Serienbrief in Schild nutzen möglich?

[FrauFuchs]

Hallo zusammen,


Ich bin noch neu hier und habe auch mit Schild NRW nicht viele Erfahrungen gemacht. Hatte im Juni meine Basisfobi dazu.

Nun zu meinem Thema und meiner Frage.

Wir haben vom Schulträger einen einseitigen ipad-Leihvertrag erhalten, auch in Form eines Serienbriefs als Worddokument. Nun meine Frage, kann ich dieses Dokument in Schild nutzen, um die Daten der Schüler*innen und die Adressen dort einzupflegen? Das wäre bei 100 Kindern zum Schuljahresbeginn eine enorme Arbeitserleichterung.
Intern weiß leider keiner darauf eine Antwort und da das Forum in der Fobi immer wieder wertschätzend erwähnt wurde, frage ich hier nach.


Viele liebe Grüße und vielen Dank für eure Rückmeldungen!

[GE Schwerte]

Nun meine Frage, kann ich dieses Dokument in Schild nutzen, um die Daten der Schüler*innen und die Adressen dort einzupflegen?

Mir ist nicht klar, was sie wo einpflegen möchten.
Es gibt 2 Möglichkeiten:

1.) Sie benutzen einen Serienbrief (z.B. in Word) und eine Steuerdatei (z.B. in Excel).
In der Excel-Datei stehen in jeder Zeile die Informationen, die in jeden einzelnen Brief eingefügt werden, in eigenen Spalten.
Diese Spalten sind. z.B. Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort.
Diese Informationen für diese Felder können Sie leicht aus Schild exportieren, z.B. in eine Excel-Datei.
(Menü Datenaustausch -> Export in Text/Exceldatei -> Exportieren -> Datenart "Schüler")

2.) Sie benutzen einen Schild-internen Serienbrief, z.B. die Serienbriefe aus der neuen Basissammlung
https://www.svws.nrw.de/download/schild ... rtsammlung
Dort können Sie den "leeren" Serienbrief nehmen und ihren eigenen Text einfügen.
Die Anleitung dazu:
https://www.svws.nrw.de/system/files/me ... chte_5.pdf

[Michael]

Nun meine Frage, kann ich dieses Dokument in Schild nutzen, um die Daten der Schüler*innen und die Adressen dort einzupflegen?

Mir ist nicht klar, was sie wo einpflegen möchten.
Es gibt 2 Möglichkeiten:

1.) Sie benutzen einen Serienbrief (z.B. in Word) und eine Steuerdatei (z.B. in Excel).
In der Excel-Datei stehen in jeder Zeile die Informationen, die in jeden einzelnen Brief eingefügt werden, in eigenen Spalten.
Diese Spalten sind. z.B. Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort.
Diese Informationen für diese Felder können Sie leicht aus Schild exportieren, z.B. in eine Excel-Datei.
(Menü Datenaustausch -> Export in Text/Exceldatei -> Exportieren -> Datenart "Schüler")

2.) Sie benutzen einen Schild-internen Serienbrief, z.B. die Serienbriefe aus der neuen Basissammlung
https://www.svws.nrw.de/download/schild ... rtsammlung
Dort können Sie den "leeren" Serienbrief nehmen und ihren eigenen Text einfügen.
Die Anleitung dazu:
https://www.svws.nrw.de/system/files/me ... chte_5.pdf

Ich glaube, dass dies gemeint ist, oder? Damit man die Adressen nicht jedes Mal für die Eltern selber eintragen muss, sondern der Brief sich diese Daten aus Schild zieht.

Wir stehen nämlich vor einem ähnlichem Problem.

[011marTusch]

Wir haben vom Schulträger einen einseitigen ipad-Leihvertrag erhalten, auch in Form eines Serienbriefs als Worddokument. Nun meine Frage, kann ich dieses Dokument in Schild nutzen, um die Daten der Schüler*innen und die Adressen dort einzupflegen?

Im Prinzip jein Unter Druckausgabe gibt es den "guten", alten Word-Seriendruck. Sie selektieren zunächst die gewünschte Schüler*menge und wählen dort die Standard-Steuerdatei. Bevor Sie im nächsten Schritt den Wordserienbrief auswählen sollen, hat Schild bereits eine umfangreiche Steuerdatei "Datentra.txt" im Windowsordner \Eigene Dokumente mit den Schüler*daten angelegt. Im Idealfall hat der Schulträger den Serienbrief bereits mit den schildeigenen Datenfeldern versehen . Andernfalls können Sie auch eine eigene Steuerdatei, wie von GE Schwerte unter 1) beschrieben, anlegen.

Die Tücke liegt im Detail: Per Order ist der Elternname 1 immer die Mama oder der alleinerziehende Papa. Auch bei idealen Familienverhältnissen kann der Papa (Elternname 2) einen abweichenden Nachnamen haben und dieser steht am Briefkasten. Postzustellungen könnten fehlschlagen.

Der von GE Schwerte unter 2) beschriebene Schild-interne Serienbrief generiert aus der jeweils vorliegenden Datenlage eine optimierte Anschrift bzw. Anrede. Die Zustellungsquote wird damit erhöht.

[Frodermann]

Zu den Anschreiben: Unter den Erziehern ist der Haken "erhält Anschreiben" bei der Hauptadresse zu setzen, idealerweise ist das auch die Meldeadresse des Schülers, die in den Individualdaten I aufgeführt ist.

In einem Erzieherdatensatz werden eine Adresse und bis zu zwei Personen erfasst.

Mit den Serienbriefdruckfeldern lässt sich recht einfach ein Adressblock aus den Erzieherdaten erzeugen, der an
Zeile 1: Erzieher 1 Name und Vorname
Zeile 2: Erzieher 2 Name und Vorname
Straße
PLZ ORT
geht.

So erwischen Sie alle, die für die Hauptadresse relevant sind und wenn es keinen Erzieher 2 gibt, bleibt dessen Zeile halt leer.

Wollen Sie noch mehr Erzieherdatensätze anschreiben, fällt das unter "Service der Schule", dann kann man aber auch einfach bei weiteren Datensätzen "erhält Anschreiben" anklicken und diese werden dann nach dem gleichen Schema erzeugt.