SchILD-Zentral & Univention Corporate Server (UCS)

[T.Hagel]

Der Gesetzgeber sieht einen Zugriff des Schulträgers auf personenbezogene Daten der Schulen weder aktiv (das wäre ja noch schöner), noch automatisiert (das ist auch nicht besser) vor! Ich sehe da im Ergebnis keinen großen Unterschied, ob ein Unbefugter auf die Daten direkt zugreift oder sich Diese des Nachts per Script schön aufbereitet übermitteln lässt. Ist der Schulsupport-Dienstleister eine externe Instanz (Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung)?

Hallo Herr Tusch,
schön zu sehen, dass Sie weiterhin aktiv dabei sind
Da liegt ein Missverständnis vor. Der Schulträger ist bei diesem Export-Script nicht involviert. Zwischen den beteiligten Schulen und uns als Schulverwaltungs-IT-Support liegt natürlich ein Auftrag zu Datenverwaltung vor und die rechtliche Seite wurde auch hingegehend geprüft. Wir betreiben den Aufwand ja "einfach so". Selbstverständlich gibt es auch einen Auftrag zur Datenverarbeitung zwischen "uns" und dem eiternen Support-Dienstleister. Die Brisanz hinter den personenbezogenen Daten ist uns sehr bewusst und die Vorgänge sind sowohl mit dem Datenschutzbeauftragen der Kölner Schulen, sowie dem städtischen Datenschutzbeauftragten und dem des IT-Dienstleisters abgestimmt.

Personenbezogene Daten aus Schild werden ja im übrigen auch für den Export in andere Tools genutzt, wie etwa bei den Logino-Exports für Schüler und Lehrer oder beim Erzeugen von Benutzerkennungen für andere Lernplattformen, oder jetzt aktuell für Telli. Es gibt ja auch ähnliche Lösungen für iServ. Aber auch dort wird es entsprechende Auftragsdatenverarbeitungen geben.

Wer sind die Kollegen in der Schulverwaltung, welche Änderungen schon/erst am Folgetag in Schild-Zentral bereitstellen? Offenbar nicht PädagogInnen in den Verwaltungen der jeweiligen Schulen, denn dann würden die Änderungen ja sofort bereitstehen.

Tun sie ja auch. Die angesprochenen Änderungen erfolgen durch die SchildZentral-Nutzer in den Schulen mit den entsprechenden Berechtigungen. Deren Änderungen stehen zwar direkt in der SchildZentral-Datenbank, das Script für UCS läuft derzeit aber eben nur einmal täglich nachts durch, wenn sich entsprechende Parameter an den Schulen geändert haben. Gab es keine Änderungen, wird auch nichts exportiert. Bei 265 Schulen kommt je nachdem eine Menge "Holz" zusammen. Der gesammelte Austausch erfolgt nachts, weil dann mit keinen größeren Aktivitäten auf den UCS-Servern und der SchildZentral-Datenbank zu rechnen ist. Es gibt aber durchaus Bestrebungen den Zyklus zu erhöhen, bzw. den Schulen selbst zu überlassen, wann sie einen Export zusätzlich oder statt der nächtlichen Routine wünschen.

Wenn diese Aufgaben im Schulverwaltungsamt (Behörde des Schulträgers) erledigt werden und hierzu personenbezogene Daten der Schulen dorthin übertragen werden, läuft "datenschutzrechtlich" etwas arg daneben.

Wie gesagt, der Schulträger hat mit diesen UCS-Exporten überhaupt nichts zu tun. Außer vielleicht, dass er seinen Segen für das Vorhaben geben hat.

[GE Schwerte]

...... und wo war GS Schwerte?

Ich bin noch da und lese noch mit.

Hier ging es ja um den Abgleich von Personaldaten zwischen IT-System, nicht um Schülerdaten.
Ich sehe da nicht so ein großes Problem, wenn das eine IT-Abteilung teilautomatisiert.

Ich wäre froh, wenn der Abgleich Schild zu iServ, Untis, WebUntis, Office365,Telli etc. an meiner Schule
weniger Arbeit erfordern würde. Aber das ist nicht so leicht automatisierbar.

[...] Der Schulträger ist datenschutzrechtlich ausschließlich für anonyme Daten Kunde der Schulen.

Das ist ein frommer Wunsch in einer idealen Welt. Aber leider deutlich von meiner Realität entfernt.

Wer glaubt, dass in es nur in bayrischen Dörfer, in denen gefühlt seit 1848 die CSU 95% der Wählerstimmen bekommt,
Vetternwirtschaft, Seilschaften, Amigo-Affären etc. gibt irrt. Das schafft auch die Sozialdemokratie in NRW.

Und da die Schulleiter der hiesigen weiterführenden Schulen alle in der Partei des Bürgermeisters sind
(sonst wären sie ja nicht Schulleiter), bekommt das Amt auch alle Schülerdaten per Excel-Datei (!) zugemailt(!!).

Hatte ich nicht vor Jahren schonmal eine Compliance-Stelle gefordert?

[T.Hagel]

Und da die Schulleiter der hiesigen weiterführenden Schulen alle in der Partei des Bürgermeisters sind
(sonst wären sie ja nicht Schulleiter), bekommt das Amt auch alle Schülerdaten per Excel-Datei (!) zugemailt(!!).

Hatte ich nicht vor Jahren schonmal eine Compliance-Stelle gefordert?

Ja, das klingt aus verschiedenen Gründen suboptimal. Aber, es stellt sich hier auch die Frage, wozu ein Schulträger oder ein Schulamt solche Informationen benötigt. Es gibt ja durchaus Aufgaben in der Verwaltung, für die personenbezogene Daten wie Anschrift und Geburtstag für die Abwicklung bestimmter Aufgaben notwendig sind. Ich denke da z.B. an die Schulpflichtüberwachung, Anschreiben zur Einschulung, Kostenermäßigungen (Fahrt, Bücher), Mahnungen, AO-SF-Maßnahmen, etc.

Compliancekonform ließe sich das über zentrale oder zentral vorgehaltene Schild-Datenbanken und entsprechenden Programmen lösen. Hier ließe sich dann rechte- und rollenbasiert über entsprechende Programme genau festlegen, wer auf welche Informationen zugreifen und verarbeiten kann. Das ist ja mit dem Schulträgermodul von Ribeka bereits der Fall. Und selbst das deckt nicht alle Aufgabengebiete ab. Es müsste im Grunde auch ein Schulamt-Modul geben. Es gibt so zahllose Aufgabengebiete in der städtischen Verwaltung, die sich mit einem zentralen System wesentlich effektiver und auch complicancekonformer abwickeln ließen, als das bisher Land auf, Land ab der Fall ist ...

Das Thema Schulverwaltung endet ja nicht im jeweiligen Schulgebäude ...

[burmeister]

Hallo nochmal,

ich habe verstanden, dass wir bei den Einträgen auf dem falschen Dampfer waren.

Die MitarbeiterInnen sollen unter Personengruppen angelegt werden.
Wenn ich aber im dortigen Feld "Art" ins Dropdown-Menü gehe, fehlt dort in der Auswahl "Mitarbeiter/Mitarbeiterin" und auch
das Feld für die DV-Zustimmung.
Wie lässt sich das lösen?


Mitarbeiter anlegen.jpg



Im Video wird alles erklärt, aber dort gibt es die entsprechende Auswahl dann auch.
https://www.youtube.com/watch?v=Sd4NSS4BTJs

Also tatsächlich war es nun so, dass man mir noch die Rechte für die UCS Config ganz konkret zuweisen musste,
obwohl ich ja offiziell Admin unserer Schule bin. Da gibt es anscheinend noch Unterscheidungen hinsichtlich pädagogischem und technischem
Admin, zumindest für bestimmte Bereiche.
Jetzt sehe ich auch das Feld für die DV-Zustimmung und kann den Status "Mitarbeiter/Mitarbeiterin" anwählen.

[T.Hagel]

Also tatsächlich war es nun so, dass man mir noch die Rechte für die UCS Config ganz konkret zuweisen musste,
obwohl ich ja offiziell Admin unserer Schule bin. Da gibt es anscheinend noch Unterscheidungen hinsichtlich pädagogischem und technischem
Admin, zumindest für bestimmte Bereiche.
Jetzt sehe ich auch das Feld für die DV-Zustimmung und kann den Status "Mitarbeiter/Mitarbeiterin" anwählen.

Nun, die uns bekannten Administratoren der Schule hatten diese Rechte ja schon. Aber schön, dass es nun auch bei Ihnen wie gewünscht funktioniert.

Wie gesagt, schöner wäre es, wenn solche Einstellungen aus dem Programm heraus steuerbar wären, denn dann hätte das über die Schild-Benutzerverwaltung durch die Schule geregelt selbst werden können. So aber können wir nur nachträglich reagieren, da wir als IT-Dienstleister i.d.R. nicht erfahren, dass und welche Lehrkraft ebenfalls auch als Administrator, bzw. in Sachen UCS-Export tätig ist. Dass es unterschiedliche Rechte/Rollen gibt, liegt, wie an anderer Stelle erwähnt, an der Verarbeitung von personenbezogenen Daten . Die sollen und werden über entsprechende Rechte und Rollen geregelt.

[011marTusch]

Hallo zusammen,

da der Starter dieser Diskussion auch den Datenschutz angesprochen hat, sind wir noch im Thema.

Ich bin noch da und lese noch mit.
...
Hatte ich nicht vor Jahren schonmal eine Compliance-Stelle gefordert?

Das ist schön - ein gesundes Misstrauen erscheint offenbar angebracht. Zu Zeiten von Wahlen kann das von Ihnen geschilderte Fehlverhalten auch mal zum Bumerang werden. Es sollte ja durchaus geeignete Aufsichtsstellen geben: per Gesetz ist das Schulamt aufgefordert, für die Schulen einen eigenen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Der ebenfalls gesetzlich vorgeschriebene Datenschutzbeauftragte des Schulträgers sollte neutral sein und ist daher unmittelbahr der Leitung des Schulträgers unterstellt Hinweise an politisch anders denkende Mitglieder des Schulausschusses fallen oft auf fruchtbaren Boden. Im Bericht der/des Landesdatenschutzbeauftragten wird gerne von eingenordeten Schäfchen berichtet.

...
Es gibt ja durchaus Aufgaben in der Verwaltung, für die personenbezogene Daten wie Anschrift und Geburtstag für die Abwicklung bestimmter Aufgaben notwendig sind. Ich denke da z.B. an die Schulpflichtüberwachung, Anschreiben zur Einschulung, Kostenermäßigungen (Fahrt, Bücher), Mahnungen, AO-SF-Maßnahmen, etc.

Hier ließe sich dann rechte- und rollenbasiert über entsprechende Programme genau festlegen, wer auf welche Informationen zugreifen und verarbeiten kann. Das ist ja mit dem Schulträgermodul von Ribeka bereits der Fall. Und selbst das deckt nicht alle Aufgabengebiete ab. Es müsste im Grunde auch ein Schulamt-Modul geben. Es gibt so zahllose Aufgabengebiete in der städtischen Verwaltung, die sich mit einem zentralen System wesentlich effektiver und auch complicancekonformer abwickeln ließen, als das bisher Land auf, Land ab der Fall ist ...

Ich bin mir nicht ganz sicher, ob wir manche Begriffe gleich gebrauchen:

Schulträger = auch für Schulen zuständige Verwaltung einer Gebietskörperschaft (Stadtverwaltung, Kreisverwaltung), auch staatlich anerkannter privater Träger

Schulverwaltungsamt = eine der Behörden/Dienststellen des Schulträgers (wie auch Sozialamt, Sportamt, eigene IT ........)

Schulamt = untere staatliche Schulaufsichtsbehörde - aka DER SCHULRAT - heute eher Schulamtsdirektor*In. Das Land stellt die Häuptlinge, der Schulträger verleit die Indianer. Verwirrender Weise residiert das Schulamt für GS HS, FS oft in unmittelbarer Nachbarschaft des Schulverwaltungsamtes. Die Häuptlinge für weiterführende Schulen sitzen im Tipi der Bezirksregierung.

Von entscheidender Bedeutung ist es, dass oft die selbe Behörde sowohl mit unterschiedlichen hoheitlichen Aufgaben, als auch privatrechtlich unterwegs ist. Im Falle des Schulverwaltungsamtes handelt es sich sogar in der Regel um das selbe Klientel. Die Datenbestände basieren auf unterschiedlichen Rechtsvorschriften oder privaten Verträgen, haben möglicherweise Schnittmengen, dürfen aber auf gar keinen Fall vermischt oder gar vereinigt werden. So stehen dem Schulverwaltungsamt per Gesetz die Daten der für die Einschulung fälligen Kinder und deren Eltern zu. Mit der Einschulung an einer Grundschule endet das Recht des Schulverwaltungsamtes und der betreffende Datenbestand geht in den Besitz der Schule über. Die Daten schulpflichtiger Kinder welche keiner Schule zugeführt werden, gehen in die Zuständigkeit des Schulamtes über. SchildZentral bildet den Datenstrom vom Einwohnermeldeamt, über Schulverwaltungsamt bis zur Schule oder Schulamt mit den Schulträger- und Einschulungsmodulen rechtssicher ab. Das Amt für BaföG führt SchülerInnen in einem eigenen Datenbestand als Empfänger staatlicher Gelder. Daten von Schulkindern sowie deren Eltern werden beim Schulverwaltungsamt per privatrechtlichen Verträgen in den Teams Schülerfahrtkosten und Schulbücher geführt. Das Gesundheitsamt, das Jugendamt oder das Sozialamt ... führen ähnliche Datenbestände von Schulkindern aufgrund eigener gesetzlicher Rechte/Pflichten. Ob und ggf. in welcher Richtung Daten übermittelt werden dürfen, bestimmt immer die entsprechende Gesetzgebung.

Eine Plattform "mit Alles" kann und darf es in diesem Umfeld nicht geben. Datenschutz will nicht praktisch oder zweckmäßig sein.

[T.Hagel]

In einem System "mit Alles" ließe sich aber granular einem den Regeln entsprechendem Rechte- und Rollenkonzepten steuern, wer auf welche Informationen zugreifen (lesen, ändern, erstellen) kann. So aber zersplittert alles in zahllose z.T. dann auch noch manuell aktualisierten Exceldateien, die dann auch noch munter per Mail durch die Gegend gondeln. Das kann es dann auch nicht sein.

Das Schulträgermodul ist ja nicht das Maß der Dinge. Es müsste ein übergreifenderes System sein, in dem alle Beteiligten nach ihren Vorgaben und Regeln nur auf die für sie zugelassenen Daten zugreifen können, statt dass jede Abteilung, jeder für sich in irgendeinem Dateiformat Daten erfasst und pflegt. Aber dafür gilt es auch die ganzen Häuptlinge zu vereinen ... was vermutlich allein daran scheitern dürfte. Darüber ließe sich vortrefflich fabulieren, aber hier im Blog gehen irgendwann die Zeichen aus.

Es wäre daher durchaus interessant zu wissen, wie dieses Daten-Gemengegelage in anderen Bundesländern gelöst wird ... oder ob das ebenfalls so verstreut ist wie in NRW.