Word-Seriendruck: IBIS-Dokument umsetzen

[Burkhard Schäfer]

Liebes Forum,

ich stelle gerade von IBIS nach SchildNRW um, hatte also lange Zeit mit IBIS zu tun.
Dort konnte ich Schulleitungswünsche gut umsetzen.
Zum Beispiel konnte ich mit demselben Dokument durch Abfrage der Felder (IF MERGEFIELD ...), ob eine zweite Adresse eingetragen ist, herausfinden, dass die Eltern getrennt leben und so mit einem Druckvorgang eine erste Seite an den eigentlichen Erziehungsberechtigten mit einem bestimmten Text, sowie eine zweite Seite an den anderen Partner mit einem anderen Brieftext durchführen. Fand ich immer sehr brauchbar.
Hier in SchildNRW sehe ich diese Möglichkeit nicht.
Kann mich da mal jemand unterstützen?
Obwohl ich weiterhin gerne ein Word-Serienbrief benutzen würde, bin ich auch für Lösungen mit dem Reportgenerator offen.
Man muss es mir nur mal zeigen bzw. erläutern.
Ich hoffe, ich konnte mein Problem einigermaßen darstellen.

Beste Grüße,
Burkhard Schäfer

[A. Schüller]

Hallo Herr Schäfer,

Bei den Reports in Schild gibt es die Funktion NurErzieherMitAnschreiben(True), die man in dem Ereignis ReportBeforePrint aufrufen kann;
Damit werden automatisch nur die Erzieher adressiert, bei denen in Schild unter Erziehungsberechtigte der Haken bei "erhält Anschreiben" gesetzt ist. Die Serienbriefe, die man auf der Homepage runterladen kann, nutzen diese Funktion. Den eigentlichen Brieftext kann man auch weiterhin mit Word verfassen und als Richtext abspeichern. Es gibt auch eine sehr gute Anleitung dazu: https://www.svws.nrw.de/download/schild ... rtsammlung

[Raffenberg]

an den eigentlichen Erziehungsberechtigten mit einem bestimmten Text, sowie eine zweite Seite an den anderen Partner mit einem anderen Brieftext durchführen

Das geht in Schild nicht. Dort erhalten beide Erziehungsberechtigte die identischen Texte in gesonderten Briefen, sofern Sie die Serienbrief-Reports oder die Word-Serienbrieffunktion nutzen.

[Burkhard Schäfer]

Vielen Dank für die schnellen Antworten!
Das bestätigt meine erste Einschätzung.
Sehr schade. Das bedeutet einigen Aufwand für das Sekretariat, wenn die Schulleitung möchte, dass z.B. auch der nicht erziehungsberechtigte Vater benachrichtigt werden soll u.U. auch mit einem anderen Brieftext.

@Anne Schüller:
Ja, diese Abläufe und Dokuente sind mir bekannt.

@Jens Raffenberg:

Das geht in Schild nicht. Dort erhalten beide Erziehungsberechtigte die identischen Texte in gesonderten Briefen, sofern Sie die Serienbrief-Reports oder die Word-Serienbrieffunktion nutzen.

Genau das dachte ich mir. Deswegen war ich eigentlich nicht bei diesen beiden Möglichkeiten angelangt, sondern beim "Datenaustausch > Export in Text-/Excel-Dateien", um dort eine Datenquelle zu produzieren, die ich mit einem eigenen Word-Dokument ansteuere. In dem, so meine Vorstellung, könnte ich abfragen, wer unter "Erz.-Berechtigten" jeweils als 1.Person eingetragen ist (Vater oder Mutter bei getrennt lebenden Eltern), um dann jeweils einen anderen Text erscheinen zu lassen.

Alternativ:
Wenn ich an die entsprechenden Datenfelder für die Einträge unter "Erz.-Berechtigte > Adressen > Art > Mutter/Vater" komme, könnte ich einen Extra-Report (nicht mit dem Serienbrief-Report oder mit der Word-Serienbrieffunktion!) erstellen nur für die eingetragenen Erziehungsberechtigten ohne "erhält Anschreiben".

Fazit: Das Sekretariat muss händisch Dokumente schreiben, um auch ein nicht erziehungsberechtigtes Elternteil informieren zu können, weil SchildNRW das nicht kann. Das wird ja lustig.

Beste Grüße,
Burkhard Schäfer

[A. Schüller]

Wenn man im Serienbrief folgendes ergänzt, erhalten nur die Erzieher ohne Anschreiben den Brief:

2023-12-01_120427.png (16.04 KiB) 287 mal betrachtet

Vielleicht wäre das eine Option?

[011marTusch]

Anders herum gedacht erscheint mir die Notwendigkeit eines gesonderten Anschreibens unklar. Wenn beide Elternteile sorgeberechtigt sind, ist es m.E. rechtlich bedenklich, wenn einem Elternteil Informationen vorenthalten werden. Wird einem Elternteil das Sorgerecht gerichtlich entzogen, darf die Schule m.E. nach offizieller Kenntnis dieser Tatsache dessen Daten nicht mehr vorhalten.

[Raffenberg]

Wenn beide Elternteile sorgeberechtigt sind, ist es m.E. rechtlich bedenklich, wenn einem Elternteil Informationen vorenthalten werden.

Genau diesen Gedankengang habe ich auch gehabt. Ich hätte da auch große rechtliche Bedenken, den Erziehungsberechtigten unterschiedliche Informationen zukommen zu lassen. Andere Personenkreise erhalten (in der Regel) keinerlei Informationen.

[011marTusch]

Hier nochmal der Gesetzestext zu Eltern (= Personen mit Sorgerecht) und regelrechte andere Personen:

§ 123 SchulG NRW
Eltern, volljährige Schülerinnen und Schüler

(1) Die Rechte und Pflichten der Eltern nach diesem Gesetz nehmen wahr
1. die nach bürgerlichem Recht für die Person des Kindes Sorgeberechtigten,
2. die Betreuerin oder der Betreuer einer volljährigen Schülerin oder eines volljährigen Schülers für den schulischen Aufgabenkreis; die Bestellungsurkunde muss der Schule vorgelegt werden,
3. an Stelle der oder neben den Personensorgeberechtigten diejenigen, denen die Erziehung des Kindes mit Einverständnis der Personensorgeberechtigten anvertraut oder mitanvertraut ist; das Einverständnis ist der Schule schriftlich nachzuweisen,
4. die Lebenspartnerin oder der Lebenspartner des allein sorgeberechtigten Elternteils im Rahmen des § 9 Lebenspartnerschaftsgesetz.
(2) Die durch dieses Gesetz geregelten Rechte und Pflichten der Eltern nimmt die volljährige Schülerin oder der volljährige Schüler selbst wahr.

[Burkhard Schäfer]

Hallo und frohes neues Jahr erstmal.

Vielen Dank für die vielen hilfreichen Hinweise und Gedanken. Ich sehe ein, dass Schild das nicht so umsetzen kann, wie es von meiner schulischen Seite gern gesehen werden würde. Ich habe aber da wohl eine Lösung gefunden.

Zur rechtlichen Einschätzung: Es wird niemandem Informationen vorenthalten! Vielleicht hatte ich das Problem zu pauschal formuliert.

Ich versuche es nochmal:
Wenn meine Schule z.B. neue 5er ablehnt (Ja, wir müssen Schüler ablehnen, denn wir sind als Privatschule per Trägerschaft auf eine bestimmte Größe festgelegt!), dann bekommen alle sorgeberechtigten Eltern(teile) ein Ablehnungsanschreiben mit Anhang, der den Anmeldeschein enthält. Da jedoch im Einzelfall der sorgeberechtigte Elternteil, bei dem das Kind nicht wohnt, mit bestimmten aus der Ablehnung resultierenden Verfahrenshinweisen (in unseren Augen) nichts anfangen kann und auch keinen Anhang für den Anmeldeschein bekommt (und auch nicht bekommen kann, denn den gibt es ja auch nur einmal), hatten wir uns damals ein Dokument gestrickt, das eben auf solche Fälle reagieren konnte.
Wie gesagt, die Grundinformationen (Ablehnung, Anmeldung an anderer Schule) bleiben gleich, kleine Änderungen im Wortlaut wegen weiterer Verfahrenshinweise stellen an sich ja wohl keine Verletzung der Informationspflicht dar.
Konkret geht es lediglich darum, dass das eine Elternschreiben den Hinweis enthält, dass man den Anmeldeschein zurückbekommt und bei der Anmeldung an der nächsten Schule vorlegen soll und das Anschreiben eben auch diesen Anhang enthält; das Anschreiben für den anderen Elternteil, bei dem das Kind nicht wohnt, benötigt solche Hinweise nicht, denn er bekommt ja auch keinen Anmeldeschein zurück.
Für Kritik an dieser Vorgehensweise bitte sich an meine Schulleitung wenden und nicht den Verkünder der Botschaft köpfen

Beste Grüße
Burkhard Schäfer

[Raffenberg]

Hallo Herr Schäfer,
man könnte in diesem Fall über die Programmierung die Adresse der Elternteile mit der Adresse des Schülers vergleichen. Sind diese identisch, wird z.B. ein Textfeld mit dem Hinweis eingeblendet, oder in einem Serienbrief ein entsprechender Platzhalter ergänzt. Das würde aber nur funktionieren, wenn bei der Eingabe der Adressen keine abweichenden Informationen vorhanden sind.