Dokumentenverwaltung und Duplikate

[Lothar.Gehlen]

Hallo zusammen,
wir benutzen seit letztem Jahr die Dokumentenverwaltung in Schild. Da wir eineindeutige Klassenbezeichnungen haben sind die Schülerordner in einem übergeordneten Klassenordner abgelegt.

Jetzt gibt es aber SuS die einen Bildungsgang abgeschlossen haben und danach einen neuen besuchen. Für diese SuS wird erstmal ein Duplikat erstellt, welches dann zum Beginn des Schuljahres mit dem Originaldatensatz verschmolzen wird.

Wird dann ein neuer Ordner für die SuS in der neuen Klasse angelegt und der alte bleibt bestehen oder wird der alte Ordner in die neue Klasse verschoben? Im zweiten Fall hätte der alte Klassenlehrer dann keinen Zugriff mehr auf die digitale Akte da dies bei uns nicht über Schild sondern entsprechende Ordnerfreigaben im Netzwerk erfolgt.

Lieben Gruß

[Jochen Torspecken]

Bei dieser (ungewöhnlichen) Konstellation wird wohl ein neuer Ordner erstellt, weil das Hauptkriterium nicht Name, Vorname Geburtsdatum, sondern die Klasse ist.
Scheinbar wollen Sie das aber auch genau so haben. Es kann nur sein, dass man dann über die Ansicht in SchILD nicht mehr auf die Dokumente der alten Klasse zugreifen kann. Das ginge dann nur in Windows.

[J. Siegert]

Hallo zusammen,
wir haben ein ganz ähnliches Problem. Das Sekretariat muss bei vielen Schülerinnen und Schülern alle Vornamen ergänzen (teilweise bis zu vier), weil die Eltern diese auf allen Dokumenten stehen haben möchten und dies rechtlich auch so vorgesehen ist. Das betrifft etwa 30% aller SuS. In der Dokumentenverwaltung wird aber für jeden einzelnen Schüler ein neuer Ordner angelegt, obwohl beide Datensätze verschmolzen werden. Damit gibt es über SchILD nur Zugriff auf Daten, die ab der Änderung gespeichert wurden. Ich hätte gedacht, dass der Datensatz Name, Vorname, Geburtsdatum überschrieben wird und die Daten genauso wie die Leistungsdaten, automatisch übernommen werden. Gibt es da eine Einstellungsmöglichkeit?
Lieben Gruß
Jola Siegert

[Jochen Torspecken]

Ich meine, man könnte direkt nach der Änderung auf den Reiter Dokumentenverwaltung gehen und dort "Ordner anpassen" oder so ähnlich klicken. Bin aber nicht sicher.
Übrigens: Wenn man die fehlenden Vornamen unter "weitere Vornamen" ergänzt, ist eine Anpassung der Dokumentenverwaltung nicht nötig. Die Zeugnisse lassen sich über die ini-Datei entsprechend anpassen. Bei anderen Formularen muss man nacharbeiten.

[J. Siegert]

Vielen Dank für die schnelle Antwort.
Die Anpassung in der ini-Datei war problemlos. An der Zusammenführung der beiden Ordner in der Dokumentenverwaltung kämpfen wir noch. Da gibt es jetzt nur noch den Zugriff auf beide Ordner über den Explorer. Es ist eine sehr aufwändige Angelegenheit. Gibt es eine Möglichkeit da etwas geschickter vorzugehen?

[Wolfgang Clees]

Vielleicht versuchen Sie auf einem Test-Rechner den Weg, der auf einem meiner älteren Handzettel beschrieben ist? Ich denke, so könnte das o.a. Problem künftig umgangen werden.
Ich habe derzeit keine BK-Datenbank zum Testen auf dem Rechner.