Serienbriefsammlung (Reportverwaltung)

Übersicht

Übersicht über den Ordner mit den Serienbriefen im \SVWS-Arbeitsverzeichnis\Schild-Reports\.

SchILD-NRW wird mit flexibel einsetzbaren Serienbriefen ausgeliefert.

Sie finden diese in Ihrem SVWS-Arbeitsverzeichnis unter \SchILD-Reports\Serienbriefe.

Derzeit werden drei Standard-Serienbriefe ausgeliefert

• Ein Serienbrief an Erzieher
• Ein Serienbrief an SuS
• Ein Serienbrief zur Mahnung über eine gefährdete Versetzung

Die Serienbriefe entsprechen der DIN 5008 für Briefe, was Adressblöcke, Falzmarken und so weiter betrifft.

Ein Serienbrief besteht aus drei Teilen

• dem Serienbrief selbst, also der "Serienbrief-Report"
• dem Brieftext, den Sie von Hand jeweils selbst tippen können, aber einen vorgefertigten beziehungsweise vorher selbst gespeicherten RTF-Text einlesen können. Diese Vorlagen finden Sie im weiteren Unterordner \RTF-Serienbriefvorlagen\.
• den Platzhaltern, die im Serienbrief und Brieftext verwendet werden können.

Der Brieftext

Einen Brieftext laden

Laden eines zuvor gespeicherten Brieftextes für einen Serienbrief.

Startet man über den Report-Explorer einen Serienbrief per Doppelklick, wird gefragt, ob eine RTF-Textdatei als Brieftext geladen werden soll.

Der Komfort hier ist, dass für unterschiedliche Serienbriefe nur jeweilige Brieftext gespeichert werden muss und ansonsten immer die gleiche Standardvorlage verwendet werden kann. Wird vom MSB die Vorlage überarbeitet, können Sie dann diese neue Vorlage mit Ihren individuellen Brieftexten verwenden.

Laden eines vorgefertigten Brieftextes.

Es öffnet sich ein Fenster, im dem die im Unterordner RTF-Serienbriefvorlagen liegen.

Wählen Sie Ihre gewünschte Vorlage aus. Hier im Beispiel wird einfach nur ein Blindtext verwendet.

Bestätigen Sie mit Öffnen.

Wählen Sie das Briefdatum.

Es ist nun noch das Briefdatum zu wählen.

Bestätigen Sie mit OK.

Der Serienbrief - Kopf mit der ersten Zeile des Platzhaltertextes - als Beispiel.

Sie erhalten den Serienbrief, der wir am Betreff zu erkennen ist, hier einen Beispieltext enthält.

In dieser Datenbank ist auch das Wappen von NRW als Schullogo gesetzt. Im echten Serienbrief würde hier das Logo Ihrer Schule erscheinen.

Einen Brieftext selbst erstellen und speichern

Geben Sie Ihren Brieftext ein.

Wenn Sie beim Öffnen des Serienbriefs bei der Nachfrage

 Soll eine rtf-Textdatei als Brieftext geladen werden?

mit Nein antworten, öffnet sich das Fenster mit der Eingabe für Brieftexte.

Hier kann über den Texteditor ein formatierter Brieftext getippt werden.

Fügen Sie Platzhalter ein, um dynamisch Informationen aus der Datenbank zu laden. Weiter unten werden die Platzhalter ausführlicher behandelt.

Speichern

Falls verwenden, speichern.

in SVWS Arbeitsverzeichnis, Brieftexte

Falls nicht, geht es auch, einfach so "raus" und übernehmen?