Datenexport im xlsx- oder txt-Format (Tutorial)
Aus SchILD können viele Daten exportiert werden, so dass diese in Excel oder als Textdatei von weiteren Programmen verarbeitet werden können.
Es lässt sich auch eine Feldzuordnungsdatei festlegen, um direkt Formate zu erzeugen, die von anderen Programmen erwartet werden.
Videotutorial zum Datenexport im xlsx- oder txt-Format
Export von Daten in Excel oder Textdateien (.csv)
Der Weg des Exports für Tabellenkalkulationsprogramme wie MS Excel oder Open Office Calc wird wie im Screenshot gezeigt durchgeführt.
Der Export verläuft, sofern keine besonderen Ziele verfolgt werden, nach dieser Liste:
- Auswahl der Schüler: Soll nicht der komplette Schülerbestand exportiert werden, wird zuerst im Reiter Schüler auf die gewünschten Personen gefiltert.
- Öffnen des Export-Werkzeugs: Über Verwaltung ➜ Export ➜ Als Excel-/Textdateien.
- Datenart wählen: Es stehen die Datenarten Schüler, Lehrer, Erziehungsberechtigte, Telefonische Ansprechpartner und Allgemeine Adressen zur Verfügung.
- Wahl der gewünschten Felder: Innerhalb der Datenart stehen nun alle Datenfelder zur Auswahl. Diese können mit einem Doppelklick oder dem kleinen Pfeilsymbol oben rechts des Auswahlfensters in Auswahl geschoben werden. Dort können sie auf gleiche Weise wieder entfernt werden. Die Reihenfolge der ausgewählten Felder kann mit den roten Pfeilen unterhalb des Feldes verändert werden. "Von oben nach unten" wird dann in der Datei zu "von links nach rechts". Die Datenart Schüler ist noch besonders, da hier zusätzlich der Reiter Zeugnisdaten zur Verfügung steht. Mehr dazu weiter unten.
- Ausgabedatei: Hier werden Speicherort und Name der Ausgabedatei gewählt. Soll die Datei direkt in Excel geöffnet werden, ist im Dropdown-Menü die Endung .xlsx zu wählen, ansonsten .txt. Über *.* lassen sich beliebige Dateiendungen vergeben (z.B. "Export.csv", "daten_2023.dat" usw.).
- Export starten: Startet den Export.
Zeugnisdaten
Sollen mit der Leistung verbundene Daten exportiert werden, ist in der Datenart Schüler der Reiter Zeugnisdaten anzuwählen.
Dort wird der Haken bei Zeugnisdaten exportieren gesetzt.
Weiterhin ist das passende Halbjahr auszuwählen. Somit lassen sich auch Leistungsdaten für vergangene Lernabschnitte exportieren.
Im Feld Fächer lässt sich konfigurieren, in welchem Format Noten ausgegeben werden, also als Zahlen, Klartext oder auch als Klartext mit Tendenz. Für die gymnasiale Oberstufe können Noten als Punkte exportiert werden.
Die Fächer sind als Standardeinstellung auf die beschränkt, die als Zeugnisfach gekennzeichnet sind. Über den Haken oben können auch alle Fächer zur Wahl gestellt werden.
In den folgenden drei Feldern sind nun neben den konkreten ausgegebenen Fächern auch weitere Informationen rund um Leistungsdaten zugänglich, etwa die zu einer Note gehörende Kursart.
Export-Optionen
- Feld-Trennzeichen: Dieses Zeichen trennt die unterschiedlichen Datenfelder. Um lediglich eine Excel-Tabelle oder eine generische .csv-Datei zu erstellen, kann das Standard-Semikolon belassen werden. Ansonsten kann das Zeichen gewählt werden, das von einem zur Weiterverarbeitung bestimmten Programm erwartet wird. Die SchILD-Schnittstellendateien zum Beispiel nutzen das Zeichen |.
- Begrenzer f. Textfelder: Felder, die als Daten "Text" enthalten, zum Beispiel in Abgrenzung zu Zahlen, sind von diesem Zeichen eingeschlossen. Hier kann wieder der Standard belassen werden, sollte ein anderes Programm ein anderes Zeichen nutzen, wäre dies hier direkt beim Export zu wählen.
- Ausgabewert für logisches "Ja"/"Nein": Sollen logische Werte verarbeitet werden, lässt sich deren Codierung hierüber festlegen.
- Ausgabewert für "weiblich"/"männlich": Wie oben, nur in Bezug auf das Geschlecht.
- Datumsformat: Hier kann das Format für Datumsangaben gewählt werden, das für den beabsichtigten Zweck am sinnvollsten ist.
- Datum mit Textbegrenzern ausgeben: Als Standard wird das Datum ohne die Begrenzer für Textfelder erzeugt. Beispielsweise kann MS Excel Datumswerte direkt verarbeiten, andere Programme könnten Datumswerte wie andere Felder als Text erwarten, der dann auch in die Begrenzer einzufassen wäre.
- Kopfzeile ausgeben: Ist der Haken gesetzt, handelt es sich bei der ersten Zeile in der Exportdatei um die Namen der Datenfelder. Bei einer Abwahl des Hakens beginnt die Datei mit der ersten Datenzeile.
Vorlagen speichern und laden
Wurde für einen Zweck ein passender Export eingestellt, können alle diese Einstellungen zur erneuten Verwendung gespeichert und später neu geladen werden.
Klicken Sie hierzu auf Als Vorlage speichern.
Wie in SchILD üblich kann nun eine neue Zeile mit einem Klick auf das + angelegt und benannt werden. Geben Sie einen sprechenden Namen, im Screenshot sind einige vielleicht nützliche Beispiele zu sehen.
Klicken Sie dann auf Übernehmen, um diesen Export wie eingestellt zu speichern.
Laden Sie einen Export bei erneutem Bedarf über Vorlage laden.
Feldzuordnungsdatei für Serienbriefdruck
Eine Feldzuordnungsdatei verändert die von SchILD verwendeten Bezeichnungen in der Kopfzeile der Exportdatei zu vom Benutzer definierten abweichenden Bezeichnern.
Es ist somit möglich, Word-Serienbriefvorlagen, die für andere Schulverwaltungssysteme erstellt wurden (z.B. IBIS) auch in SchILD weiterzuverwenden oder die Kopfzeile direkt beim Export an das von einem anderen Programm zum Import benötigte Format anzupassen.
Eine solche Zuordnungsdatei muss wie folgt aufgebaut sein:
- Die Datei beginnt zwangsläufig mit dem Text [Felderzuordnung]
- Jede für den Export ausgewählte Feldbezeichnung wird durch ein "=" zu einer anderen Bezeichnung. Also: FeldbezeichnungSchILD=NeueBezeichnung".
Eine Datei, um Vorname, Nachname und Geburtsdatum könnte wie folgt aussehen:
[Felderzuordnung] Nachname=SName Vorname=SVorname Geburtsdatum=SGebDat
Dabei wäre der von SchILD erzeugte Spaltenname "Nachname" nicht ausgegeben worden, stattdessen stünde "SName" in der Serienbriefdatei.
Word Seriendruck
Eine Exportdatei kann auch genutzt werden, um einen Serienbriefdruck in MS Word anzustoßen. Dies kann sinnvoll sein, da Sie Ihre schon als Word vorhandenen Vorlagen von SchILD aus nutzen können.
Erstellen Sie zuerst ein Worddokument als Vorlage für den Serienbrief.
Wählen Sie für einen Serienbriefdruck die Datenart Schüler, dann wählen Sie alle Felder aus, die Sie im Serienbrief verwenden möchten.
Die zum Export gewählten Felder stehen in Word als Seriendruckfelder zur Verfügung.
Denken Sie daran, zusätzlich zu den inhaltlich benötigten Feldern alle für eine Anschrift benötigten Felder anzuwählen.
Als Exportdatei muss die Dateiendung .txt gewählt werden. Wurde dies getan, lässt sich nun bei Nach dem Export Word-Seriendruck starten der Haken setzen. Ist die Datenart nicht Schüler beziehungsweise ist die Datei keine .txt, bleibt diese Option ausgegraut und nicht anwählbar.
Word muss zuvor geschlossen worden sein.
Nach einem Klick auf Export starten öffnet sich ein Fenster, in dem eine Worddatei, .docx anzuwählen ist. Wählen Sie Ihren Serienbrief an.
Es öffnen sich nun zwei Worddateien:
- Ihr Worddokument als Vorlage für den Serienbrief
- Der generierte Serienbrief - wenn in der Vorlage noch keine Serienbrieffelder gesetzt wurden, sehen beide Dokumente identisch aus und enthalten noch keine dynamischen Informationen. Sind schon Serienbrieffelder gesetzt, wird der Serienbrief natürlich schon ausgefüllt sein.
In Ihrer Word-Serienbriefvorlage steht nun ein neuer Reiter zur Verfügung. Wählen Sie Sendungen an.
Nun können über Seriendruckfeld einfügen alle von SchILD exportierten Datenfelder angewählt und in die Serienbriefvorlage eingebaut werden.
Ist der Serienbrief zufriedenstellend erstellt worden, klicken Sie auf Fertig stellen und zusammenführen, im in einem neuen Worddokument die Serienbriefe generiert zu bekommen.
Bei der Erstellung kann in Word angewählt werden, ob die Briefe direkt gedruckt, erst in Word geöffnet oder per Email verschickt werden sollen. Weiterhin lässt sich der Bereich anwählen, in dem die Briefe generiert werden sollen, also "Alle", "Den aktuellen Datensatz" oder einen "Bereich von... bis...".