Schulverwaltungssoftware NRW

Hallo an alle,

hat jemand Erfahrung mit der Datenauskunft gemäß DSGVO? Ein Schüler hat diese angefordert.

Laut SL soll folgendes zur Verfügung gestellt werden:

Stammdaten, Schulische Laufbahn, Leistungsdaten und Zeugnisse, Entschuldigungen und Abwesenheiten, Sonstige Unterlagen

Im Moment tendiere ich dazu, vor allem ein Stammblatt als pdf zu speichern, ich auch sämtlichen Schriftverkehr aus der Dokumentenverwaltung kopieren. Damit wären vor allem die ersten drei Punkte erledigt. Entschuldungen und Abwesenheiten haben wir sicherlich nur insoweit, wie diese auf den Zeugnissen stehen, sonstige Unterlagen finden sich wenn auch in der Dokumentenverwaltung.

Hat jemand Erfahrung in dieser Hinsicht? Vorschläge, oder gar einen Report?

Vielen Dank im voraus!

Rechtsklick auf den Namen im Container - > Informationelle Selbstauskunft erstellen
Fehlstunden usw. werden in der Regel (außer beim digitalen Klassenbuch) nicht digital gespeichert und gehören daher nicht in die Auskunft nach DSGVO.

Naja, nur weil Daten nicht digital erfasst oder verarbeitet werden, heißt das nicht, dass sie nicht beauskundet werden müssen. Auch eine analoge Datenverarbeitung ist eine Datenverarbeitung. Dann müssen eben die Entschuldigungsbögen/ Klassenbücher o.ä. ausgewertet werden.

Das ist dann aber keine Auskunft nach DSGVO, auf die jeder ein entsprechendes Anrecht hat.
Gibt es denn ähnliches für analoge Datenerfassungen?

Die DSGVO umfasst alle Datenverarbeitungsarten. Dabei ist es egal ob die mit Software oder Karteikarten erfolgt.

Um hier auf Nummer sicher zu gehen, würde ich Kontakt zum behördlichen Datenschutzbeauftragten aufnehmen. Bezogen auf SchILD-NRW ist die von Herrn Torspecken genannte Funktion vorgesehen. Alle Vorgänge, welche andere Software oder analoge Bereiche betreffen, sollten Sie mit dem Datenschutzbeauftragten oder mit dem jeweiligen Softwarehersteller abklären.
https://www.schulministerium.nrw/schule ... hulbereich

Was z.B. auch dazu gehört, sofern im Einsatz:
Untis,
M365,
Anton App

Jochen Torspecken hat geschrieben: Montag 19. Januar 2026, 10:38 Rechtsklick auf den Namen im Container - > Informationelle Selbstauskunft erstellen
...

Hallo,

hat jemand das schon mal getestet? Bei mir scheitert Schild 3 an der angeblich fehlenden Postleitzahl. Die Anschrift ist hier wohl nicht mehr Bestandteil der Tabelle Schueler.

kroerig hat geschrieben: Sonntag 1. Februar 2026, 19:26 Die DSGVO umfasst alle Datenverarbeitungsarten. Dabei ist es egal ob die mit Software oder Karteikarten erfolgt.

Ist das so? In der DSGVO steht als "Sachlicher Anwendungsbereich":
Diese Verordnung gilt für die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie für die nichtautomatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen.

Somit wäre z.B. das klassische Klassenbuch auf Papier außen vor.
(Aber ich bin kein Jurist, vielleicht verstehe ich das auch einfach nur falsch...)

Da ist die deutsche Übersetzung leider ungenau. Im Englischen heiß es nämlich:

This Regulation applies to the processing of personal data wholly or partly by automated means and to the processing other than by automated means of personal data which form part of a filing system or are intended to form part of a filing system.

Und filing system heißt auf deusch: Ablagesystem
https://dict.leo.org/german-english/filing%20system

Das kann sowohl digital als auch analog sein.

Jetzt ist es so, dass es in der EU kein Original gibt. Alle Übersetzungen gelten gleichberechtigt. Was genau gemeint ist müssen im Zweifel Gerichte entscheiden. Allerdings ist die englische Fassung die, von denen sich die anderen ableiten.