Serienbriefsammlung (Reportverwaltung)
Übersicht
SchILD-NRW wird mit flexibel einsetzbaren Serienbriefen ausgeliefert.
Sie finden diese in Ihrem SVWS-Arbeitsverzeichnis unter \SchILD-Reports\Serienbriefe.
Derzeit werden drei Standard-Serienbriefe ausgeliefert
- Ein Serienbrief an Erzieher
- Ein Serienbrief an SuS
- Ein Serienbrief zur Mahnung über eine gefährdete Versetzung
Die Serienbriefe entsprechen der DIN 5008 für Briefe, was Adressblöcke, Falzmarken und so weiter betrifft.
Ein Serienbrief besteht aus drei Teilen
- dem Serienbrief selbst, also der "Serienbrief-Report"
- dem Brieftext, den Sie von Hand jeweils selbst tippen können, aber einen vorgefertigten beziehungsweise vorher selbst gespeicherten RTF-Text einlesen können. Diese Vorlagen finden Sie im weiteren Unterordner \RTF-Serienbriefvorlagen\.
- den Platzhaltern, die im Serienbrief und Brieftext verwendet werden können.
Serienbriefe werden für alle Schüler generiert, die im Schülercontainer ausgewählt wurden. Wählen Sie also zuerst Ihre Schülergruppe aus, dann starten sie die Reportverwaltung.
Der Brieftext
Einen Brieftext laden
Startet man über den Report-Explorer einen Serienbrief per Doppelklick, wird gefragt, ob eine RTF-Textdatei als Brieftext geladen werden soll.
Der Komfort hier ist, dass für unterschiedliche Serienbriefe nur jeweilige Brieftext gespeichert werden muss und ansonsten immer die gleiche Standardvorlage verwendet werden kann. Wird vom MSB die Vorlage überarbeitet, können Sie dann diese neue Vorlage mit Ihren individuellen Brieftexten verwenden.
Es öffnet sich ein Fenster, im dem die im Unterordner RTF-Serienbriefvorlagen liegen.
Wählen Sie Ihre gewünschte Vorlage aus. Hier im Beispiel wird einfach nur ein Blindtext verwendet.
Bestätigen Sie mit Öffnen.
Es ist nun noch das Briefdatum zu wählen.
Bestätigen Sie mit OK.
Sie erhalten den Serienbrief, der wir am Betreff zu erkennen ist, hier einen Beispieltext enthält.
In dieser Datenbank ist auch das Wappen von NRW als Schullogo gesetzt. Im echten Serienbrief würde hier das Logo Ihrer Schule erscheinen.
Einen Brieftext selbst erstellen und speichern
Wenn Sie beim Öffnen des Serienbriefs bei der Nachfrage
Soll eine rtf-Textdatei als Brieftext geladen werden?
mit Nein antworten, öffnet sich das Fenster mit der Eingabe für Brieftexte.
Hier kann über den Texteditor ein formatierter Brieftext getippt werden.
Fügen Sie Platzhalter ein, um dynamisch Informationen aus der Datenbank zu laden. Weiter unten werden die Platzhalter ausführlicher behandelt.
Falls der Brieftext später noch verwendet werden und gespeichert werden soll, klicken Sie auf speichern.
Navigieren Sie zum SVWS-Arbeitsverzeichnis und dort zu SchILD-Reports\Serienbriefe\RTF-Serienbriefvorlagen\ und speichern Sie den Brieftext mit einem passenden Namen.
Speichern Sie nicht ins SchILD-NRW3-Installationsverzeichnis.
Dieser Datei kann später als Brieftext geladen werden.
Um diesen Serienbrief zu beenden, schließen Sie den Brieftext-Editor mit einem Klick auf das X oben rechts.
Übernehmen Sie die Änderungen und nun wird Ihr Serienbrief generiert.
Einen Brieftext nur einmal verwenden
Wollen Sie nur einen einmal zu verwendenden Serienbrief generieren, bei dem der Brieftext nicht dauerhaft gespeichert wird, gehen Sie wie folgt vor:
- Starten Sie den Serienbrief-Report.
- Wählen Sie bei der Nachfrage, ob ein Brieftexte geladen werden soll, die Option
Nein. - Geben Sie Ihren Brieftext mit den gewünschten Platzhaltern in den Editor ein.
- Klicken Sie oben rechts auf das
X, um den Editor zu schließen. - Beantworten Sie die Frage, ob die Änderungen übernommen werden sollen, mit
Ja
Platzhalter verwenden
Zugriff auf weitere Datenbankfelder
Report bearbeiten, MailMerge aktivieren, austoben, so lassen oder speichern