Nutzung der Dokumentenverwaltung

[Frank Walter]

Hallo,

ich habe eine Frage zur Verwendung der Dokumentenverwaltung. Wir haben im Schuljahr 2021/21 1. HJ mit der Nutzung der Dokumentenverwaltung begonnen. Über die entsprechende Dateimaske haben wie die Struktur "Schuljahr-->Abschnitt--> Klasse--> Name, Vorname, Geb.-Datum" (<sj>\<ab>\<kl>\<nvgd>\<f>_<d>) angelegt und über die Archivierungsfunktion im Reportexplorer die Dokumente und Zeugnisse gedruckt und im angegebenen Dateispeicherort abgelegt. Dies hat für den 1. Abschnitt auch gut funktioniert.
Beim HJ-Wechsel ins 2. HJ wurden auch nach Durchführung der "Aktualisierung der Dokumentenverwaltung" die neuen Abschnitte bei jedem SuS angelegt. Aber es wurden zusätzlich noch alle Dokumente des 1. Abschnittes mit übertragen/kopiert in den 2. Abschnitt. Meine Frage ist nun, ob man dieses Verhalten unterbinden kann und für jeden Abschnitt einen "leeren" Ordner auffindet, so dass die Dokumente entsprechend der Dateimaske auch auffindbar sind.
Die Struktur der Dokumentenverwaltung wird so immer unübersichtlicher zumal auch bei einem Schuljahreswechsel die alten Schuljahre mit "hochgestuft" und kopiert werden. Die SuS haben dann mehrere Dokumente aus allen Jahren in dem aktuellen Ordner liegen.

mit Gruß Frank

[Raffenberg]

Hallo,
soviel ich weiß, ist der Gruppenprozess "Aktualisieren der Dokumentenverwaltung" dafür gedacht, eine automatisierte Zuordnung der bisher erzeugten Dokumente vorzunehmen, wenn man die Dateimaske einschneident ändert.
(s. auch Wiki: https://wiki.svws.nrw.de/mediawiki/inde ... ualisieren)

Solange Sie die Dateimaske nicht ändern, müssen Sie die Gruppenprozess nicht ausführen. Die Ordnerstrukturen des jeweiligen Halbjahres sollten dann angelegt werden, wenn sie den ersten Druckauftrag des Halbjahres aufrufen.

[Pfotenhauer]

Hallo.

Ich kann nur raten Verzeichnisse zu Schülern anzulegen.
Die rückblickende Sichtweise auf Schuljahre und Klassen ist fehleranfällig....

[Engelke]

Hallo Frank,

was meinst du denn mit fehleranfällig bzw. mit welchen Fehlern muss man da rechnen?

[Frank Walter]

Vielen Dank für die schnelle Hilfe.
Habe ich das dann so richtig verstanden, dass beim Wechsel der HJ oder auch der Schuljahre die Ordnerinhalte der vorangegangenen Abschnitte regulär nicht mit kopiert werden?

Die gemeinten Fehler sind z. B. nur teilweises Anlegen von SuS Ordnern beim Gruppenprozess der Dokumentenverwaktung aber auch Fehler beim Archivieren wenn der Report schon aus einem andern Abschnitt vorhanden ist.

[Pfotenhauer]

Hallo.

Beim Wechsle der HJ wird in der Ordnerstruktur gar nichts kopiert.

[Frank Walter]

Hallo Herr Pfotenhauer,

dann verstehe ich das System nicht. Bei uns sind alle Dokumente des 1. Abschnittes ebenfalls im 2. Abschnitt enthalten. All diese mit Schild erzeugten Dokumente stehen nach einem HJ-Wechsel ebenfalls in dem neuen Ordner zur Verfügung. Das ist ja unser eigentliches Problem.

Gruß Frank Walter

[Raffenberg]

Hallo Herr Walter,
ich weise nochmals auf den Link hin: https://wiki.svws.nrw.de/mediawiki/inde ... ualisieren

[Frank Walter]

Sehr geehrter Herr Raffenberg,

vielen Dank für Ihre wiederholte Information. Das ist sicher ein Fehler unsererseits gewesen. Nun habe ich aber noch eine Frage dazu. Wenn wir die Schule ein HJ hochstufen und gemäß unserer Dateimaske ein Dokument dann im neuen HJ archivieren, erscheint dieses eben nicht im 2. Abschnitt in dem sich auch die Schule nun aktuell befindet, sondern weiterhin im 1. Abschnitt. Es wird bei der Archivierung kein 2. Abschnitt angelegt. Ferner taucht die Information auf, dass sich der Schüler nicht in der richtigen Dateistruktur befindet und wir führen den GruPro nicht aus, da dieser ja wie beschrieben die Dateien kopiert.

Aber wie bekommen wir nun die Dokumente in den aktuellen Abschnitt?

Ist die Dateimaske irgendwie falsch aufgesttellt?


Gruß Frank Walter

[Raffenberg]

Sehr geehrter Herr Walter,
wahrscheinlich hat Herr Pfotenhauer deshalb diese Variante als 'mit Vorsicht zu genießen' beschrieben. Das klingt alles danach, als ob hier ein Fehler in Schild vorliegt. Die meisten Schulen Legen die Ordnerstruktur Schülerweise an, weshalb das Problem wahrscheinlich noch nicht aufgeschlagen ist. Ich habe zumindest das erste mal von einer solchen Einstellung gehört. Ich kann Ihnen auch nur zu der schülerweisen Variante raten, da man das Schuljahr im Dateinamen integrieren kann (Dateimaske Verzeichnis: Name, Vorname, Geburtsdatum. Dateimaske Dateiname: Klasse, Datum, Dateiname).

Eine Lösung aus Schild heraus fällt mir da nicht mehr ein.