Anforderung: Emailversand an Verteiler

[eltern@ikg]

Moin miteinander,

als Elternpflegschaftsvorsitzender (... EPV) muss ich mit den Eltern kommunizieren können, meistens ohne deren Emailadressen zu kennen.

Bisher hatte ich zwei Möglichkeiten:
1) Ich lasse die Nachricht von allen Klassen-/Jahrgangsvorsitzenden (KPV/JPV) weiterleiten oder
2) ich lasse die Nachricht vom Sekretariat weiterleiten.

Nachteil zu 1: Oftmals liegen den KPV/JPV nur einige Kontaktdaten vor, da sie die selbst erfragen müssen. Also werden nicht alle Eltern informiert.
Nachteil zu 2: Wenn jemand unaufmerksam auf die Nachricht antwortet, wird die Sekretärin mit Nachrichten überhäuft, die sie dann wieder an mich weiterleiten muss.

Mein Anforderung lautet daher: SchILD soll die Möglichkeit bieten, über einen Emailverteiler alle Eltern oder die Eltern ausgewählter Klassen/Jahrgänge anzuschreiben, ohne dass der Absender Kenntnis über die einzelnen Emailadressen bekommen kann.

Den Ablauf stelle ich mir wie folgt vor:
Email an Verteileradresse (bspw. Eltern-7b@<schule>.<tld>) geht an SchILD, SchILD wertet die Adresse aus, nimmt den Emailinhalt (samt Anhängen) und leitet an die hinterlegten Elternadressen in BCC weiter. Als Empfängerfeld kann meinetwegen der ursprüngliche Absender eingetragen werden (=Bestätigung, dass die Nachricht rausgegangen ist). -- Ich habe von der Schule ein internes Emailkonto für den EPV einrichten lassen.

Kann SchILD sowas?

[sbrando]

Den Ablauf stelle ich mir wie folgt vor:
Email an Verteileradresse (bspw. Eltern-7b@<schule>.<tld>) geht an SchILD, SchILD wertet die Adresse aus, nimmt den Emailinhalt (samt Anhängen) und leitet an die hinterlegten Elternadressen in BCC weiter. Als Empfängerfeld kann meinetwegen der ursprüngliche Absender eingetragen werden (=Bestätigung, dass die Nachricht rausgegangen ist). -- Ich habe von der Schule ein internes Emailkonto für den EPV einrichten lassen.

Kann SchILD sowas?

Da SchILD ein Datenbank-Frontend und kein E-Mail-Server ist, kann es das nicht. SchILD kann bestimmte Informationen aus dem Programm heraus per Mail versenden (über einen entsprechend zu konfigurierenden SMTP-Server), aber es kann keine E-Mails "erhalten" und "auswerten".

[eltern@ikg]

Genau, es braucht eine Abfrage durch ein Skript, das durch die Email angetriggert wird. -- Das ist nur eine Möglichkeit, es gibt sicherlich noch weitere (zB. eine entsprechende Weboberfläche).

Eltern haben ja keinen Zugriff auf SchILD (und sollen diesen auch nicht bekommen), müssen aber mit den anderen Eltern kommunizieren können. Es ist unpraktikabel, zu Beginn eines jeden Schuljahres erst alle Emailadressdaten der Eltern einzuholen. Das müsste nach DSGVO gemacht werden. Dabei liegen die Daten in SchILD und könnten DSGVO-konform genutzt werden.

[Raffenberg]

Das geht nicht. Das wäre auch nicht zulässig.

[Uli Dierkes]

als Elternpflegschaftsvorsitzender

... müssen Sie mit den Klassenpflegschaftsvorsitzenden (plus eventuell mit deren Stellvertretern) kommunizieren können. Dazu benötigen Sie deren Mailadressen, die Sie leicht in Ihrer ersten Jahressitzung erfragen bzw. durch Listeneintragung erfassen können.
Sie brauchen nicht direkt mit sämtlichen Eltern zu kommunizieren. Falls Sie einmal alle Eltern informieren wollen, machen Sie das über die Klassenpflegschaftsvorsitzenden mit der Bitte um Weiterleitung an die Eltern aus deren Klasse.

So funktioniert ein repräsentatives demokratisches System.
Auch der Bundeskanzler oder ein Bundestagsabgeordneter schreibt im Regelfall nicht direkt alle Bürger an, sondern transportiert sein Anliegen über untere Verwaltungsbehörden oder Partei-Gliederungen an die Bürger. Weihnachts- oder Neujahrs-Ansprachen sind eine Ausnahme, aber das ist ja auch keine arbeitsbezogene Kommunikation.

[eltern@ikg]

Warum stehen die Emailadressen der Eltern dann überhaupt in SchILD? Die Schul-/Klassen-/Jahrgangsleitung kann sich ja an die Elternvertretungen wenden, die das dann an die Eltern weitergibt...

Das ist unpraktikabel und unnötig.

Zur Schulgemeinschaft gehören Eltern gleichermaßen wie Lehrkräfte und SuS. Warum wird diese Featureanfrage pauschal abgewiesen?

[Raffenberg]

Datenschutz nimmt leider keine Rücksicht auf Praktikabilität.

Laut VO-DV I ist die Angabe einer E-Mail-Adresse der Eltern eine freiwillige Angabe für Schild, während andere Angaben Pflichtangaben sind. Damit dürfen wir die E-Mail-Adressen offiziell annehmen, die Eltern können aber die E-Mail-Adresse auslassen. Darüber hinaus darf nur die Schulverwaltung auf diese Daten zugreifen, weshalb SchILD keinen E-Mail-Empfang von außen annimmt.

Die Schulpflegschaft ist ein eigenständiges Organ. Deshalb darf die Schule der Schulpflegschaft die E-Mail-Adressen nicht übergeben. Der von Ihnen vorgeschlagene Weg ist trickreich erdacht. Ob die Berührungspunkte technischer oder persönlicher Natur sind, spielt aber leider keine Rolle.

Genau das ist die Konsequenz, weshalb die Schulpflegschaft Infos über Klassenpflegschaften BCC verteilt, sofern die Eltern willens sind, die E-Mail-Adresse auszuhändigen.

In der Regel hat sich etabliert, am Klassenpflegschaftsabend einen Vorsitz zu wählen, der seine E-Mail-Adresse an die Tafel schreibt und die Eltern bittet, eine E-Mail mit einem vereinbarten Betreff an diese Adresse zu senden. Das sich jemand verweigert, kann man nicht verhindern.

[eltern@ikg]

Wir sind uns einig beim Datenschutz.

Ich frage nicht nach einer Schnittstelle, um an Daten aus SchILD heranzukommen. Ich bitte um eine automatisierte Möglichkeit der Emailweiterleitung, damit die Elternarbeit überhaupt möglich wird.

2) ich lasse die Nachricht vom Sekretariat weiterleiten.

Dieses Vorgehen unterscheidet sich nur darin, dass ich einen Menschen bemühen muss für etwas, das ein Skript/Software schneller und zuverlässiger erledigen kann.

Die Elternschaft muss die Kontaktdaten jedes Schuljahr neu erfragen. Überlegen Sie, was es für die Schulverwaltung bedeutete, wenn die Elterndaten (und sei es nur die Emailadresse) jedes Jahr neu erfragt werden müssten und wie viele Eltern dann überhaupt noch für sie erreichbar wären. Das bietet dem Datenschutz keinen Mehrwert sondern ist reine Bürokratie.

Ich verweise auf §62 BASS, Absatz 1:

Lehrerinnen und Lehrer, Eltern, Schülerinnen und Schüler wirken in vertrauensvoller Zusammenarbeit an der Bildungs- und Erziehungsarbeit der Schule mit und fördern dadurch die Eigenverantwortung in der Schule. (...)

und weiter Absatz 10:

Die Schule stellt den Mitwirkungsgremien die notwendigen Einrichtungen und Hilfsmittel zur Verfügung.

Ich bin gerne bereit, mit Ihnen zusammen die Randbedingungen und konkrete Umsetzung zu erarbeiten.

[Raffenberg]

Wir sind uns einig beim Datenschutz.

Hallo,
Genau damit scheitert jeder weitere Gedanke der Umsetzung (s. Erläuterung oben). Die von Ihnen zitierten Rechtspassagen ändern daran nichts und beziehen sich nicht auf E-Mail-Adressen bzw. E-Mail-Pflege und -weiterleitung.