Dokumentenverwaltung - Verzeichnis anlegen ohne Druck aus Schild möglich?

[Jochen Torspecken]

Hat der Admin mehrere oder nur den ersten Schüler überprüft?
Ich habe das nämlich gerade getestet mit dem Ergebnis, dass für alle Schüler der Neuaufnahme, außer dem ersten, ein Ordner angelegt wurde.

[011marTusch]

Hallo,
ich hatte beim Test eben das gleiche Problem. Allerdinges war ich mit einer früheren Version unterwegs. Nach dem Update auf die aktuelle Version hat es funktioniert. Es gibt einen allgem. Gruppenprozess "Dokumentenverwaltung aktualisieren". Beachten Sie auch, dass sich ein gemerkter Name im Verein mit den aktuellen Schülerinnen an einer neuen Stelle im Alphabet finden läst.

Schild nimmt das Löschen einer Dokumentenverwaltung offenbar übel. Eine neue Übersicht ließ sich nicht erzeugen. Ich konnte nur die Alte über den Gruppenprozess wieder herstellen. Vermutlich wird das Anlegen einer Dokumentenverwaltung irgendwo hinterlegt-

[AMeffert]

Hallo Herr Torspecken,

das kann ich gedanklich leider nicht mehr nachvollziehen. Wir werden noch mal schauen. VG A. Meffert

[Raffenberg]

Ein Datenordner wird erst beim ersten Druck angelegt, sofern dieser fehlt oder wenn man in den Globalen Einstellungen die Schaltfläche "Dokumentenverzeichnisse für alle aktiven Schüler anlegen" anklickt. Das ist an dieser Stelle ungeschickt implementiert worden, da es ja eigentlich ein Gruppenprozess ist.

Der Pfad zum Dokumentenverzeichnis wird in der Tabelle Schueler hinterlegt.

Der Gruppenprozess "Dokumentenverzeichnisse aktualisieren" ist zu verwenden, wenn die Ordner- und Dateimaske in den Globalen Einstellungen geändert wurde. Schild versucht dann, die neue Maske auf die alte Struktur zu übertragen (meine ich) und passt die Einträge in der Schuelertabelle an.. Nach meinen Erfahrungen würde ich die Schaltfläche nicht anklicken. Lieber einmal besonnen eine Dateimaske definieren und dann nie wieder ändern.

Bewährt hat sich ein Verzeichnisname "Name, Vorname und Geburtsdatum" (fungiert wie eine ID) und ein Dateiname aus "Klasse, Datum und Dateiname". Dann erhält man eine flache Struktur, die bei üblichen Klassenbezeichnungen chronologisch ist. An Schulen ohne chronologische Klassenbezeichnung sollte besser mit Datum begonnen werden. Das kann an unterschiedlichen Schulen aber anders gesehen werden. Jeder hat da so seine Vorlieben.

[floko]

1. Variante: Wir haben den Haken gesetzt und dann auf den Button darüber geklickt.

Wir stolpern über dasselbe Problem: Schüler in Neuaufnahme haben keinen Dokumentenordner, also in Einstellungen den Haken gesetzt bei "auch Status Neuaufnahme berücksichtigen" und Button darüber zum Ausführen geklickt - keine Auswirkung.

Was im Einzelfall als Workaround hilft, ist: Schüler vorübergehend auf aktiv setzen, Reiter Dokumentenverwaltung anklicken, Verzeichnis wird erstellt, Schüler anschließend wieder "Neuaufnahme" zuordnen.

[Raffenberg]

Schüler in der Neuaufnahme haben in Schild noch keinen Lernabschnitt. Ich meine mich daran zu erinnern, dass dies der Grund ist, weshalb für Schüler mit Status Neuaufnahme keine Dokumente in ein Dokumentenverzeichnis gedrückt werden können.

Insofern bleibt nur der Trick über die kurzfristige Änderung des Status (vorher die SuS markieren).

[StonesEMG]

Hallo zusammen!

Ich hänge mich hier mal an, ich habe vermutlich das gleiche Anliegen. Es geht darum, die im Anmeldeverfahren sich ansammelnden analogen Dokumente per automatischem Scannen digital in der Dokumentenverwaltung zu hinterlegen.

Meine Idee wäre, dass jeder Neuanmeldung ein Ordner "Anmeldeunterlagen" hinzugefügt wird. Testweise habe ich schon einmal Stammdatenblätter für die Neuaufnahmen drucken (archivieren) lassen. Dann wird aber bei jedem SoS der Ordner "Klassenname" angelegt. Das ist dann aber leider ein sachlicher Fehler, denn mit dem Tagesstempel von heute sind diese Neuanmeldungen ja noch nicht in der z.B. "5a". Vermutlich ist ein gangbarer Weg, den automatisch angelegten Ordner auf Windows-Explorer-Ebene umzubenennen, das müsste man dann aber 164mal machen.

In der Dateimaske müsste es die Möglichkeit geben einen frei definierten Ordnernamen für die Ordnerstruktur zu hinterlegen.