Dokumentenverwaltung: Klassen stimmen nicht

Beim Drucken eines Briefs oder einer Bescheinigung, die zugleich in der Dokumentenverwaltung archiviert wird, passieren bei uns seltsamen Sachen.
Das System ist so eingestellt, dass zunächst ein Ordner mit dem Abschnitt und der Klasse angelegt wird (sofern er noch nicht existiert), dann wird das Dokumente mit Bezeichnung und Tagesdatum in diesem Ordner abgelegt.

Seit einigen Wochen ist nun die Klasse häufig (nicht immer) falsch, ohne dass irgendein System dahinter erkennbar ist. Die Schüler, bei denen der Ordner mit einer falschen Klassenbezeichnung angelegt wird, waren niemals in dieser Klasse. Es existiert auch z. T. schon der Ordner für den aktuellen Abschnitt, trotzdem wird ein neuer mit einer falschen Klasse angelegt.

Es scheint in allen Klassen zu passieren und die falsch ausgewählten Klassen sind auch immer andere. Oft wird auch gar keine Klasse angezeigt, dann steht da zum Beispiel 2019_1_ als Ordner.

Das ist natürlich sehr verwirrend, weil wir ja auch Schüler haben, die in ihrer Laufbahn verschiedene Klassen bei uns besuchen. So kann man sich nicht darauf verlassen, dass das in der Dokumentenverwaltung richtig angezeigt wird.

Ist das Problem auch schon bei anderen aufgetreten? Was könnte da los sein?