Mahnbriefe drucken (Tutorial): Unterschied zwischen den Versionen

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Mahnbriefe drucken (Tutorial) (Quelltext anzeigen)

Version vom 21. April 2024, 10:24 Uhr

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'''COPYPASTE aus dem alten WIKI'''
'''COPYPASTE aus dem alten WIKI'''


Dieser Gruppenprozess dient der komfortablen Erstellung von Mahnschreiben an die Erziehungsberechtigten. Im Laufe der Zeit hat sich das Mahnschreiben weiterentwickelt, so dass der Prozess der Mahnungen auf besondere Art und Weise absolviert werden muss. Im Folgenden wird der Prozess beschrieben.
Dieses Tutorial dient der komfortablen Erstellung von Mahnschreiben an die Erziehungsberechtigten über den Gruppenprozess ''Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitungen'' ➜ '''Mahnungen drucken'''.
 
Im Lauf der Zeit hat sich das Mahnschreiben weiterentwickelt, so dass der Prozess der Mahnungen auf besondere Art und Weise absolviert werden muss.
 
Die Reports für die Mahnungen finden Sie in der '''Basis-Reportsammlung'''.


===Hinweise zu den Mahnbriefen===
===Hinweise zu den Mahnbriefen===
Prinzipiell sind die Mahnbriefe Serienbriefe mit erweiterten Funktionen und Rückantwortabschnitt. Das Aussehen des Mahnschreibens wird in der APO-S I definiert. Dort findet sich auch der Hinweis, dass das Schreiben gemäß Anlage "zu verwenden" ist. Dies meint, dass die Anlage nicht abgeändert werden darf. Die Mahnbriefe wurde in enger Rücksprache mit dem MSB konzipiert und kann in den Jahrgangsstufen 3 bis EF verwendet werden. Folgende Vorgaben wurden vom MSB gemacht:
Prinzipiell sind die Mahnbriefe Serienbriefe mit erweiterten Funktionen und Rückantwortabschnitt.  
*Ein dezidierter Abschluss muss bei einer Abschlussgefährdung nicht ausgesprochen werden.
 
*es unterschreibt immer die Klassenleitung / Stufenleitung
{{Achtung|1=Das Aussehen des Mahnschreibens wird in der APO-S I definiert. Dort findet sich auch der Hinweis, dass das Schreiben gemäß Anlage ''"zu verwenden"'' ist. Dies bedeutet, dass keine eigenen Texte zu verwenden sind und dass die Anlage nicht abgeändert werden darf. Die Mahnbriefe wurde in enger Rücksprache mit dem MSB konzipiert und können in den Jahrgangsstufen 3 bis EF verwendet werden.
*eine gesonderte Warnung auf die Note 6 gibt es nicht
 
*es werden im 2. Halbjahr nur diejenigen Noten aufgelistet, welche abweichend vom ersten Halbjahr defizitär sind. Das Wort „auch“ weist darauf hin, dass es vorab Defizite gab.
Folgende Vorgaben wurden vom MSB gemacht:
 
# Ein dezidierter Abschluss muss bei einer Abschlussgefährdung nicht ausgesprochen werden
# es unterschreibt immer die Klassenleitung oder Stufenleitung
# eine gesonderte Warnung auf die Note 6 gibt es nicht
# es werden im 2. Halbjahr nur diejenigen Noten aufgelistet, welche abweichend vom ersten Halbjahr defizitär sind. Das Wort ''"auch"'' weist darauf hin, dass es vorab Defizite gab.}}


===Vorbereitungen===
===Vorbereitungen===
Setzen Sie zunächst bei allen Schülerinnen und Schülern in den Leistungsdaten von defizitären Epochalfächern ein Mahnhäkchen. Dies kann z.B. auch mit Hilfe von Notendateien und dem ENM-Notenmodul oder über den Gruppenprozess [[Noten, Mahnungen und Fehlstunden eingeben]] geschehen.
Setzen Sie zunächst individuell bei in ''Schüler ➜ Aktuelles Halbjahr'' ➜ '''Leistungsdaten''' von defizitären Epochalfächern ein Mahnhäkchen.


Die Mahnhäkchen werden mit zwei Farben hinterlegt. Bei roten Mahnhäkchen wurde noch kein Mahndatum hinterlegt. Bei grünen Mahnhäkchen existiert bereits ein Mahndatum. Das Mahndatum hat informativen Charakter und wird vom Gruppenprozess für die Filterung ausgewertet.
Dies kann zum auch mit Hilfe von Notendateien und dem ''Externen Notenmodul'' oder über ''Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜'' '''Noten, Mahnungen und Fehlstunden eingeben''' erfolgen.


Die Mahnhäkchen werden mit zwei Farben hinterlegt:
* Bei ''roten'' Mahnhäkchen wurde noch kein '''Mahndatum''' hinterlegt.
* Bei ''grünen'' Mahnhäkchen existiert bereits ein Mahndatum.


Das Mahndatum hat informativen Charakter und wird vom Gruppenprozess für die Filterung ausgewertet.


====Mahndatum setzen====
====Mahndatum setzen====
Nun muss bei den Schülerinnen und Schülern noch das Mahndatum hinterlegt werden. Starten Sie hierzu den Gruppenprozess ➜ Noten, Zeugnisvorbereitung ➜ Mahnungen drucken.  
Nun muss bei den Schülerinnen und Schülern noch das Mahndatum hinterlegt werden. Starten Sie hierzu ''Gruppenprozess ➜ Noten, Zeugnisvorbereitung'' ➜ '''Mahnungen drucken'''.  


:[[Image:Mahndatum_setzen.png|Left|500px]]
:[[Image:Mahndatum_setzen.png|Left|500px]]


Lassen Sie die zwei Auswahlfelder aktiviert. Es ist nun notwendig, auf die Schaltfläche "Mahnungen drucken" zu klicken, auch wenn keine Mahnungen mehr gedruckt werden sollen. Es öffnet sich nun der Reportexplorer, der sofort wieder geschlossen werden darf. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Fertigstellen". Es wird nun bei allen Schülerinnen und Schülern innerhalb des Schülerkontainers das Mahndatum gesetzt, wo es noch nicht vorhanden ist. Bestehende Angaben werden dabei nicht überschrieben.
Lassen Sie die zwei Auswahlfelder aktiviert.
 
Um die Mahnungen einzutragen ist es notwendig, auf die Schaltfläche <code>Mahnungen drucken</code> zu klicken, auch wenn keine Mahnungen mehr gedruckt werden sollen.
 
'''ABLAUFN SCHILD 3, TEXTBOX'''
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Fertigstellen". Es wird nun bei allen Schülerinnen und Schülern innerhalb des Schülerkontainers das Mahndatum gesetzt, wo es noch nicht vorhanden ist. Bestehende Angaben werden dabei nicht überschrieben.
 
'''ENDE SCHILD3????'''


====Übersichtslisten drucken====
====Übersichtslisten drucken====
Sie finden in der Basis-Reportsammlung eine Übersichtsliste "Schülerliste Gemahnte Schüler.rtm" für die Schulleitung bzw. die Koordinatoren und eine Übersichtsliste "Klassenliste Gemahnte Schüler @KL.rtm" für die Klassenleitungen. Diese können Sie optional ebenfalls drucken. Insbesondere im 2. Halbjahr ist es sinnvoll, hierzu eine Übersicht zu drucken, welche alle Mahnungen des Schuljahres enthält. Hierzu können Sie entweder den Filter II abermals einsetzen und im SQL-Befehl folgende Zeilen löschen:
In der '''Basis-Reportsammlung''' finden Sie eine Übersichtsliste ''Schülerliste Gemahnte Schüler.rtm'' für die Schulleitung und die Koordinatoren. Die Übersichtsliste ''Klassenliste Gemahnte Schüler @KL.rtm'' ist für die Klassenleitungen.
 
Diese können Sie optional ebenfalls drucken.
 
Insbesondere im 2. Halbjahr ist es sinnvoll, eine alle Mahnungen des Schuljahres enthaltende Übersicht zu drucken.


<pre>
'''GEHT DAS OHNE FILTER II???'''
  AND slad.Jahr=(SELECT sch.Schuljahr FROM EigeneSchule AS sch)
  AND sld.Warndatum IS NULL
</pre>


Alternativ können Sie den Gruppenprozess abermals starten und das erste Auswahlfeld "Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt ist" deaktivieren. Auf diese Weise erhalten Sie eine Übersicht aller gemahnten Fächer des 1. und 2. Halbjahres.
Alternativ können Sie den Gruppenprozess abermals starten und das erste Auswahlfeld "Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt ist" deaktivieren. Auf diese Weise erhalten Sie eine Übersicht aller gemahnten Fächer des 1. und 2. Halbjahres.


===Verwendung des Serienbriefs "Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf"===
''' ^^^ DAS WOHL?'''
 
===Verwendung des Serienbriefs zur Information der Erziehungsberechtigten===
 
''Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf'''
Dieser Serienbrief muss über den Gruppenprozess ➜ Noten, Zeugnisvorbereitung ➜ Mahnungen drucken aufgerufen werden. Der Gruppenprozess übernimmt die Filterung auf die passende Schülermenge und füllt die Pipeline "Mahnungen" des Reportexplorers. Der Report greift für den Ausdruck auf die Datenpipeline "Warnungen" zurück und funktioniert nur in Kombination mit dem Gruppenprozess. Bei diesem Serienbrief kommt es leider aufgrund eines fehlerhaften Filters im Gruppenprozess unter Umständen im 2. Halbjahr dazu, dass Mahnungen für Schülerinnen und Schüler gedruckt werden, die keine weitere Mahnung im 2. Halbjahr erhalten haben. Diese fehlerhaften Briefe müssen manuell aussortiert werden. Das benötigte Mahnschreiben heißt "Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtm" und befindet sich in der Basis-Reportsammlung, welche Sie hier herunterladen können: https://www.svws.nrw.de/download/schild-reports/basis-reportsammlung
Dieser Serienbrief muss über den Gruppenprozess ➜ Noten, Zeugnisvorbereitung ➜ Mahnungen drucken aufgerufen werden. Der Gruppenprozess übernimmt die Filterung auf die passende Schülermenge und füllt die Pipeline "Mahnungen" des Reportexplorers. Der Report greift für den Ausdruck auf die Datenpipeline "Warnungen" zurück und funktioniert nur in Kombination mit dem Gruppenprozess. Bei diesem Serienbrief kommt es leider aufgrund eines fehlerhaften Filters im Gruppenprozess unter Umständen im 2. Halbjahr dazu, dass Mahnungen für Schülerinnen und Schüler gedruckt werden, die keine weitere Mahnung im 2. Halbjahr erhalten haben. Diese fehlerhaften Briefe müssen manuell aussortiert werden. Das benötigte Mahnschreiben heißt "Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtm" und befindet sich in der Basis-Reportsammlung, welche Sie hier herunterladen können: https://www.svws.nrw.de/download/schild-reports/basis-reportsammlung


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