Mahnbriefe drucken (Tutorial): Unterschied zwischen den Versionen

''Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf'''

Dieser Serienbrief muss über den Gruppenprozess ➜ Noten, Zeugnisvorbereitung ➜ Mahnungen drucken aufgerufen werden. Der Gruppenprozess übernimmt die Filterung auf die passende Schülermenge und füllt die Pipeline "Mahnungen" des Reportexplorers. Der Report greift für den Ausdruck auf die Datenpipeline "Warnungen" zurück und funktioniert nur in Kombination mit dem Gruppenprozess. Bei diesem Serienbrief kommt es leider aufgrund eines fehlerhaften Filters im Gruppenprozess unter Umständen im 2. Halbjahr dazu, dass Mahnungen für Schülerinnen und Schüler gedruckt werden, die keine weitere Mahnung im 2. Halbjahr erhalten haben. Diese fehlerhaften Briefe müssen manuell aussortiert werden. Das benötigte Mahnschreiben heißt "Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtm" und befindet sich in der Basis-Reportsammlung, welche Sie hier herunterladen können: https://www.svws.nrw.de/download/schild-reports/basis-reportsammlung

Starten Sie den Gruppenprozess ➜ Noten, Zeugnisvorbereitung ➜ Mahnungen drucken. Deaktivieren Sie das Auswahlfeld "Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt wurde. Das Mahnschreiben ist so programmiert, dass immer alle Mahnungen mit oder ohne Mahndatum benötigt werden. Der Report hat einen internen Filter, so dass trotz Deaktivierung des Häkchens nur die zu Mahnenden Fächer des jeweiligen Halbjahres gedruckt werden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Mahnungen drucken". Es öffnet sich der Reportexplorer, so dass sie das Mahnschreiben "Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtm" auswählen können. Wenn Sie das Mahnschreiben ausdrucken, wird für jeden Erziehungsberechtigten, welcher die Berechtigung "erhält Anschreiben" besitzt, ein Mahnschreiben ausgedruckt. Diese Schreiben können zudem in die Dokumentenverwaltung der Schülerin / des Schülers gedruckt werden.

Nach dem Ausdruck muss noch das Mahndatum bei allen Mahnungen gesetzt werden, welche noch kein Mahndatum haben. Schließen Sie hierzu den Reportexplorer, wenn alle Mahnschreiben und Übersichtslisten gedruckt wurden. Sie gelangen auf diese Weise zum Gruppenprozess zurück. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Abbrechen" und starten Sie den Gruppenprozess erneut. Aktivieren Sie nun beide Auswahlfelder. Es ist nun notwendig, auf die Schaltfläche "Mahnungen drucken" zu klicken, auch wenn keine Mahnungen mehr gedruckt werden sollen. Es öffnet sich nun der Reportexplorer, der sofort wieder geschlossen werden darf. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Fertigstellen". Es wird nun bei allen Schülerinnen und Schülern innerhalb des Schülerkontainers das Mahndatum gesetzt, wo es noch nicht vorhanden ist. Bestehende Angaben werden dabei nicht überschrieben.

Sie finden in der Basis-Reportsammlung eine Übersichtsliste "Schülerliste Gemahnte Schüler.rtm" für die Schulleitung bzw. die Koordinatoren und eine Übersichtsliste "Klassenliste Gemahnte Schüler @KL.rtm" für die Klassenleitungen. Diese können Sie optional ebenfalls drucken, indem Sie den Gruppenprozess abermals starten. Für diese Reports sollte ebenfalls das erste Auswahlfeld "Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt ist" deaktiviert werden. Auf diese Weise erhalten Sie eine Übersicht aller gemahnten Fächer des 1. und 2. Halbjahres.