.ID
  WHERE slad.Schueler_ID=Schueler.ID
  AND slad.Jahr=(SELECT sch.Schuljahr FROM EigeneSchule AS sch)
  AND slad.Abschnitt=(SELECT sch.SchuljahrAbschnitt FROM EigeneSchule AS sch)
  AND slad.WechselNr=999
  AND slad.Hochrechnung=0
  AND sld.Warnung='+'
  AND sld.Warndatum IS NULL)
</pre>


Sofern Sie '''SchILDzentral''' verwenden, benutzen Sie den leicht angepassten Code, wobei alle Zahlen 123456 durch Ihre Schulnummer ersetzt werden müssen.
== Der Gruppenprozess Mahnungsdruck einleiten ==
<pre>
Streng genommen ist der Gruppenprozess primär ein Filter, welcher auf die zu mahnende Schülergruppe filtert. Der eigentliche Gruppenprozess ist das Setzen des Mahndatums.
SELECT Schueler.* FROM Schueler
WHERE
Schueler.Status IN (2)
AND Schueler.Geloescht='-'
AND Schueler.ASDJahrgang IN ('06','07','08','09','10','EF')
AND Schueler.SchulnrEigner=123456
AND EXISTS (SELECT slad.ID FROM SchuelerLernabschnittsdaten AS slad
  INNER JOIN SchuelerLeistungsdaten AS sld ON sld.Abschnitt_ID=slad.ID
  WHERE slad.Schueler_ID=Schueler.ID
  AND slad.SchulnrEigner = 123456
  AND slad.Jahr=(SELECT sch.Schuljahr FROM EigeneSchule AS sch Where sch.SchulnrEigner=123456)
  AND slad.Abschnitt=(SELECT sch.SchuljahrAbschnitt FROM EigeneSchule AS sch Where sch.SchulnrEigner=123456)
  AND slad.WechselNr=999
  AND slad.Hochrechnung=0
  AND sld.Warnung='+'
  AND sld.SchulnrEigner=123456
  AND sld.Warndatum IS NULL)
</pre>


Alternativ zur Eingabe des Codes können Sie auch einen SQL-Filter "Aus Datei laden". [[:Datei:Serienbrief_Mahnung_gefährdete_Versetzung_Filter_II.zip|Die benötigte Datei können Sie hier als ZIP-Datei für SchILD-NRW herunterladen.]] Diese Datei muss vor der Benutzung noch entpackt werden. [[:Datei:Serienbrief_Mahnung_gefährdete_Versetzung_Filter_II_SchILDzentral.zip|Die benötigte Datei können Sie hier als ZIP-Datei für SchILDzentral herunterladen.]]  
[[Datei:MahnungsdruckEinleiten.png|thumb|hochkant=0.7|Mahnungsdruck einleiten]]


Passen Sie die Jahrgänge im Codeabschnitt <code>AND Schueler.ASDJahrgang IN ('06','07','08','09','10','EF')</code> entsprechend ihrer Schulform an.
Sind alle Mahnhäkchen gesetzt, wechseln Sie auf den Reiter ''Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜'' '''Mahnungsdruck einleiten'''''.'' Es öffnet sich ein weiteres Fenster mit ausführlicher Beschreibung, um die zu mahnenden Schüler zu filtern und auf Wunsch sofort ein Mahndatum zu setzen.


:[[Image:Filter_II_Mahnungen.png|Left|500px]]
==== Schüler filtern, um Mahnbriefe zu drucken ====
Wenn Sie die Schaltfläche '''''Schüler filtern, um Mahnbriefe zu drucken''''' aktivieren und dann den Filter auslösen, so werden im '''''ersten Halbjahr''''' alle minderjährigen Schülerinnen und Schüler gefiltert, bei denen ein gemahntes Fach gefunden wird.  


Klicken Sie auf die Schaltfläche "Testen" und dann auf "Übernehmen". Der Schülerkontainer enthält nun alle Schülerinnen und Schüler, welche ein Mahnschreiben erhalten müssen.
Im '''''zweiten Schulhalbjahr''''' werden alle minderjährigen Schülerinnen und Schüler gefiltert, bei denen ein gemahntes Fach gefunden wird, dessen Mahndatum nicht dem Datum der Zeugnisausgabe des ersten Schulhalbjahres entspricht. Auf diese Weise werden nur diejenigen Schülerinnen und Schüler gefiltert, bei denen abweichend von defizitären Noten im ersten Halbjahreszeugnis zu mahnende Fächer hinzugekommen sind.


====Mahnungen drucken====
Die gefilterte Schülermenge sehen Sie im Schülercontainer. Sie können nun die Einträge bei den Schülern kontrollieren und in der Reportverwaltung den '''''Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Erzieher.rtm ausdrucken.''''' Hinweise zur Funktionsweise des Serienbriefs finden Sie weiter unten.
Öffnen Sie nun den Reportexplorer und navigieren Sie zum oben genannten Mahnschreiben. Wenn Sie das Mahnschreiben ausdrucken, wird für jeden Erziehungsberechtigten, welcher die Berechtigung "erhält Anschreiben" besitzt, ein Mahnschreiben ausgedruckt. Diese Schreiben können zudem in die Dokumentenverwaltung der Schülerin / des Schülers gedruckt werden. Schließen Sie den Reportexplorer, wenn alle Mahnschreiben und Übersichtslisten gedruckt wurden. Der Report hat einen internen Filter, so dass nur die zu Mahnenden Fächer des jeweiligen Halbjahres gedruckt werden.


====Mahndatum setzen====
==== Schüler filtern, um Mahnlisten zu drucken ====
Nun muss bei den Schülerinnen und Schülern noch das Mahndatum hinterlegt werden. Starten Sie hierzu den Gruppenprozess ➜ Noten, Zeugnisvorbereitung ➜ Mahnungen drucken.  
Sie können die zu filternde Schülergruppe einschränken, indem Sie die Schaltfläche '''''Nur Mahnungen berücksichtigen, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt ist'''''. Es wird nicht empfohlen, dieses Häkchen zu setzen, da es die ordnungsgemäße Funktion der Serienbriefe und Mahnreports unterwandert.


:[[Image:Mahndatum_setzen.png|Left|500px]]
Wenn Sie die Schaltfläche '''''Schüler filtern, um Mahnlisten zu drucken''''' aktivieren und dann den Filter auslösen, so werden sowohl im ersten als auch im zweiten Halbjahr alle Schülerinnen und Schüler gefiltert, bei denen ein gemahntes Fach gefunden wird. Hierbei wird auch nicht unterschieden, ob ein Mahndatum hinterlegt wurde, oder nicht.


Lassen Sie die zwei Auswahlfelder aktiviert. Es ist nun notwendig, auf die Schaltfläche "Mahnungen drucken" zu klicken, auch wenn keine Mahnungen mehr gedruckt werden sollen. Es öffnet sich nun der Reportexplorer, der sofort wieder geschlossen werden darf. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Fertigstellen". Es wird nun bei allen Schülerinnen und Schülern innerhalb des Schülerkontainers das Mahndatum gesetzt, wo es noch nicht vorhanden ist. Bestehende Angaben werden dabei nicht überschrieben.
Die gefilterte Schülermenge sehen Sie im Schülercontainer. Sie können nun die Einträge bei den Schülern kontrollieren und in der Reportverwaltung eine Mahnliste drucken. Diese finden Sie in der Basisreportsammlung im Ordner '''''Reports Allgemein'''''. Der Report '''''Schülerliste - Klasse Gemahnte Schüler.rtm''''' ist für die Stufen- und Schulleitung konzipiert. Der Report '''''Klassenliste - Gemahnte Schüler @KL.rtm''''' ist für die Klassenleitung konzipiert. Beide Reports listen alle gemahnten Fächer mit Mahndatum auf. Sie enthalten somit alle Fächer, welche bereits auf dem Zeugnis des ersten Halbjahres defizitär waren, als auch die neu gemahnten Fächer.


====Übersichtslisten drucken====
==== Mahndatum hinterlegen ====
Sie finden in der Basis-Reportsammlung eine Übersichtsliste "Schülerliste Gemahnte Schüler.rtm" für die Schulleitung bzw. die Koordinatoren und eine Übersichtsliste "Klassenliste Gemahnte Schüler @KL.rtm" für die Klassenleitungen. Diese können Sie optional ebenfalls drucken. Insbesondere im 2. Halbjahr ist es sinnvoll, hierzu eine Übersicht zu drucken, welche alle Mahnungen des Schuljahres enthält. Hierzu können Sie entweder den Filter II abermals einsetzen und im SQL-Befehl folgende Zeilen löschen:
[[Datei:SchILD_Tutorials_Mahndatum_MahndatumÄndern.png|thumb|hochkant=0.7|Ändern oder entfernen Sie ein gesetztes Mahndatum.]]


<pre>
Wenn Sie das Auswahlfeld '''''Aktuelles Datum umgehend als Mahndatum setzen, sofern noch nicht vorhanden''''' aktivieren, so wird beim Auslösen des Filters bei allen gefilterten Schülerinnen und Schülern ein Mahndatum bei jedem gemahnten Fach hinterlegt, sofern noch keines vorhanden ist. Es wird empfohlen, dieses Häkchen zu setzen, wenn Mahnbriefe gedruckt werden sollen. Die ordnungsgemäße Funktion des Mahnbriefes hängt nicht davon ab, ob ein Mahndatum hinterlegt wurde, oder nicht. Es hat informativen Charakter und wird nur im zweiten Halbjahr vom Gruppenprozess für die Filterung ausgewertet.
  AND slad.Jahr=(SELECT sch.Schuljahr FROM EigeneSchule AS sch)
  AND sld.Warndatum IS NULL
</pre>


Alternativ können Sie den Gruppenprozess abermals starten und das erste Auswahlfeld "Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt ist" deaktivieren. Auf diese Weise erhalten Sie eine Übersicht aller gemahnten Fächer des 1. und 2. Halbjahres.
Die Mahnhäkchen werden in ''Schüler ➜ Akt. Halbjahr'' ➜ '''Leistungsdaten''' mit zwei Farben hinterlegt:
* Bei ''roten'' Mahnhäkchen wurde noch kein '''Mahndatum''' hinterlegt.
* Bei ''grünen'' Mahnhäkchen existiert bereits ein Mahndatum.


===Verwendung des Serienbriefs "Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf"===
Das Mahndatum hat informativen Charakter und wird vom Gruppenprozess für die Filterung ausgewertet. Sie können für jedes Mahnhäkchen das Mahndatum über das Kontextmenü (rechte Maustaste) setzen, korrigieren oder löschen.
Dieser Serienbrief muss über den Gruppenprozess ➜ Noten, Zeugnisvorbereitung ➜ Mahnungen drucken aufgerufen werden. Der Gruppenprozess übernimmt die Filterung auf die passende Schülermenge und füllt die Pipeline "Mahnungen" des Reportexplorers. Der Report greift für den Ausdruck auf die Datenpipeline "Warnungen" zurück und funktioniert nur in Kombination mit dem Gruppenprozess. Bei diesem Serienbrief kommt es leider aufgrund eines fehlerhaften Filters im Gruppenprozess unter Umständen im 2. Halbjahr dazu, dass Mahnungen für Schülerinnen und Schüler gedruckt werden, die keine weitere Mahnung im 2. Halbjahr erhalten haben. Diese fehlerhaften Briefe müssen manuell aussortiert werden. Das benötigte Mahnschreiben heißt "Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtm" und befindet sich in der Basis-Reportsammlung, welche Sie hier herunterladen können: https://www.svws.nrw.de/download/schild-reports/basis-reportsammlung


====Schüler mit Hilfe des Gruppenprozesses filtern====
{{Tipp|1=Sie können das Mahndatum auch später setzen, wenn der Ausdruck der Mahnschreiben abgeschlossen ist. Sie können z.B. im Mahnbrief ein zukünftiges Datum angeben, um die Briefe etwas später zu verschicken. Hier bietet es sich dann an, erst zum Versanddatum das Mahndatum zu setzen.}}
Starten Sie den Gruppenprozess ➜ Noten, Zeugnisvorbereitung ➜ Mahnungen drucken. Deaktivieren Sie das Auswahlfeld "Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt wurde. Das Mahnschreiben ist so programmiert, dass immer alle Mahnungen mit oder ohne Mahndatum benötigt werden. Der Report hat einen internen Filter, so dass trotz Deaktivierung des Häkchens nur die zu Mahnenden Fächer des jeweiligen Halbjahres gedruckt werden.
==Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung==


:[[Image:MahnungDrucken.png|Left|500px]]
==== Der Report ====
Das Mahnschreiben ''Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf'' befindet sich in der Basis-Reportsammlung, welche bei der Installation von SchILD-NRW 3 mitgeliefert wird.


====Mahnungen drucken====
Eine eventuell aktualisierte Version können Sie über die [https://svws.nrw.de Webseite des MSB für Schulverwaltungssoftware] im Bereich ''Download ➜ Reports'' herunterladen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Mahnungen drucken". Es öffnet sich der Reportexplorer, so dass sie das Mahnschreiben "Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtm" auswählen können. Wenn Sie das Mahnschreiben ausdrucken, wird für jeden Erziehungsberechtigten, welcher die Berechtigung "erhält Anschreiben" besitzt, ein Mahnschreiben ausgedruckt. Diese Schreiben können zudem in die Dokumentenverwaltung der Schülerin / des Schülers gedruckt werden.


====Mahndatum setzen====
Der Report kann an Grundschulen, weiterführenden Schulen und Berufskollegs genutzt werden.
Nach dem Ausdruck muss noch das Mahndatum bei allen Mahnungen gesetzt werden, welche noch kein Mahndatum haben. Schließen Sie hierzu den Reportexplorer, wenn alle Mahnschreiben und Übersichtslisten gedruckt wurden. Sie gelangen auf diese Weise zum Gruppenprozess zurück. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Abbrechen" und starten Sie den Gruppenprozess erneut. Aktivieren Sie nun beide Auswahlfelder. Es ist nun notwendig, auf die Schaltfläche "Mahnungen drucken" zu klicken, auch wenn keine Mahnungen mehr gedruckt werden sollen. Es öffnet sich nun der Reportexplorer, der sofort wieder geschlossen werden darf. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Fertigstellen". Es wird nun bei allen Schülerinnen und Schülern innerhalb des Schülerkontainers das Mahndatum gesetzt, wo es noch nicht vorhanden ist. Bestehende Angaben werden dabei nicht überschrieben.


:[[Image:MahnungDrucken3.png|Left|500px]]
==== Vorgaben Schulgesetz und Ausbildungs- und Prüfungsordnung ====
Prinzipiell sind die Mahnbriefe Serienbriefe mit erweiterten Funktionen und Rückantwortabschnitt an die Erziehungsberechtigten.  


Hinweis: Sie können zu jedem Zeitpunkt den Gruppenprozess abbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufnehmen. Auf diese Weise können Sie auch schrittweise Mahnschreiben drucken und das jeweilige Mahndatum setzen. Sie sollten jedoch vermeiden, dass bei einem Schüler Mahnhäkchen mit und ohne Mahndatum hinterlegt sind.
Das Aussehen des Mahnschreibens wird in der APO-S I definiert. Dort findet sich auch der Hinweis, dass das Schreiben gemäß Anlage ''"zu verwenden"'' ist. Dies bedeutet, dass keine eigenen Texte zu verwenden sind und dass die Anlage nicht abgeändert werden darf. Die Mahnbriefe wurde in enger Rücksprache mit dem MSB konzipiert und können in den Jahrgangsstufen 3 bis EF verwendet werden.


====Übersichtslisten drucken====
Folgende Vorgaben wurden vom MSB gemacht:
Sie finden in der Basis-Reportsammlung eine Übersichtsliste "Schülerliste Gemahnte Schüler.rtm" für die Schulleitung bzw. die Koordinatoren und eine Übersichtsliste "Klassenliste Gemahnte Schüler @KL.rtm" für die Klassenleitungen. Diese können Sie optional ebenfalls drucken, indem Sie den Gruppenprozess abermals starten. Für diese Reports sollte ebenfalls das erste Auswahlfeld "Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt ist" deaktiviert werden. Auf diese Weise erhalten Sie eine Übersicht aller gemahnten Fächer des 1. und 2. Halbjahres.


===Mahnungen beim Versetzungsprozess===
# der Mahnbrief hat dem Muster aus der APO-SI zu entsprechen
Beim Wechsel vom ersten Halbjahr in das zweite Halbjahr werden bei allen Schülerinnen und Schülern automatisch Mahnhäkchen bei denjenigen Fächern gesetzt, welche mit den Noten 5 oder 6 bewertet wurden. Dies geschieht jedoch nur dann, wenn bei der Versetzung die Fächer vom ersten Halbjahr in das zweite Halbjahr übertragen werden. Sollten die Fächer nicht übertragen worden sein oder die Mahnhäkchen fehlen, so können Sie diese durch den Gruppenprozess [[Mahnungen automatisch setzen]] nachträglich holen. Bei diesen Mahnhäkchen wird das Zeugnisdatum als Mahndatum hinterlegt. Der Gruppenprozess [[Mahnungen automatisch setzen]] ist nur in der Lage Mahnungen aus dem ersten in das zweite Halbjahr zu schreiben. Quartale kennt der Gruppenprozess nicht.
# ein dezidierter Abschluss muss bei einer Abschlussgefährdung nicht ausgesprochen werden
# es unterschreibt immer die Klassenleitung
# eine gesonderte Warnung auf die Note 6 gibt es nicht
# es werden im 2. Halbjahr nur diejenigen Noten aufgelistet, welche abweichend vom ersten Halbjahr defizitär sind. Das Wort -auch- weist darauf hin, dass es vorab Defizite gab.
# Der Mahnbrief wird nur an minderjährige Schulkinder versendet.


===Weitere Hinweise===
==== Ausdruck im ersten Schulhalbjahr ====
Sie können ein Mahndatum entfernen/ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das betreffende Mahnhäkchen klicken und im Kontextmenü  den Menüpunkt "Mahndatum eingeben" wählen. Sie können in dem folgenden Fenster das Mahndatum löschen oder ändern. Es gibt keinen Gruppenprozess zum Ändern oder Entfernen von Eintragungen zum Mahndatum. Sie sollten das Mahndatum immer erst setzen, wenn der Ausdruck der Mahnschreiben abgeschlossen ist.
Im ersten Schulhalbjahr werden alle gemahnten Fächer im Serienbrief aufgelistet. Anhand der Schulform, des Jahrgangs, der Prüfung auf Wiederholer und Verweildauer überprüft der Serienbrief zudem, ob ein Hinweis auf gefährdete Versetzung, gefährdeten Abschluss oder Schulformwechsel gegeben werden muss.
 
==== Ausdruck im zweiten Schulhalbjahr ====
Im zweiten Schulhalbjahr analysiert der Serienbrief das Mahndatum der gemahnten Fächer. Wird ein gemahntes Fach gefunden, welches aus einem Defizit des ersten Halbjahres stammt, so erscheint im Serienbrief das Wort -auch-. Dieses weist darauf hin, dass neben den aufgeführten defizitären Fächern bereits defizitäre Fächer auf dem Halbjahreszeugnis vorhanden waren. Wird ein Fach gefunden, dessen Mahndatum leer ist oder im zweiten Halbjahr neu hinzugekommen ist, so wird dieses Fach im Serienbrief aufgelistet.
 
Anhand der Schulform, des Jahrgangs, der Prüfung auf Wiederholer und Verweildauer überprüft der Serienbrief zudem wiederum, ob ein Hinweis auf gefährdete Versetzung, gefährdeten Abschluss oder Schulformwechsel gegeben werden muss.


[[Kategorie: SchILD-NRW]] [[Kategorie: Zeugnisse]] [[Kategorie: Gruppenprozesse]] [[Kategorie: UNFERTIG]]
[[Kategorie: SchILD-NRW]] [[Kategorie: Zeugnisse]] [[Kategorie: Gruppenprozesse]] [[Kategorie: UNFERTIG]]

Aktuelle Version vom 8. Dezember 2025, 15:09 Uhr

Einleitung

Dieses Tutorial dient der komfortablen Erstellung von Mahnschreiben an die Erziehungsberechtigten über den Gruppenprozess Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜ Mahnungsdruck einleiten

Im Lauf der Zeit hat sich der Prozess der Erstellung von Mahnschreiben weiterentwickelt. Der Gruppenprozess Mahnungsdruck einleiten und der Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Erzieher.rtm und zwei weitere Übersichten für die Klassenleitungen und Stufenleitungen wurden aufeinander abgestimmt.

Die Reports für die Mahnungen finden Sie in der Basisreportsammlung.

Mahnhäkchen setzen

Im ersten Schulhalbjahr werden Mahnhäkchen schülerindividuell bei zu mahnenden Epochalfächern gesetzt. Dies kann auf dem Reiter Schüler ➜ Akt. Halbjahr ➜ Leistungsdaten manuell vorgenommen werden. Dies kann auch mit Hilfe von Notendateien und dem Externen Notenmodul oder über Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜ Noten, Mahnungen und Fehlstunden eingeben erfolgen. Zu jedem Mahnhäkchen kann ein Datum hinterlegt werden. Dies geschieht später durch den zugehörigen Gruppenprozess automatisch.

Im zweiten Schulhalbjahr gelten alle Fächer, welche im ersten Schulhalbjahr eine defizitäre Zeugnisnote hatten, als bereits gemahnt. Dies wird beim versetzungsprozess bereits berücksichtigt, sofern Fächer in das zweite Halbjahr übertragen werden.

Sollten die Fächer beim Versetzungsprozess nicht übertragen worden sein, weil z.B. über die Stundentafel alle Fächer neu ausgerollt werden, so muss die Auswertung der Zeugnisnoten des ersten Halbjahres über den Gruppenprozess Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜ Mahnungen automatisch setzen manuell angestoßen werden. Dieser Prozess markiert die Fächer, welche im ersten Halbjahr defizitär waren, mit Mahnhäkchen und hinterlegt als Mahndatum das Datum der Zeugnisausgabe.

Im späteren Verlauf des zweiten Halbjahres kommen gegebenenfalls weitere zu mahnende Fächer hinzu. Diese können auf die gleiche Art und Weise markiert werden, wie im ersten Halbjahr. Diese Mahnhäkchen haben noch kein Mahndatum.

Der Gruppenprozess Mahnungsdruck einleiten

Streng genommen ist der Gruppenprozess primär ein Filter, welcher auf die zu mahnende Schülergruppe filtert. Der eigentliche Gruppenprozess ist das Setzen des Mahndatums.

Mahnungsdruck einleiten

Sind alle Mahnhäkchen gesetzt, wechseln Sie auf den Reiter Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜ Mahnungsdruck einleiten. Es öffnet sich ein weiteres Fenster mit ausführlicher Beschreibung, um die zu mahnenden Schüler zu filtern und auf Wunsch sofort ein Mahndatum zu setzen.

Schüler filtern, um Mahnbriefe zu drucken

Wenn Sie die Schaltfläche Schüler filtern, um Mahnbriefe zu drucken aktivieren und dann den Filter auslösen, so werden im ersten Halbjahr alle minderjährigen Schülerinnen und Schüler gefiltert, bei denen ein gemahntes Fach gefunden wird.

Im zweiten Schulhalbjahr werden alle minderjährigen Schülerinnen und Schüler gefiltert, bei denen ein gemahntes Fach gefunden wird, dessen Mahndatum nicht dem Datum der Zeugnisausgabe des ersten Schulhalbjahres entspricht. Auf diese Weise werden nur diejenigen Schülerinnen und Schüler gefiltert, bei denen abweichend von defizitären Noten im ersten Halbjahreszeugnis zu mahnende Fächer hinzugekommen sind.

Die gefilterte Schülermenge sehen Sie im Schülercontainer. Sie können nun die Einträge bei den Schülern kontrollieren und in der Reportverwaltung den Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Erzieher.rtm ausdrucken. Hinweise zur Funktionsweise des Serienbriefs finden Sie weiter unten.

Schüler filtern, um Mahnlisten zu drucken

Sie können die zu filternde Schülergruppe einschränken, indem Sie die Schaltfläche Nur Mahnungen berücksichtigen, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt ist. Es wird nicht empfohlen, dieses Häkchen zu setzen, da es die ordnungsgemäße Funktion der Serienbriefe und Mahnreports unterwandert.

Wenn Sie die Schaltfläche Schüler filtern, um Mahnlisten zu drucken aktivieren und dann den Filter auslösen, so werden sowohl im ersten als auch im zweiten Halbjahr alle Schülerinnen und Schüler gefiltert, bei denen ein gemahntes Fach gefunden wird. Hierbei wird auch nicht unterschieden, ob ein Mahndatum hinterlegt wurde, oder nicht.

Die gefilterte Schülermenge sehen Sie im Schülercontainer. Sie können nun die Einträge bei den Schülern kontrollieren und in der Reportverwaltung eine Mahnliste drucken. Diese finden Sie in der Basisreportsammlung im Ordner Reports Allgemein. Der Report Schülerliste - Klasse Gemahnte Schüler.rtm ist für die Stufen- und Schulleitung konzipiert. Der Report Klassenliste - Gemahnte Schüler @KL.rtm ist für die Klassenleitung konzipiert. Beide Reports listen alle gemahnten Fächer mit Mahndatum auf. Sie enthalten somit alle Fächer, welche bereits auf dem Zeugnis des ersten Halbjahres defizitär waren, als auch die neu gemahnten Fächer.

Mahndatum hinterlegen

Ändern oder entfernen Sie ein gesetztes Mahndatum.

Wenn Sie das Auswahlfeld Aktuelles Datum umgehend als Mahndatum setzen, sofern noch nicht vorhanden aktivieren, so wird beim Auslösen des Filters bei allen gefilterten Schülerinnen und Schülern ein Mahndatum bei jedem gemahnten Fach hinterlegt, sofern noch keines vorhanden ist. Es wird empfohlen, dieses Häkchen zu setzen, wenn Mahnbriefe gedruckt werden sollen. Die ordnungsgemäße Funktion des Mahnbriefes hängt nicht davon ab, ob ein Mahndatum hinterlegt wurde, oder nicht. Es hat informativen Charakter und wird nur im zweiten Halbjahr vom Gruppenprozess für die Filterung ausgewertet.

Die Mahnhäkchen werden in Schüler ➜ Akt. Halbjahr ➜ Leistungsdaten mit zwei Farben hinterlegt:

  • Bei roten Mahnhäkchen wurde noch kein Mahndatum hinterlegt.
  • Bei grünen Mahnhäkchen existiert bereits ein Mahndatum.

Das Mahndatum hat informativen Charakter und wird vom Gruppenprozess für die Filterung ausgewertet. Sie können für jedes Mahnhäkchen das Mahndatum über das Kontextmenü (rechte Maustaste) setzen, korrigieren oder löschen.

Tipp.png
Tipp

Sie können das Mahndatum auch später setzen, wenn der Ausdruck der Mahnschreiben abgeschlossen ist. Sie können z.B. im Mahnbrief ein zukünftiges Datum angeben, um die Briefe etwas später zu verschicken. Hier bietet es sich dann an, erst zum Versanddatum das Mahndatum zu setzen.


Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung

Der Report

Das Mahnschreiben Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf befindet sich in der Basis-Reportsammlung, welche bei der Installation von SchILD-NRW 3 mitgeliefert wird.

Eine eventuell aktualisierte Version können Sie über die Webseite des MSB für Schulverwaltungssoftware im Bereich Download ➜ Reports herunterladen.

Der Report kann an Grundschulen, weiterführenden Schulen und Berufskollegs genutzt werden.

Vorgaben Schulgesetz und Ausbildungs- und Prüfungsordnung

Prinzipiell sind die Mahnbriefe Serienbriefe mit erweiterten Funktionen und Rückantwortabschnitt an die Erziehungsberechtigten.

Das Aussehen des Mahnschreibens wird in der APO-S I definiert. Dort findet sich auch der Hinweis, dass das Schreiben gemäß Anlage "zu verwenden" ist. Dies bedeutet, dass keine eigenen Texte zu verwenden sind und dass die Anlage nicht abgeändert werden darf. Die Mahnbriefe wurde in enger Rücksprache mit dem MSB konzipiert und können in den Jahrgangsstufen 3 bis EF verwendet werden.

Folgende Vorgaben wurden vom MSB gemacht:

  1. der Mahnbrief hat dem Muster aus der APO-SI zu entsprechen
  2. ein dezidierter Abschluss muss bei einer Abschlussgefährdung nicht ausgesprochen werden
  3. es unterschreibt immer die Klassenleitung
  4. eine gesonderte Warnung auf die Note 6 gibt es nicht
  5. es werden im 2. Halbjahr nur diejenigen Noten aufgelistet, welche abweichend vom ersten Halbjahr defizitär sind. Das Wort -auch- weist darauf hin, dass es vorab Defizite gab.
  6. Der Mahnbrief wird nur an minderjährige Schulkinder versendet.

Ausdruck im ersten Schulhalbjahr

Im ersten Schulhalbjahr werden alle gemahnten Fächer im Serienbrief aufgelistet. Anhand der Schulform, des Jahrgangs, der Prüfung auf Wiederholer und Verweildauer überprüft der Serienbrief zudem, ob ein Hinweis auf gefährdete Versetzung, gefährdeten Abschluss oder Schulformwechsel gegeben werden muss.

Ausdruck im zweiten Schulhalbjahr

Im zweiten Schulhalbjahr analysiert der Serienbrief das Mahndatum der gemahnten Fächer. Wird ein gemahntes Fach gefunden, welches aus einem Defizit des ersten Halbjahres stammt, so erscheint im Serienbrief das Wort -auch-. Dieses weist darauf hin, dass neben den aufgeführten defizitären Fächern bereits defizitäre Fächer auf dem Halbjahreszeugnis vorhanden waren. Wird ein Fach gefunden, dessen Mahndatum leer ist oder im zweiten Halbjahr neu hinzugekommen ist, so wird dieses Fach im Serienbrief aufgelistet.

Anhand der Schulform, des Jahrgangs, der Prüfung auf Wiederholer und Verweildauer überprüft der Serienbrief zudem wiederum, ob ein Hinweis auf gefährdete Versetzung, gefährdeten Abschluss oder Schulformwechsel gegeben werden muss.

Abgerufen von „https://schulverwaltungsinfos.nrw.de/svws/wiki/index.php?title=Mahnbriefe_drucken_(Tutorial)&oldid=6293“