Mahnungen: Versenden als verschlüsselte E-Mail

[Bräutigam]

Hallo zusammen,
wir hatten beim Versand in diesem Jahr erstmalig das Problem, dass Briefe z.T. bis zu 9 Werktagen über die Post unterwegs waren, bis sie die Eltern erreicht haben.

Für uns wäre eine elegante Möglichkeit, die Eltern per E-Mail zu warnen und zusätzlich die Mahnungen per Post zu versenden. Damit würden wir sicherstellen, dass die Informationen auch zeitnah bei den Eltern ankommen.

Meine Frage lautet: Gibt es eine Möglichkeit, die Mahnungen aus SchILD heraus passwortgeschützt zu versenden?

Herzlichen Dank!
Helge Bräutigam

[Frodermann]

Serienbriefe können meiner Kenntnis nach nicht "verschlüsselt" werden. Was bedeutet das überhaupt in diesem Kontext? Dass der Brief mit einem sicheren, modernen Standards entsprechenden Verfahren und einem Passwort verschlüsselt wurde - selbst wenn dies ginge, wie teilen Sie dann das Passwort mit?

Oder dass SchILD über ein Email-pgp-Verfahren verfügt - hier lassen sich leider keine öffentlichen Schlüssel von Empfängern einpflegen.

Welche Rechtsverbindlichkeit haben - verschlüsselte oder unverschlüsselte - Emails in diesem Kontext, weiß das jemand?

[WJohannsen]

Schriftverkehr in Rechtssachen

In Rechtssachen entspricht der Übermittlungsweg per E-Mail nicht den gesetzlichen Anforderungen.
Sie müssen daher davon ausgehen, dass eine Eingabe per E-Mail rechtlich nicht wirksam ist.

Der Übermittlungsweg per E-Mail kann grundsätzlich auch dann genutzt werden, wenn eine Rechtsvorschrift für die Kommunikation die Schriftform anordnet. In diesem Fall muss das elektronische Dokument aber mit einer qualifizierten Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein (§ 3a Abs. 2 Sätze 1 und 2 VwVfG NRW).

(Quelle: https://www.vg-aachen.nrw.de/kontakt/em ... /index.php)

Zugegeben, das ist gerade etwas Kanonen auf Spatzen, denn ein Monitum ist sicherlich nicht vergleichbar mit einer Eingabe an ein Gericht, aber ohne qualifizierte Signatur würde ich vermuten, dass auch ein per Mail zugestelltes PDF einer Mahnung keine Wirksamkeit entfaltet - wenn die Eltern hingegen das Monitum ausdrucken und unterschrieben und den Abschnitt zurückgeben, haben sie ja ihre Kenntnisnahme bestätigt. In diesem Fall dürften sie als informiert gelten. Aber das ist nur eine sehr laienhafte Interpretation...

[Bräutigam]

Herzlichen Dank für die Antworten!

Uns geht es darum, dass die Eltern über die Mahnungen informiert sind. Zusätzlich würden wir die Briefe per Post versenden. Wir hätten aber sichergestellt, dass alle Eltern informiert sind, auch wenn die Briefe z.T. 10 Tage per Post brauchen.

[Raffenberg]

Hallo,
auch wir hatten bei uns an der Schule solche langen Laufzeiten. Ich versuche dies aber gelassen zu sehen und nicht durch Mehraufwand zu kompensieren. Laut Bundesrechtsanwaltskammer (Kanonen auf Spatzen) gelten Briefe am vierten Werktag nach Aufgabe zur Post als zugestellt. Was dann die Post daraus macht, lasse ich unberücksichtigt.

[HSangel]

Das Problem liegt häufig nicht bei der Post, sondern beim Schulträger. Bei uns muss Post erst zum Schulträger gebracht werden, wird da noch mal intern sortiert und geht dann, wenn stadtintern, mit so einem lokalen Postdienstleister raus und sonst mit der Deutschen Post. Und das verzögert häufig alles.

[Frodermann]

Wenn Sie Lust auf etwas Diskussion haben: Fragen Sie ruhig Ihren Schulträger einmal, ob der nicht auch eine rechtssichere Variante anbieten kann.

(Ernst gemeint: Für rechtlich relevante Schreiben, die in einem bestimmten Zeitraum zuzustellen ist, wäre vielleicht die Option, dass die Schule dies direkt über die Post oder der Träger ohne Zwischensortierung erledigt, gar nicht so schlecht. Hier müsste man den Typ des Schreibens, die direkt verarbeitet werden, im Vorfeld abstimmen.)