Schulverwaltungssoftware NRW

Worum geht es?
Beim Zuordnen von JPG-Bildern zu den entsprechenden Schülern in der Datenbank mit Hilfe des Programms Schildfoto (aktuelle Version 2.7.5.1) von Ribeka kommt es bei nahezu jeder Maus-Aktion zu Verzögerungen und teilweise Grafikproblemen in der Programmoberfläche. Der ganze Vorgang ist extrem "ruckelig" und langsam. Bei großen, ggf. von modernen Smartphones stammenden Bildern (mit einigen MB pro Bild) ist das Programm definitiv unbenutzbar.
"Vorgeschichte":
Wir nutzen Schildfoto seit vielen Jahren (also auch schon lange vor der Umstellung auf Schild-Zentral). Das Problem fiel zum ersten Mal im Herbst 2023 auf, als wir von der ursprünglich seit Lizenz-Erwerb genutzten Version (damals 1.7.77.2) auf die Version 2.7.1.1 (bzw. etwas später 2.7.1.2) umgestiegen sind. Zur Umgehung des Problems konnte ich bisher die ganz alte Version des Programms weiter nutzen, die die beschriebene Problematik erstaunlicherweise nicht zeigte. Im Zuge der diesjährigen Umstellung auf Schild-Zentral ist das nun technisch nicht mehr weiter möglich, und leider weist die uns per Schild-Zentral zur Verfügung gestellte Schildfoto-Version die gleiche Problematik wieder auf.
Was bereits bekannt ist bzw. unternommen wurde:

• Das Ausmaß der Problematik hängt von der Dateigröße der zu importierenden Bilder ab. Wenn vorliegende JPG-Bilder vorab mit einem Grafikprogramm z.B. auf Höhe 160 Pixel skaliert werden (die Einzeldateien sind dann meist unter 50KB groß), läuft zumindest die Anzeige der Vorschaubilder in Schildfoto schneller, im weiteren Verlauf ruckelt das Programm aber trotzdem.

• Das Problem trat (und tritt immer noch) auch dann auf, wenn ich Schildfoto (ohne oder mit "Zentral") an einem PC im Schulnetzwerk oder einem isolierten Einzel-PC mit leistungsfähiger Hardware und guter Internetverbindung starte. Es wurde auch sichergestellt, dass Sicherungssysteme wie z.B. eine Firewall keine Prozesse blockieren.

• Ich habe bereits Kontakt zu den entsprechenden Support-Stellen hergestellt, sowohl bei Firma Ribeka als auch bei dem für uns zuständigen Rechenzentrum der OWL-IT. Es handelt sich wohl nicht um ein "bekanntes" Problem, das andere Kunden auch gemeldet hätten. Vermutungen der Support-Mitarbeiter (wie z.B. Qualität der Internetverbindung oder Ablageort der Bilddateien) haben bisher nicht zur Eingrenzung oder gar Lösung des Problems geführt.

Mein Anliegen hier:
Es liegt auf der Hand, dass die Support-Stellen von Ribeka und Rechenzentrum hier die relevantesten Ansprechpartner sind, und ich werde da auch dranbleiben. Meine Frage an die Forums-Teilnehmer hier: Gibt es jemanden, bei dem Schildfoto unter Schild-Zentral flüssig und zuverlässig läuft?
In der Vergangenheit konnte schon so manches Schild-Problem gelöst werden (oft mit Hilfe aus dem Forum), aber aktuell sehe ich gerade keinen weiteren Ansatzpunkt, der mich überhaupt die grundlegende Problemursache erahnen lässt.
Sollte Schildfoto für uns nicht mehr nutzbar sein, bleibt natürlich immer noch die Möglichkeit, in Schild direkt jeden Schüler einzeln anzuklicken und die Funktion "Foto laden" zu nutzen. Der Zeitaufwand wäre dann entsprechend höher, gerade wenn viele Klassen mit Schülerausweisen zu versorgen sind. Da fände ich es auch interessant, wie dies an anderen Schulen gehandhabt wird, die die Schülerausweise ebenfalls selbst herstellen.

Ich bedanke mich für Ihre und eure Aufmerksamkeit!

Es war von vornherein nicht unwahrscheinlich, dass wenig oder kein Feedback zu diesem Problem erfolgen würde. Wir haben die neuen Schülerausweis-Fotos nun über die Schild-interne Funktion "Foto laden" einzeln importiert. Der Aufwand (im Vergleich zur Nutzung von Schildfoto) war in meinen Augen durchaus noch vertretbar, zumal ein hilfsbereiter Kollege mich unterstützt hat.
Es hätte mich schon interessiert, was genau die Ursache dieses womöglich seltenen Problems ist, aber leider ist es nicht gelungen, überhaupt eine Schule zu finden, die ebenfalls mit Schildfoto arbeitet.
Im Endeffekt fühlt sich keine Support-Stelle wirklich zuständig: Ribeka sagt "wir können kein Problem in unserem Programm finden, wenden Sie sich mal an Ihr für Schild-Zentral zuständiges Rechenzentrum". Und das Rechenzentrum stellt sich auf den Standpunkt "Schildfoto stammt ja nicht von uns, wir stellen es lediglich technisch zur Verfügung. Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung und wenden Sie sich an Ribeka."
Vielen Dank an alle, die meine Anfrage gelesen haben!

Hallo Herr Rupprecht,

es ist in manchen Dingen wirklich schwer herauszufinden, wo genau ein Problem liegt. Es ist wie Katz und Maus, Hase und Igel. Jede Abteilung is sich sicher, dass ihre Produkte fehlerfrei agieren. Dass die Anwendungen beim Hersteller laufen, aber beim Kunden nicht immer, kann verschiedene Gründe haben. Im Falle von SchildFoto wird das auch so sein, wenngleich wir damit hier keine ernsthaften Probleme haben. Aus ihren Screenshots und Beschreibungen heraus laufen die Module ja über ein Rechenzentrum das mit Sicherheit hinreichend performant sein wird. Die Anwendung an sich funktioniert ja auch. Ich habe sie bei uns auch via VPN mit sehr großen Bilddateien getestet und sehe hier keine signifikanten zeitlichen Ausreisser.

Interessant wäre hier in dem Fall noch die Frage, wo die Bilder liegen, die in SchildFoto hinzugefügt werden sollen. Liegen die Bilder z.B. bereits auf einer Dateiablage, bzw. auf einem Fileserver, der ebenfalls im Rechenzentrum steht oder müssen die Bilder erst noch von der Schule in die Dateiablage des Rechenzentrums hochgeladen / bereitgestellt werden ?

Wenn die Dateien bereits im einem Laufwerk liegen, die, wie SchildFoto im Rechenzentrum liegen, kann die Frage nach der Internetleitung ja entfallen, da der Import dann innerhalb des Rechenzentrums erfolgt. Es sei denn, dass zwischen der SchildZentral-Datenbank und diesem Fileserver eine gebäudetechnische Trennung besteht. Doch üblicherweise stehen Datenbank- und Fileserver in einem Rechenzentrum im gleichen Gebäude und sind entsprechend performant miteinander verbunden. Wenn aber die Bider erst von der Schule auf den Fileserver übertragen werden müssen, sollte hier in der Schule/in den Schulen die Netzwerkkomponenten und/oder Internetleitung geprüft werden. Ggf. ist die VPN-Komponente nicht optimal eingestellt oder die Internetleitung liefern zuviele Aussetzer oder es gibt auffällig viele Knotenpunkte vom Schul-PC bis hoch ins Rechenzentrum.

Ansonsten bleibt noch eine Prüfung der Datenbankseite. Hier könnte der IT-Dienstleister mal die Datenbankvorgänge innerhalb der SchildZentral-Datenbank mitschneiden (sniffern), wenn hier Bilder über SchildFoto importiert werden sollen. Das hatten wir schon ein paar Mal gemacht, um z.B. Fehlerbilder ausfindig zu machen, die sich u.a. aus der schlichten Datenmenge ergeben haben. In der Regel finden die Datenbankexperten hier schon Auffälligkeiten. Dieser Mitschnitt kann dann wiederum Ribeka zur Auswertung übergeben werden, um hier ggf. Engpässe in der Datenbank oder Programmierung ausfindig zu machen.

Wie verhalten sich die anderen Schild-Module beim Thema Datenimport ?

Schöne Grüße aus Köln

Thomas Hagel
Fachanwendungsentwicklung und -betreuung für Schulen
Stadt Köln

Danke für die ausführlichen Erläuterungen, Herr Hagel.
Die einzufügenden Bilder lagen jeweils auf einem Rechner in der Schule, waren also nicht vorab ans Rechenzentrum übertragen. Da es sich in Testläufen aber nur um JPG-Dateien mit Größen zwischen 20 und 60 Kilobyte handelte, habe ich da kein Übertragungsproblem vermutet. Wenn sich das Problem nur lösen lässt, indem Bilddateien vorab auf einen Server des Rechenzentrums übertragen werden, ist die Benutzung von Schildfoto damit aber sowieso hinfällig, da ich die Bilder insgesamt schneller mit direktem Anklicken der einzelnen Schüler einfügen kann.
Ähnliche Probleme mit anderen Schild-Modulen sind mir nicht bekannt, es wurde aber auch schulintern nicht systematisch danach gefahndet.
Vielen Dank für Ihre Rückmeldung!

Probieren Sie trotzdem mal, z.B. über eine Demo- oder Entwicklungs-Datenbankversion, einige Dummybilder den Schülern über SchildFoto zuzuweisen, wenn diese Dummybilder bereits in der Dateiablage im Rechenzentrum liegen. Einfach um zu prüfen, ob hier nun ein Engpass zur oder auf der Datenbank bestehen oder ob der Kasus Knacksus nicht doch in der Anbindung der Schule ans Rechenzentrum liegt ...

Ich hab diese Performance-Probleme auch.
Ich hab das für mich so gelöst, dass ich es nur noch als Batch-Upload-Hilfe nutze. Sprich die Fotos liegen nummeriert in einem Ordner und werden dann mittels der Automatik von "der Reihe nach zuordnen" zugeordnet. Dadurch minimiert sich die nervige Interaktion mit SchildFoto.
Die Kontrolle erfolgt dann über einen normalen Schild-Report.

Ich verkleiner die Foto auch vorher in einem Bildbearbeitungsprogramm, da der von Schild/SchildFoto genutzte Algorithmus so grottig schlecht ist, als stamme er aus den 80ern des letzten Jahrtausend.

Das macht neugierig. Ich kann das jedoch nur in einer Umgebung nachstellen, in der die Bilddateien bereits auf der Dateiablage im Rechenzentrum stehen. Ich habe mir dazu jetzt mal in der Demoumgebung (langsamerer Datenbankserver) wahllos Bilder unterschiedlicher Dateigrößen, bis hoch zu 4 MB großen Bildern mit SchildFoto zuweisen lassen. Hier, einer Testklasse mit 13 Schülern. Im Modus "Fotos der Reihe nach zuweisen":
- Fotos jetzt automatisch zuweisen: 5 Sekunden
- Fotos in Datenbank speichern: 10 Sekunden
- VPN: 100 MBit (ist für den Test ja irrelevant, weil die Dateien bereits im Rechenzentrum vorliegen)

Für Vergleiche wäre es interessant zu erfahren, wie die Anbindung bei den Schulen ist, die Probleme mit der Verarbeitungsgeschwindigkeit haben, um den Flaschenhals zu finden.

Ist z.B. die Geschwindigkeit ok, wenn man nur ein Bild zuweist / speichert ? Oder ist selbst das schon zeitaufwändig, wenn ja, wie lange dauert das ?
Wie lange dauert es für 5, 10, 25 Bilder ?

Wie verhält es sich, wenn diese Bilder einfach nur auf den Fileserver hochgeladen werden. Also hier wohl vom lokalen PC hoch in die Citrix-Umgebung ?

Wie verhält es sich, wenn der Test mit 1, 5, 10, 25 Bildern wiederholt wird, wenn man auf die Bilder aus dem Fileserver unter Citrix zugreift ?

Welche SchildFoto-Version nutzen Sie ?

Ich werde es die Tage mit den neuen Fotos nochmal testen.
SchildFoto ist 2.7.5.1
Anbindung: Glasfaser 1000Mbit, Ping 40ms

Manuell komme ich an die Citrixumgebung nicht ran. Unsere IT-Systeme sind der Traum jedes Admins. Zugenagelt bis an die Grenze der Benutzbarkeit.

Beisenherz hat geschrieben: Dienstag 30. September 2025, 11:11 ...
Manuell komme ich an die Citrixumgebung nicht ran. Unsere IT-Systeme sind der Traum jedes Admins. Zugenagelt bis an die Grenze der Benutzbarkeit.

Hallo,

jede Schule muss doch einen Ordner mit Schreib-/Leserecht für den In- und Output (Datensicherung, Formulare, Ablage....) für SchildZentral haben. Dieser Ordner wird auf einem Server im Rechenzentrum liegen. Dort sollte ein Unterordner \Fotos anzulegen sein.

Idealerweise sollte bei SchildZentral wirklich ALLES zentral sein (Virtuelle Arbeitsplätze, Programm, Nebenprogramme, Datenbank, Ablage für In-/Output....). Zwischen Schule und Rechenzentrum werden nur noch Tastenanschläge, Mausbewegungen und Bildschirminhalte sowei Ausdrucke gewechselt. So klappt die Verbindung auch bei weniger als Lichtgeschwindigkeit.

Das wird hier auch der Fall sein, nur müssen die Bilder ja irgendwie in diese Citrix-Umgebung hochgeladen werden.

Hier wäre interessant, wie hier der Weg ist ?

Also z.B. von einer Webcam direkt auf die zentrale Dateiablage oder zunächst auf den lokalen PC und dann per Upload ?
Oder über eine SD-Karte, oder per Mail, oder ...