Mysteriöse(s) Verschwinden/Veränderung von Einträgen

[Hopf-LLG]

Unserer Sekretärin ist wiederholt aufgefallen, dass bestimmte Daten (scheinbar willkürlich) verloren gehen bzw. falsch überschrieben/abgeändert werden. (Betroffen waren z. B. Daten zum Migrationshintergrund, Impfstatushäkchen, Einschulungsjahr, Einschulungsart). Nach Rücksprache mit einer Sekretärin einer anderen Schule (auch Schildzentral) ist dieses Phänomen dort wohl ebenfalls wiederholt aufgetreten (in mehreren Schuljahren und bei zahlreichen Datensätzen).

Der Lösungsvorschlag von ivL, Protokoll über geänderte Einträge zu führen ist aufgrund der Menge an falschen Daten aus Zeitgründen nicht durchführbar.
Unsere Frage deshalb: Ist diese Phänomen an anderen Orten auch aufgetreten und wenn ja, wie wurde das Problem behoben?

[011marTusch]

Hallo,
mysteriöse Vorkommnisse würde ich beim Computern grundsätzlich ausschließen. Das Löschen oder gar Verändern von Daten bedarf schon eines Eingriffs durch Hände.

Vor sehr langer Zeit gab es mal Probleme, dass man schulübergreifend Daten sehen und möglicherweise verändern konnte. Die Datensicherheit ist eine Grundfunktion in SchildZentral und daher inzwischen tadellos.

Ich gehe davon aus, das an einem Gymnasium mehrere Arbeitsplätze auf die Daten zugreifen. Hausintern verursachte Veränderungen sind daher viel wahrscheinlicher. Bei gruppenweisen Veränderungen können leicht Fehler passieren. Datenimporte über die Schnittstelle verändern gewollt viele Daten. Sollte ein solcher Import nach einer Zeit versehentlich wiederholt werden, können alle zwischenzeitlich vorgenommenen Anpassung zurückgesetzt werden. Wenn mal etwas grob daneben geht, kann oft nur die Datensicherung des Vortages helfen. In einem solchen Fall werden alle nach der Sicherung vorgenommenen Eingaben zurückgesetzt.

[t.rupprecht]

Tatsächlich ist bei uns gerade heute etwas aufgefallen, was eventuell zu der obigen Problembeschreibung passt.
Ich habe innerhalb der letzten Wochen für mehrere Klassen neue Schülerausweis-Fotos importiert, jeweils über Individual-Daten I/ Weitere Funktionen/ Foto laden. Nach Import des Fotos erschien bei einigen Schülern die Abfrage (sinngemäß), ob geänderte Daten auch auf die Seite "Erziehungsberechtigte" übertragen werden sollen. (Dies erscheint sonst standardmäßig bei Änderung von Adressdaten). Da ich nur das Foto importiert hatte und sonst nichts an den Schülerdaten geändert hatte, habe ich immer auf "nein" geklickt (unter der Annahme, dass es ja sowieso nichts zu ändern gebe). Nun habe ich heute durch stichprobenartiges Suchen eine Reihe von Schülern gefunden, bei der die Schüler-Adresse nicht (bzw. nicht mehr) mit der Erzieher-Adresse übereinstimmt.
Ich muss das Problem ab Montag noch genauer untersuchen, aber im Moment hat es den Anschein, dass da "willkürlich" eine Adressangabe geändert wurde.
Frage an den Themenersteller @Hopf-LLG: Haben Sie bezüglich des Problems auch Kontakt zu Ihrem zuständigen Rechenzentrum aufgenommen? Und falls ja: Konnten die etwas dazu sagen?

[T.Hagel]

In SchildZentral wird meines Wissens nach schulindividuell protokolliert, wer wann welche Änderungen bei Schülern durchgeführt hat. Auf die Daten in der Datenbank hat man über SchildZentral jedoch keinen Einblick (soweit ich weiß). Evtl. über das Schulträgermodul oder ansonsten über den IT-Dienstleister.
Interessant wäre in dem Zusammenhang neben der verwendeten SchildZentral-Version auch, ob die gleiche Version an allen Arbeitsplätzen vorliegt, oder unterschiedliche, sowie ob diese Daten nicht durch Gruppenprozesse überschrieben werden können.
Hier aber müsste man sich mal über die Schulverwaltungs-IT-Kollegen oder den IT-Dienstleister an Ribeka wenden.

In Bezug auf die Datensicherung bietet Schildzentral die Besonderheit, schüler- und klassengenau Daten zurückzusichern, statt mit einem Vollbackup alle Daten seit dem letzten Backup zu überschreiben...

[jflothow]

In SchILDzentral steht doch immer "Zuletzt geändert..." dabei. Das gibt zumindest eine Hinweis darauf, was geschehen sein könnte.

Zur Sicherung: Bedeutet das, dass ich im Bedarfsfall also sagen kann "Bitte die Daten der SuS der 7a von vorgestern zurückspielen"? (Das ist mir neu, wäre aber eine beruhigende Sicherheit.)

[Hopf-LLG]

Vielen Dank für die Antworten.

Haben Sie bezüglich des Problems auch Kontakt zu Ihrem zuständigen Rechenzentrum aufgenommen? Und falls ja: Konnten die etwas dazu sagen?

Die Empfehlung lautete, ein genaues Protokoll der Ungereimtheiten zu erstellen - das ist aber aufgrund der Fülle der "Fehler" (?) für unsere Sekretärin (und auch für die Sekretärin der anderen Schule) zeitlich nicht darstellbar.

Die Annahme, dass hausintern Daten versehentlich verändert wurden mag sich logisch aufdrängen, halten wir aber für unwahrscheinlich (nicht nur wegen der Fülle der Fehler sondern auch aufgrund der Art der veränderten Felder)


Wir beobachten weiter.

Sandra Hopf