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Serienbriefsammlung (Reportverwaltung): Unterschied zwischen den Versionen
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Serienbriefsammlung (Reportverwaltung) (Quelltext anzeigen)
Version vom 20. März 2024, 10:41 Uhr
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__TOC__ | __TOC__ | ||
Die Serienbriefe wurden für SchILD-NRW 3 überarbeitet und sind nun einfach und sehr flexibel einsetzbare Vorlagen. | |||
==Übersicht== | ==Übersicht== | ||
[[Datei:SchILD_Reports_Serienbriefe_Übersicht.png|thumb|hochkant=1.7|Übersicht über den Ordner mit den Serienbriefen im ''\SVWS-Arbeitsverzeichnis\Schild-Reports\''.]] | [[Datei:SchILD_Reports_Serienbriefe_Übersicht.png|thumb|hochkant=1.7|Übersicht über den Ordner mit den Serienbriefen im ''\SVWS-Arbeitsverzeichnis\Schild-Reports\''.]] | ||
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* Ein Serienbrief an Erzieher | * Ein Serienbrief an Erzieher | ||
* Ein Serienbrief an SuS | * Ein Serienbrief an SuS | ||
* Ein Serienbrief zur Mahnung über eine gefährdete Versetzung | * Ein Serienbrief zur Mahnung über eine gefährdete Versetzung. Der Inhalt dieses Serienbriefs ist mit dem MSB abgestimmt. | ||
Die Serienbriefe entsprechen der DIN 5008 für Briefe, was Adressblöcke, Falzmarken und so weiter betrifft. | Die Serienbriefe entsprechen der DIN 5008 für Briefe, was Adressblöcke, Falzmarken und so weiter betrifft. | ||
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Fügen Sie '''Platzhalter''' ein, um dynamisch Informationen aus der Datenbank zu laden. Weiter unten werden die Platzhalter ausführlicher behandelt. | Fügen Sie '''Platzhalter''' ein, um dynamisch Informationen aus der Datenbank zu laden. Weiter unten werden die Platzhalter ausführlicher behandelt. | ||
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[[Datei:SchILD_Reports_Serienbriefe_BrieftextSpeichern.png|thumb|hochkant=1. | [[Datei:SchILD_Reports_Serienbriefe_BrieftextSpeichern.png|thumb|hochkant=1.7|Speichern]] | ||
Falls der Brieftext später noch verwendet werden und gespeichert werden soll, klicken Sie auf <code>speichern</code>. | Falls der Brieftext später noch verwendet werden und gespeichert werden soll, klicken Sie auf <code>speichern</code>. | ||
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Übernehmen Sie die Änderungen und nun wird Ihr Serienbrief generiert. | Übernehmen Sie die Änderungen und nun wird Ihr Serienbrief generiert. | ||
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===Einen Brieftext nur einmal verwenden=== | ===Einen Brieftext nur einmal verwenden=== | ||
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* Starten Sie den Serienbrief-Report. | * Starten Sie den Serienbrief-Report. | ||
* Wählen Sie bei der Nachfrage, ob ein Brieftexte geladen werden soll, die Option <code>Nein</code>. | * Wählen Sie bei der Nachfrage, ob ein Brieftexte geladen werden soll, die Option <code>Nein</code>. | ||
* Öffnen Sie den RichText-Editor, indem Sie mit der <code>Rechten Maustaste</code> auf das RichText-Feld klicken und auf <code>Bearbeiten</code> klicken. | |||
* Geben Sie Ihren Brieftext mit den gewünschten Platzhaltern in den Editor ein. | * Geben Sie Ihren Brieftext mit den gewünschten Platzhaltern in den Editor ein. | ||
* Klicken Sie oben rechts auf das <code>X</code>, um den Editor zu schließen. | * Klicken Sie oben rechts auf das <code>X</code>, um den Editor zu schließen. | ||
* Beantworten Sie die Frage, ob die Änderungen übernommen werden sollen, mit <code>Ja</code> | * Beantworten Sie die Frage, ob die Änderungen übernommen werden sollen, mit <code>Ja</code>. | ||
* Sie können den Report über "Vorschau" generieren und drucken. Sie können den Report auch speichern und dann normal generieren. Ihr Text wird nun als Standardtext in der Vorlage übernommen. | |||
<br clear=all> | <br clear=all> | ||
{{Hinweis|1=Überschreitet die Textlänge eine Seite, beherrschen die Serienbriefe Seitenumbrüche.}} | |||
{{Tipp|1=Eventuelle Fußbereiche zum Unterschreiben und/oder Abtrennen und zurückgeben werden mit den relevanten Platzhaltern am Ende des Brieftexts integriert. Achten Sie hierbei auf passende Seitenumbrüche.}} | |||
==Platzhalter verwenden== | ==Platzhalter verwenden== | ||
[[Datei:SchILD_Reports_Serienbriefe_Platzhalter.png|thumb|hochkant=1.2|Die Platzhalter in der Kategorie ''Schüler''.]] | |||
Die Stärke von automatisch generierten Serienbriefen ist, dass Platzhalter dynamisch mit den passenden Inhalten aus der Datenbank befüllt werden. | |||
Ein Platzhalter wird in diesen Serienbriefen durch ein ein Dollar-Zeichen eingeschlossenes Wort gekennzeichnet. So würde der Platzhalter ''$Schuljahr$'' beim Generieren des Serienbriefs zum aktuellen Schuljahr werden. | |||
Wann immer ein Platzhalter nur eine männliche Form darstellt, wird ausgehend vom in der Datenbank hinterlegten Geschlecht die männliche oder weiblicher Form gesetzt. ''$Herr$'' würde damit zu ''Herr'' oder ''Frau'', ''$Schueler$'' würde im Serienbrief als ''Schüler'' oder ''Schülerin'' erscheinen. | |||
Der Text | |||
$Vorname$ aus der Klasse $Klasse$ hat so gut gelernt, dass $er$ die Folgeklasse $Folgeklasse$ überspringen kann. | |||
würde im Serienbrief zum Beispiel zu | |||
Kevin aus der Klasse 6b hat so gut gelernt, dass er die Folgeklasse 7b überspringen kann. | |||
Es gibt Platzhalter in unterschiedlichen Kategorien: | |||
* '''Schüler''': enthält Daten zu Schülern und deren Anrede, siehe Screenshot. | |||
* '''Erzieher''': enthält diverse Aussagen zu Erziehern, die etwa in zurückzugebenden Abschnitten verwendet werden könnten. Beispiele wäre etwa ein Textblock zu "mein Sohn/meine Tochter". | |||
* '''Anrede der Erzieher''': enthält formelle und persönliche Anreden für Erzieher. | |||
* '''Klassenleitung''' und '''stv. Klassenleitung''': enthält die mit der (stellvertretenden) Klassenleitung verbundenen Daten, wie Namen, grammatikalische Abwandlungen zu "Klassenlehrer/in", Anrede, Titel. | |||
* '''Schulleitung''': Wie oben, nur für die Schulleitung. | |||
* '''Platzhalter''': enthält einmal das $Tagesdatum$. Bei Verwendung der übrigen Felder wird eine Nutzereingabe abgefragt: | |||
** ''$Eingabetext$'', ''$Eingabetext2$'' und ''$Eingabetext3$'': lassen Sie beim Aufruf frei wählbare Zeilen eingeben. | |||
** ''$Datumsauswahl$'', ''$Datumsauswahl2$'', ''$Datumsauswahl3$'' und ''$Datumsauswahl Langform$'', ''$Datumsauswahl Langform2$'' und ''$Datumsauswahl Langform3$'' lassen Sie jeweils ein Datum auswählen, dass dann im Datumsformat oder in der Langform ausgegeben werden. | |||
* '''Sonderfunktionen''': enthalten Platzhalter wie einen Hinweis auf einen $Seitenwechsel$. | |||
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{{Tipp|1=Alle Platzhalter finden Sie in der Datei ''Serienbriefe\RTF-Serienbriefvorlagen\Übersicht Platzhalter.rtf''. Sie können einen Serienbrief mit dieser RTF-Datei generieren lassen, um zu sehen, wie sich die Platzhalter verhalten würden. | |||
Weiterhin können Sie die Datei direkt öffnen, etwa, um gewünschte Platzhalter per Kopieren und Einfügen direkt in Ihrem Text zu verwenden.}} | |||
===Zugriff auf weitere Datenbankfelder=== | |||
{{Achtung|1=Das hier beschriebene Vorgehen ist technisch fortschrittlich.}} | |||
[[Datei:SchILD_Reports_Serienbriefe_Bearbeiten_MailMerge.png|thumb|hochkant=0.8|Im Report-Designer wird das RichText-Feld zum Bearbeiten geöffnet.]] | |||
Ist der Report im Bearbeiten-Modus geöffnet, klicken Sie mit der <code>Rechten Maustaste</code> auf das RichText-Feld und wählen Sie bearbeiten, um den Editor zu öffnen. | |||
<br clear=all> | |||
[[Datei:SchILD_Reports_Serienbriefe_MailMerge.png|thumb|hochkant=1.7|Nutzen Sie Mail Merge, um in RichText-Feldern auch auf andere Datenquellen und deren Felder zuzugreifen.]] | |||
Neben den im Serienbrief enthaltenen Platzhaltern ist es auch möglich, im RichText-Feld, das den Brieftext enthält, auch auf die Datenquellen von SchILD-NRW und deren Felder zuzugreifen. | |||
Öffnen Sie hierzu einen Serienbrief über den Report Explorer mit <code>Bearbeiten</code>. | |||
Klicken im Report mit der <code>Rechten Maustaste</code> auf das RichText-Feld, das per Standard nun den Leertext "Brieftext" enthält. | |||
Nun können Sie frei einen Text schreiben. | |||
[[ | Oben rechts im Kasten muss '''MailMerge''' per Haken aktiviert sein. | ||
Ist dies der Fall, kann im Bereich darunter auf alle ''Datenquellen'' von SchILD-NRW zugegriffen werden. | |||
Der Kasten darunter enthält alle ''Datenfelder'' der jeweiligen Datenquellen. | |||
Nun können Sie Datenfelder per <Code>Doppelklick</code> in Ihren Text einfügen. Achten Sie darauf, dass diese Codestücke von Ihnen nicht mehr verändert werden. | |||
Hier im Beispiel werden die Felder der ''"Fehlstunden"'' und ''"Unentschuldigten Fehlstunden"'' eines Schülers in der Datenquelle ''Lernabschnitte'' ausgelesen. Hierbei werden die Felder ''SumFehlStd'' und ''SumFehlStdU'' aus dem aktuellen Lernabschnitt über Mail Merge im RichText-Feld eingefügt. | |||
Schreiben Sie den Text um diese Codestücke herum, die ebenfalls formatiert werden können. | |||
{{Hinweis|1=Sie befinden sich hier auf einer technischen Ebene und nicht alle Datenfelder, die hinzugefügt werden können, machen auch tatsächlich Sinn oder erzeugen für einen Serienbrief sinnvolle Ergebnisse. Mitunter muss etwas herumprobiert werden. Nutzen Sie im Zweifel das Supportangebot im Forum.}} | |||
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[[Datei:SchILD_Reports_Serienbriefe_MailMerge_Speichern.png|thumb|hochkant=1.4|Speichern Sie Ihre Arbeit.]] | |||
Speichern Sie Ihren Text in ''SchILD-Reports\Serienbriefe\RTF-Serienbriefvorlagen'', um ihn zu einem späteren Zeitpunkt in einem Serienbrief zu verwenden. | |||
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[[Datei:SchILD_Reports_Serienbriefe_MailMerge_Beispiel.png|thumb|hochkant=1.4|Mail Merge im Beispiel.]] | |||
Der Text wurde nun bei der Generierung des Serienbriefs geladen und holt sich die Fehlstunden über Mail Merge aus der Datenbank. | |||
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[[Kategorie:SchILD-NRW]] [[Kategorie: Report]] [[Kategorie: Tutorial]] | |||