Fehlzeiten aus (Web)Untis in SchILD importieren

[Loewenich]

Guten Tag in die Runde,

WebUntis hat unter Administration/Export nun die Option einer Gesamtfehlstundenexportfunktion hinzugefügt. Gibt es eine Möglichkeit diese Informationen nun einfacher in Schild zu übertragen als der hier vorgeschlagene Weg? Der Abgleich müsste im besten Fall über die interne Schild-ID erfolgen.
Danke vorab!

[Roman Deeken]

Hallo,

ich habe am Montag die Fehlzeiten aus WebUntis nach SchildZentral importiert. Allerdings nur mit dem skizzierten Weg über den SVERWEIS in Excel und unter Benutzung der SchuelerLeistungsdaten.dat .
Wenn Sie die Gesamtfehlstundenzahl importieren möchten, brauchen Sie die SchuelerAbschnittsdaten.dat, denn dort gibt es die entsprechenden Felder für FSG und FSU. Für den SVERWEIS können Sie in dem Units Arbeitsblatt dann einen eigenen Schlüssel hinzufügen, der aus dem Vorname, Nachnamen und Klasse besteht. Diesen können Sie dann in Excel benutzen um die Daten auf die SchulerAbschnittsdaten zu übertragen. Anschließend müssen Sie noch die .dat Datei entsprechend mit den korrekten Trennzeichen versehen und können diese dann wieder importieren.
Hier ist mein Workaround, den ich durchgeführt habe:
Export der Fehlzeiten über Klassenbuch -> Berichte -> Fehlzeiten pro Schüler -> XLS-Format mit der Option pro Stunde.
Öffnen mit Excel
Einfügen einer Pivottabelle mit den Zeilen der Schüler und Spalte „Status“. Man erhält eine Tabelle mit den Name und den Eintragungen „Entschuldigt“ und „offen“.
Export der Schülerabschnittsdaten.dat über die Schnittstelle SchildNRW
Import der Abschnittsdaten in Excel (Trennung |) !Achtung Geburtstag! (Achtung ggf. Version Excel checken)
i. Leere Arbeitsmappe öffnen
ii. Daten -> Daten abrufen -> Aus Text/csv
iii. Alle Dateien -> Datei auswählen -> Importieren
iv. Daten transformieren
v. Spalte auswählen
vi. Datentyp beim Geburtsdatum in Datum ändern
vii. Mit „Aktuelle ersetzen“ bestätigen
viii. Schließen&laden
Kopieren der Daten aus WebUntis in die gleiche Arbeitsmappe als neues Tabellenblatt
Füllen der Spalten SummeFehlstd und SummeFehlstd_unentschuldigt über den SVERWEIS, ggf. #NV über die WENNFEHLER-Exception abfangen.
Ggf. Ändern des Geburtstagsdatenformats
Exportieren als csv mit Trennung mit dem Namen Schuelerabschnittsdaten.dat
Erstetzen des ; durch | im Editor
Dateierweitung auf .dat setzen
Über die Schnittstelle wieder importieren

Die Fehlerquellen liegen vor allem in ggf. unterschiedlichen Schreibweisen der Namen. Vielleicht hilft die Anleitung ein wenig.

[Dirk Jarosch]

Hallo,
ich kriege beim Rück-Import nach Schild anhängende Fehlermeldung. Ich habe über den Editor das Pipe-Zeichen eingefügt. Seltsamerweise werden die Fehlstunden trotzdem eingefügt, aber ich habe Sorge, dass es mir irgendwelche anderen Daten zerschießt.
LG

[Dirk Jarosch]

Noch etwas: Wenn man sich in WebUntis mit dem Bericht Fehlzeiten pro Klasse alle SuS der Schule anzeigen lässt, werden die SuS ohne Fehlstunden an den Anfang der Tabelle gestellt und ohne Klassenzugehörigkeit einfach alphabetisch sortiert. In den darunter folgenden Klassen fehlen dann einzelne Schüler. So kann man die Listen nicht synchronisieren. Hat da jemand Erfahrung mit und wüsste Abhilfe, wie man auch die SuS ohne Fehlstunden in der Klasse angezeigt bekommt? Alle Schülerinnen habe ich angeklickt ...

[R. Zeh]

Ich versuche es mal:

1) Aus Schild exportieren Sie über "Datenaustausch/Schnittstelle Schild NRW" die SchuelerLernabschnittsdaten.dat.

2) In webuntis "Klassenbuch/Berichte" stellen Sie die richtige Klasse und Zeitraum ein, dann im Bereich Abwesenheiten "Fehlzeiten pro Klasse" (Gesamtübersicht und Alle) und wichtig: Alle Schüler*innen. Damit Sie die Daten einfach übertragen können, aktivieren Sie: "sortiert nach Schülern/Schülerinnen".
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Die Schild-Dat können Sie mit Excel öffnen, die Excel-Datei aus webuntis ebenso, daraus kopieren Sie die Spalten "Schulstd." und "unent", diese beiden Spalten fügen Sie in die Schild-Dat-Excel ein. (Achten Sie dabei ggfls. auf Spaltenüberschriften!)

Screenshot 2022-10-25 121928.png

Die Schild-Dat-Excel müssen Sie dann allerdings als CSV-Datei speichern, die Besonderheit liegt darin, dass das Trennzeichen "Pipe" | notwendig ist, damit der Import zurück in Schild funktioniert.

So hat es bei mir testweise funktioniert. Vielleicht gibt es aber noch einen anderen (geschmeidigeren) Weg?

Danke für die vielen hilfreichen Beiträge hier zu dem Thema. Der letzte Schritt "Die Schild-Dat-Excel müssen Sie dann allerdings als CSV-Datei speichern, ...." ist mir allerdings noch in soweit unklar, als dass in der csv-Datei keine Pipes, sondern Semikolons gesetzt sind. Dies muss ich dann in einem zusätzlichen Schritt im Editor ändern (ersetze alle ; mit |). Oder gibt es da einen Weg ohne diesen zusätzlichen Schritt?

[D.Jakel]

Guten Tag, man könnte sich ein passendes Macro für Excel machen, welches das Speichern mit Pipe-Symbol direkt vornimmt. Generelles Einstellen des Symbols als Trennzeichen für Excel ist wahrscheinlich nicht sinnvoll.

[Frodermann]

Für die Bearbeitung von csv-Dateien würde ich eher LibreOffice nehmen als Excel. Das ist in der Alternative deutlich einfacher und eingängiger, als in Excel über die diversen doofen Wizards und Textkonvertierungs-Assistenten etc. zu gehen und am Ende muss man alles doch einzeln googeln.

LibreOffice lässt direkt wählen, welches Zeichen der Trenner sein soll.