Online ausfüllbare Formulare

[giessmann]

Hallo zusammen,
im Gespräch mit KollegInnen einiger Schulen ist mir noch einmal aufgefallen, wie aufwändig die Pflege von SchilD-Daten - gerade bei Neuaufnahmen - ist. Dabei ist die Idee entstanden, dass ein online ausfüllbares Formular für die Erziehungsberechtigten eine hilfreiche Arbeitserleichterung wäre.

Der Gedanke ist, dass Daten, die bisher in einem analogen Formular erfasst und dann händisch in die Software eingetragen werden müssen, mit Hilfe eines digitalen Formulares und einer entsprechenden Schnittstelle in SchilD sofort erfasst werden können. Dadurch entfiele das händische Übertragen in die Software.
Idealerweise könnte das Formular dann auch digital unterschrieben und als PDF in SchilD abgespeichert werden. Wenn dies aus DSGVO- oder Technik-Gründen zu aufwendig ist, wäre es zumindest wünschenswert, dass die digital erfassten Daten dann nur noch ausgedruckt und von den Eltern unterschrieben werden müssen.
Ggf. könnte man so ein Formular den Eltern auch per Link zur Verfügung stellen, um Daten zu aktualisieren...

Ist so etwas möglich und denkbar? Gibt es noch andere Schulen, die an einem solchen Vorgehen Interesse hätten? Eure Meinung dazu würde mich interessieren.

[Vaske]

Es wird wohl in Zukunft so kommen, dass die Schülerdaten über die Software Schüleronline bereitgestellt werden. Da mir das nicht schnell genug ging, habe ich vor einigen Jahren unser Anmeldesystem auf OSA https://www.pedav.eu/produkte/software/ ... -anmeldung umgestellt. Der Import funktioniert einwandfrei, das Programm ist aber nicht kostenlos.

[D.Jakel]

Guten Tag, ich habe ein solches Verfahren im letzten Jahr bei uns ausprobiert. Dabei wird von den Eltern ein pdf-Formular ausgefüllt und per Mail oder Stick mitgebracht und dann automatisch für alle Dateien per Excel-Makro ausgelesen und in das dat-Format kodiert und damit importierbar. Es läuft allerdings noch nicht stabil.
Das Formular hat die Form des analogen Formulars und wird dann von den Eltern unterschrieben zu Anmeldung mitgebracht.

[Hoebig]

Guten Morgen,
ich hänge mich einmal hier dran. Ich finde ein solches System sehr interessant und wäre auch daran brennend interessiert. Mich würde interessieren, was an Ihrem System "noch nicht stabil" ist? Lässt sich das beseitigen, sind es Kleinigkeiten oder ist es ein grundsätzliches Problem?
Ein solches System wäre eine massive Arbeitserleichterung...

[giessmann]

Guten Morgen,
das würde mich tatsächlich auch sehr interessieren! Toll wäre natürlich, wenn man diese Umwege irgendwann nicht mehr machen müsste!

[D.Jakel]

Guten Tag, das pdf-Formular wird zuerst in Text umgewandelt. Im Formular sind Trennzeichen versteckt, sodass es als csv in Excel eingelesen werden kann. Die Excelfelder werden dann per Makro in die Tabellenstruktur übertragen. Allerdings landen die Einträge noch nicht immer an der gleichen Stelle, haben bisweilen überflüssige Leerzeichen usw., sodass das Einlesen teilweise leere Felder erzeugt oder nur mit Leerzeichen gefüllt ist. Das könnte man natürlich dann manuell nacharbeiten, aber ich würde das erst beheben wollen. Außerdem gibt es noch kleine Probleme bei den Telefonnummern, die in Excel ohne die führende Null importiert werden. Prinzipiell hat das Verfahren schon gut funktioniert. Ich würde es dann bei Gelegenheit hier bereitstellen.
Im Moment versuche ich aber erst, mich in die Ferien zu retten.

[Johannes Blum]

Hallo !
in diesem Thread ging es auch kürzlich darum:viewtopic.php?f=6&t=5118&p=30004#p30004

Wir machen es ab der kommenden Anmeldung ähnlich wie Herr Jakel:

• Die Eltern füllen auf unserer Homepage ein Formular aus.

• Die Formulardaten werden in einer Datenbank gesammelt, von hier aus werden sie in einem Rutsch in eine csv-Datei exportiert.

• Aus der csv werden zwei txt-Dateien erzeugt und in dat-Dateien umbenannt (SchuelerBasisdaten.dat und SchulerErzieher.dat), die direkt in Schild eingelesen werden können.

Ein wenig Handarbeit ist tatsächlich nötig (Excel macht aus dem Land 000 nur eine 0 u.ä., aber das hält sich in Grenzen), aber es spart unglaublich viel fehleranfällige Tipparbeit. So erfassen wir nicht nur Adressdaten, sondern auch Schullaufbahn und Statistikdaten.
Bei der endgültigen Anmeldung werden die Daten dann den Eltern ausgedruckt zum Unterschreiben vorgelegt.

[Hoebig]

Guten Morgen,

mich würde an dieser Stelle interessieren, wie der Ablauf bei Ihnen ist. Die Eltern füllen das Formular mit allen Angaben zuhause aus und senden es der Schule. Wie machen Sie das mit der Abgabe des Halbjahreszeugnisses und des Anmeldescheines? Wie stellen Sie sicher, dass alle drei Formulare auch vorliegen?
Das Vergehen klingt für mich sehr verlockend...

[Vaske]

Ich habe mit den PDF-Formularen keine guten Erfahrungen gemacht. Das Format der PDF-Dateien ist nicht zu 100% eindeutig, da es einen Unterschied macht, ob die Eltern die Datei erst herunterladen und dann vernünftig mit dem Adobe Acrobat Reader öffnen, oder ob sie es direkt aus dem E-Mail-Programm bzw. mit einem anderen Reader öffnen. Denken Sie bitte auch daran, dass in vielen Haushalten mittlerweile primär mit Smartphone und Tablet "gearbeitet" wird! Ich habe damals jedenfalls Dateien zurückbekommen, die unterschiedlich formatiert waren. Es ist hier auch nicht gewährleistet, dass die Pulldownmenüs bei jedem User gleicht gut funktionieren. Aus diesem Grund haben wir direkt nach den ersten negativen Erfahrungen auf das oben im zweiten Beitrag beschriebenen Tool OSA umgestellt. Natürlich kann es auch bei diesem Vorgehen Probleme geben, falls Eltern einen veralteten Rechner benutzen, der schon seit Jahren kein Update mehr gesehen hat. Es ist aber höchst unwahrscheinlich, weil OSA relativ einfach funktioniert. Ich würde von der PDF-Variante dringend abraten! Das Thema Anmeldungen ist für Schulen schon wichtig. Insofern sollte man es technisch auch vernünftig angehen, sodass alle Eltern in der Lage sind, die Anmeldung ohne Hürden durchzuführen. Da kommt für mich nur der Weg über den Browser in Frage!