Schild-WebUntis Tool: Importhilfe inkl. Datenanalyse, Warnungen, Email-Versand an Klassenleitungen

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Christoph Mones
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Schild-WebUntis Tool: Importhilfe inkl. Datenanalyse, Warnungen, Email-Versand an Klassenleitungen

Beitrag von Christoph Mones »

Liebe Schild-Nutzer, die auch WebUntis (und insbes. das digitale Klassenbuch) nutzen,
hier stelle ich die Fortentwicklung des SchildNRW-WebUntis Umwandlers vor. Mit diesem konnte man bereits einige Schülerdaten, die sich nur umständlich in WebUntis konforme Daten umwandeln lassen mit einem Klick umwandeln und hatte eine perfekte Importdatei.

Über die Monate ist uns dann unabhängig von dem Programm aufgefallen, dass es in Schild zu Datenänderungen kommen kann, die in WebUnits bei einem regelmäßigen Import zu klaffenden Dokumentationslücken bei Schülern führen können. Dies betrifft insbesondere die für WebUntis sehr wichtigen Anmelde- und Entlassdaten, ohne welche dort quasi jede Auswertung fehlerhaft ist.

Das Schild-WebUntis Tool kann daher nun alles, was der Umwandler konnte, analysiert darüber hinaus jedoch auch die aktuelle Schild-Export-Datei durch einen Vergleich mit der zuletzt erstellten WebUntis-Import-Datei. Sie identifiziert so die anstehenden Änderungen in WebUntis vorab und gibt in kritischen Situationen nicht nur im selben Zug Warnungen aus, sondern ermöglicht es auch noch per einem Klick diese Warnungen zu E-Mails an die Klassenleitungen zu formulieren und mit einem weiteren Klick diese zu versenden. Für die Automatisierungsfans geht das natürlich auch ganz ohne Klicks.

Das spart wirklich Unmengen an Arbeit, denn: Die Identifizierung der Klassenleitungen, deren E-Mail-Adressen, und das Generieren der Mails geschieht vollautomatisch auf Grundlage einfacher WebUntis-Exporte und benötigter eher statischer Daten (E-Mail Adressen,...).
Start mit Daten.png
Start mit Daten.png (312.56 KiB) 6513 mal betrachtet
Beispiel Warnungen.png
Beispiel Warnungen.png (301.15 KiB) 7194 mal betrachtet
Email Editor NEU.png
Email Editor NEU.png (55.71 KiB) 7194 mal betrachtet
Einstellungs-Editor.png
Einstellungs-Editor.png (248.89 KiB) 6513 mal betrachtet
Beispiel EMail.png
Beispiel EMail.png (90.57 KiB) 7194 mal betrachtet

Von der Veröffentlichung erhoffe ich mir, dass nicht nur unsere Schule davon profitiert aber vor allem auch:
Feedback und Verbesserungsvorschläge.

Schild-WebUntis Tool

Mit freundlichen Grüßen,
Christoph Mones
Zuletzt geändert von Christoph Mones am Montag 24. März 2025, 17:05, insgesamt 5-mal geändert.
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Christoph Mones
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Christoph Mones
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Re: Schild-WebUntis Tool: Importhilfe inkl. Datenanalyse, Warnungen, Email-Versand an Klassenleitungen

Beitrag von Christoph Mones »

Es gab mittlerweile zwei Updates. Hier die Details:

Update 2.1
Vorlagen-Editor: Die Email-Vorlagen lassen sich in einer .ini Datei und in einem Web-Editor anpassen.
Bug-Fix: Das aktuelle Datum wird bei nicht-dokumentierten Zeiträumen jetzt korrekt berücksichtigt.
Update 2.2
Kommandozeilen-Argumente: Es ist nun möglich, das Tool auch von der Kommandozeile aus zu bedienen.
Admin-Warnungen: Bei im Vergleich zur Importdatei fehlenden Klassen oder Klassenlehrkräften in der Klassen- oder Lehrkraftdatei werden Admin-Warnungen generiert und bei Nutzung der Kommandozeile auf Wunsch auch an die hinterlegte Admin Email-Adresse gesendet.
Anpassung von Verarbeitungs-Standard-Einstellungen: Die Standard-Einstellungen für die Verarbeitung im WebEnd bzw. die Verarbeitung über die Kommandozeile lassen sich jetzt über die settings.ini anpassen.
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Christoph Mones
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Christoph Mones
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Re: Schild-WebUntis Tool: Importhilfe inkl. Datenanalyse, Warnungen, Email-Versand an Klassenleitungen

Beitrag von Christoph Mones »

Es gab mittlerweile zwei weitere Updates. Hier die Details:

Update 2.3
Änderungs-Log Funktion: Nach jeder Datenumwandlung wird die aktuelle Import-Datei mit der zuvor erstellten Import-Datei vergleichen und die Unterschiede in Änderungs-Log Dateien festgehalten.
Mehr Kommandozeilen-Argumente: Es möglich die Erstellung der Änderungs-Logs per Kommandozeilen-Argumente zu unterbinden und Änderungs-Logs per E-Mail (auch auf Grundlage eines Zeitintervalls für das Mindestalter der Vergleichs-Datei) zu erhalten.

Update 2.4
FrontEnd-Einstellungs-Editor: Alle Standard-Einstellungen lassen sich jetzt über einen Editor im Browser ändern. Darunter Verzeichnisse, Warn-Einstellungen, SMTP-Einstellungen, die Admin-Email Adresse für die Logs,... . Einfach alles :).
Befehl-/Verknüpfungs-Ersteller: Es wurde ein Tool hinzugefügt, mit dem Sie Verknüpfungen und Eingabeaufforderungs-Befehle erstellen können, die bei Ausführung sämtliche gewünschten Funktionen ausführen ohne im (sich nur noch optional öffnenden) WebEnd etwas klicken zu müssen.
Alle Verzeichnisse frei wählbar: Auch das Verzeichnis für die WebUntis Importe ist jetzt frei wählbar.
Logo hinzugefügt: Logo und Favicon für den Browser und die .exe Datei hinzugefügt.
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Christoph Mones
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Christoph Mones
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Re: Schild-WebUntis Tool: Importhilfe inkl. Datenanalyse, Warnungen, Email-Versand an Klassenleitungen

Beitrag von Christoph Mones »

Wieder drei Updates... Ich mach nicht für jedes einen Post.

Update 2.5
Release der Version für die Produktionsumgebung: Die Entwicklung des Tools ist größtenteils abgeschlossen. Es wurde daher nun auch eine Version für die Produktionsumgebung veröffentlicht. Die Entwicklungsversion wird nicht mehr aktualisiert.
Verbesserung der Konsolen-Lesbarkeit: Die Ausgabe auf der Konsole wurden überarbeitet (erweitert und vervollständigt) und farbcodiert, sodass man Sie besser lesen kann.

Update 2.6
Neue Kommandozeilen-Befehle und Funktionen: Über die Kommandozeile lässt sich jetzt für die Nutzung als Server die Verzeichnisänderung im WebEnd deaktivieren sowie auch ein Dateiupload-Bereich aktivieren.
Server Modus: Ermöglichung der Änderung von IP und Port über die Kommandozeile.
Bug Fixes: Die Verzeichnisauswahl gab bei Auswahl im WebEnd nur Verzeichnisse im Programmverzeichnis zurück.

Update 2.7
Warnungen für neue Schüler: Es wurde eine Warnoption für neue Schüler hinzugefügt. In WebUntis kann dies mit der Notwendigkeit zur Aktualisierung von Schülergruppen einhergehen, sodass nun eine automatische Info erfolgen kann.
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Christoph Mones
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Christoph Mones
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Re: Schild-WebUntis Tool: Importhilfe inkl. Datenanalyse, Warnungen, Email-Versand an Klassenleitungen

Beitrag von Christoph Mones »

Ok... diesmal schon, aber ist auch wirklich groß... .

Update 2.8:
Attestpflicht-Spalte: Es wurde eine Funktion zur optionalen Integration der Attestpflicht hinzugefügt. Sie basiert auf dem Vermerk der Attestpflicht in Schild.
Nachteilsausgleich-Spalte: Es wurde eine Funktion zur optionalen Integration der Nachteilsausgleichen hinzugefügt. Sie basiert auf dem Vermerk der Nachteilsausgleichs in Schild.
Klassengrößen Auswertung: Es wurde die Option zur Generirung eines zusätzlichen Auswertungsdokuments zu den Klassengrößen/stärken hinzugefügt. Diese Datei kann so mit jedem Import generiert und Interessierten (Vertretungsteam, Stundenplaner) zur Verfügung gestellt werden.
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Christoph Mones
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Re: Schild-WebUntis Tool: Importhilfe inkl. Datenanalyse, Warnungen, Email-Versand an Klassenleitungen

Beitrag von M.Herrmann »

Hallo
und herzlichen Dank für die Bereitstellung des Tools!
Installation und Konfiguration haben mit Hilfe der Anleitung problemlos geklappt. Ich probiere es jetzt etwas aus (erstmal mit einer Webuntis-Spielwiese).
Eine erste Frage: Der Schild-Auswahlfilter muss dann einmal jährlich (zu Beginn eines neuen Schuljahres) angepasst werden, jeweils auf das aktuelle Schuljahr, richtig?
Viele Grüße und einen guten Start ins neue Schuljahr,
Matthias Herrmann
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Re: Schild-WebUntis Tool: Importhilfe inkl. Datenanalyse, Warnungen, Email-Versand an Klassenleitungen

Beitrag von Christoph Mones »

M.Herrmann hat geschrieben: Dienstag 26. August 2025, 17:50 Hallo
und herzlichen Dank für die Bereitstellung des Tools!
Installation und Konfiguration haben mit Hilfe der Anleitung problemlos geklappt. Ich probiere es jetzt etwas aus (erstmal mit einer Webuntis-Spielwiese).
Eine erste Frage: Der Schild-Auswahlfilter muss dann einmal jährlich (zu Beginn eines neuen Schuljahres) angepasst werden, jeweils auf das aktuelle Schuljahr, richtig?
Viele Grüße und einen guten Start ins neue Schuljahr,
Matthias Herrmann
Korrekt, immer auf das aktuelle Schuljahr.
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Re: Schild-WebUntis Tool: Importhilfe inkl. Datenanalyse, Warnungen, Email-Versand an Klassenleitungen

Beitrag von Christoph Mones »

Es gab nun weitere Updates, und diese sind mehr als wesentlich:
In Kürze erfolgen auch Schild 3.0 Optimierungen

Update 2.9.5
Neu - Optionale Warnungen für aus dem Schild-Export verschwundene Schüler: Das dürfte bei dem Filter: "Aktuelles Schuljahr - Aktive, Abgänger und Abschlüsse" im Grund nie auftreten (außer vielleicht ganz zum Schluss beim Hochschulen)
Verbessert - Klassenwechsel Email-Versand an alle Klassenlehrer (statt nur die der alten Klasse): Email Versand der Warnemails über Klassenwechsel wahlweise an die Klassenlehrkräfte der alten Klasse, der neuen Klasse, oder Beide.
Neu - Importdatei Erstellung unterbinden: Option zum Verhindern der Erstellung der WebUntis-Importdatei wenn zum Beispiel Admin Warnungen existieren. Das ist sehr wichtig für vollautomatisierte Nutzung dieses Tools
Neu - Historie: Man kann jetzt die Logs und Excel Logs vergangener Importe direkt im Webend einsehen.
Verbessert - Warnungen als Menüpunkt: Warnungen werden im Webend jetzt in einem Menüpunkt dargestellt der sich automatisch öffnet wenn welche erscheinen.
Außerdem wurden einige seltenere Bugs gefixt und die Robustheit des Programms erhöht.

Update 3.0
Neu - Dashboard mit Historien-Auswertung: Eigene persistente Datenbank zur Auswertung vergangener Importe. Statistiken, Trends und Klassen-Hotspots werden direkt im Webend mit Diagrammen dargestellt. Klassen lassen sich einzeln über die Zeit nachvollziehen, und der gesamte Verlauf kann als Excel exportiert werden.
Neu - Info-Mails bei Feldänderungen: Lehrkräfte können automatisch über Änderungen an WebUntis-relevanten Schülerfeldern (z.B. Nachteilsausgleich, Attestpflicht, Telefonnummer) informiert werden. Die zu überwachenden Felder sind frei wählbar und werden geräteübergreifend in der settings.ini gespeichert. Vor dem Versand erscheint eine Vorschau-Tabelle, in der einzelne Mails per Checkbox abgewählt werden können.
Neu - Nachteilsausgleich-Arbeitsdatei für Sonderpädagogen: Eine Excel-Datei wird automatisch mit allen Schülern befüllt und enthält fünf Detailspalten (Zeitlich, Technisch, Räumlich, Personell, Sonstige Vereinbarungen) zur freien Bearbeitung durch Sonderpädagogen. Die Inhalte werden in den Info-Mails bei Nachteilsausgleich-Änderungen mitversendet und sind in der Mail-Vorschau über einen Info-Button direkt einsehbar. Vorhandene Einträge bleiben bei jedem neuen Import erhalten.
Neu - Vorab-Validierung der Importdateien: Mit einem Klick werden Schild-, Lehrer- und Klassendateien auf fehlende Pflichtspalten, falsche Trennzeichen und leere Verzeichnisse geprüft, bevor die eigentliche Verarbeitung startet.
Neu - Zeitraum-Vergleich für automatisierte Periodik: Über den Kommandozeilen-Schalter --send_log_email lässt sich der aktuelle Import gegen den letzten Stand vor einer einstellbaren Anzahl von Stunden (timeframe_hours, Default 24) vergleichen. Eine Sammel-Mail mit HTML-Tabelle und Excel-Anhang geht an die Admin-Adresse — mit eingebautem Spam-Schutz, sodass pro Zeitfenster nur eine Mail versendet wird. Ideal für die Windows-Aufgabenplanung.
Neu - Schild-Status 6 (Extern) konfigurierbar: Externe Schüler (Schild-Status 6) können wahlweise als „aktiv" behandelt werden, sodass sie in Klassengrößen einfließen und nicht als Karteileichen gemeldet werden.
Neu - Drei Verzeichniskategorien: Die Einstellungen unterscheiden jetzt zwischen Quelldaten-, Arbeits- und Ausgabedateien-Verzeichnissen mit jeweils erklärenden Beschreibungen.
Verbessert - WYSIWYG-Email-Editor: Mail-Vorlagen werden in einem komfortablen Quill-Editor mit Formatierungsmöglichkeiten bearbeitet. Alle Platzhalter sind im neuen Schlüssel-Info-Tab dokumentiert.
Verbessert - Auto-Patcher für Konfigurationsdateien: Bestehende settings.ini und email_settings.ini werden bei Updates automatisch um neue Optionen ergänzt — ohne manuelles Nachpflegen.
Verbessert - Modulare Architektur: Das Webend wurde in einzelne JS-Module aufgeteilt (Dashboard, Settings, Panels, Email-Editor, Upload), was zukünftige Erweiterungen deutlich erleichtert.
Bug Fix - Klassenlehrkräfte in Mails: In bestimmten Konstellationen waren Klassenlehrkräfte fälschlich als „N/A" markiert — durch eine fehlerhafte Schlüsselnormalisierung. Dies wurde behoben.
Bug Fix - Excel-ID-Behandlung: Numerische Schüler-IDs wurden nach dem Speichern in Excel teilweise als Float interpretiert (z.B. 12345.0), was zu Fehlzuordnungen führen konnte. IDs werden jetzt sauber normalisiert.
Außerdem wurden zahlreiche kleinere Verbesserungen, Bug Fixes und Robustheitsmaßnahmen umgesetzt.
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