Datenbank aufräumen - Aufbewahrungspflicht?

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markus2807
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Datenbank aufräumen - Aufbewahrungspflicht?

Beitrag von markus2807 »

Hallo zusammen,
Gibt es eine rechtliche Vorgabe, wie lange Daten in SchILD gespeichert werden müssen? Wir möchten unsere Datenbank gerne aufräumen und sind uns unsicher über die Aufbewahrungspflicht der digitalen Daten.

Vielen Dank
Markus Heider
Geschwister-Scholl-Realschule Plettenberg
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Jochen Torspecken
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Re: Datenbank aufräumen - Aufbewahrungspflicht?

Beitrag von Jochen Torspecken »

Nutzen Sie doch statt "Aufräumen" einfach "Aufbewahrungsfristen prüfen". Da wird alles nach den gesetzlichen Fristen zum Löschen angeboten.
___________________
Jochen Torspecken
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Frodermann
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Re: Datenbank aufräumen - Aufbewahrungspflicht?

Beitrag von Frodermann »

Und die rechtlichen Vorgaben sind in der VO DV I https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_text_an ... 0000000576 und der VO DV II https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_text_an ... 0000000663 aufgeführt, die auch unabhängig (drüber hinaus, neben, ...) von SchILD gelten.

Beachten Sie ggf. die Anhänge. Beachten Sie auch die Pflicht, Daten vor der Löschung dem zuständigen Archiv anzubieten.

Eventuell gelten weitere Rechtsvorschriften, etwa aus dem SchulG oder anderen Gesetzen, Verordnungen usw. wie der Dienstanweisung ADV. Datenschutz hat in NRW Verfassungsrang.

Hier vom Schulministerium: https://www.schulministerium.nrw/schule ... hulbereich
mit freundlichen Grüßen
Felix Frodermann
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t.rupprecht
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Re: Datenbank aufräumen - Aufbewahrungspflicht?

Beitrag von t.rupprecht »

Auch auf die Gefahr hin mich zu blamieren: Was bedeutet "...Daten dem zuständigen Archiv anzubieten"? Was für ein Archiv ist denn da gemeint?

Ich hatte auch schon mal im Sinn, eine solche Datenbank-"Aufräum-Aktion" durchzuführen. Leider war sich niemand in unserer Schule hundertprozentig sicher, ob das Löschen der von Schild "freigegebenen" Daten keinerlei Probleme verursacht, weder technisch noch juristisch. Ich habe die Löschaktion mal an einer Datenbank-Kopie ausprobiert und festgestellt, dass sich unsere DB dadurch um ca. 17% verkleinern würde. Aufgrund des gewissen "Restrisikos" haben wir dann aber doch die Finger davon gelassen. Zumal ich bei einer Vollzeitstelle (als Lehrer!) nicht auch noch nebenher ein Semester Jura studieren kann... ;) Die deutsche Bürokratie ist einfach legendär.
Mit freundlichen Grüßen
Thomas Rupprecht
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Raffenberg
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Re: Datenbank aufräumen - Aufbewahrungspflicht?

Beitrag von Raffenberg »

Damit ist in der Regel das städtische Archiv oder das kommunale Archiv gemeint. Ein Anruf dort genügt. In der Regel haben die nur Interesse an Unterlagen in Papierform, wie z.B. Abiturzeugnisse nach 50 Jahren.

Wenn die Daten dann in Schild über die Aufbewahrungsfristen prüfen, werden nur die Daten gelöscht, die löschfähig sind. Sie können z.B. Lehrer- und Schülernamen behalten, um z.B. eine eigene Chronik schreiben zu können. In der Regel sind die digitalen Daten aber ohnehin schwer über die Zeit zu archivieren, da der technische Fortschritt ja nicht anhält.
Mit freundlichen Grüßen
Jens Raffenberg
Frodermann
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Re: Datenbank aufräumen - Aufbewahrungspflicht?

Beitrag von Frodermann »

Auf der technischen Seite sind sie recht sicher, wenn systematisch Zweitschriften von Abgangs- und Abschlusszeugnisse (50 Jahre) direkt mit ausgedruckt werden und dann im Papierarchiv landen.

Wenn dann noch jedes Jahr eine Übersicht der Leistungsdaten (fällt wohl unter "Zeugnisdurchschriften", 10 Jahre, hier bieten sich Konferenzübersichten an) zusammen mit den Stammblättern (20 Jahre) von bei den Abteilungen in einen Ordner archiviert wird, sind Sie auch vor dem digitalen Worst-Case recht sicher.

Dann müssen Sie nur noch entscheiden, wie mit "ehemaligen" Lehrkräften in der DB umgegangen wird, i.d.R. lässt sich hier einfach das Kürzel auf "zKURZEL" ändern und unsichtbar und nicht statistikrelevant schalten, dann kann die DB mit der Funktion "Löschfristen prüfen" ruhig gesäubert werden.

Technisch werden von SchILD die Löschfristen nach dem Abgang von SuS etc angesetzt, d.h. XYZ Jahre, nachdem die SuS gingen, verschwinden ihre Leistungsdaten. Da sind dann keine Probleme zu erwarten.

Juristisch kommt eine SL nicht davor umhin, die Vorgaben selbst zu lesen. Aber bald sind ja die langen Ferien. :D
mit freundlichen Grüßen
Felix Frodermann
Fachberatung, Moderation & SVWS-Dokumentation
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