Zeugnisvorbereitungen und Zeugnisdruck (Einführung in SchILD-NRW)
Administration von ScHILD als Vorbereitung
Einstellungen
Grundsätzlich sind an einer Schule Rahmenbedingungen für die Eingabe von Noten und Fehlstunden zu klären.
Dies betrifft unter anderem:
- wie Fehlstunden in der SI und SII erfasst werden (als Gesamtsumme, fachbasiert kursweise oder aus tagesbezogenen Fehlstunden).
- ob in der SI erweiterte Noten zugelassen sind (z.B. 1-, 3+ usw.)
- wie mit nicht-gemahnten 5en und 6en verfahren wird.
Weiterhin lässt sich die Noteneingabe sperren, damit nach dem Einlesen der Noten - oder sogar nach der Zeugniskonferenz! - keine unabgesprochenen Nachträge mehr vorgenommen werden können.
Diese Einstellungen finden Sie unter Verwaltung ➜ Einstellungen ➜ Fächer, Noten und der entsprechende Artikel im Wiki enthält weitere Informationen hierzu.
Ebenso sind die verwendeten Floskeln zu setzen und eventuell abgeschlossene Fächer zu holen.
Floskeln
In Schild-NRW gibt es sogenannte Floskeln. Dies sind wiederkehrende Bemerkungen, die in Zeugnisbemerkungen, Bemerkungen zum Arbeits- und Sozialverhalten, Angaben zum außerunterrichtlichen Engagement oder den fachbezogenen Bemerkungen vorkommen können.
Außerdem können Floskeln für Textzeugnisse angelegt werden.
Um diese Bemerkungen nicht immer eintippen zu müssen und damit einen gleichbleibenden Standard einzuhalten, können sie in SchILD-NRW mit einem Kürzel hinterlegt werden und so im Zeugnisdruck schnell per Mausklick eingefügt werden.
Der Artikel Floskeln bearbeiten listet die zur Verwendung von Floskeln notwendigen Informationen auf.
Die Zeugnisphase in SchILD
Führen Sie zu Beginn der Zeugnisphase ein Update auf die aktuellste Version von SchILD-NRW durch.
Gegebenenfalls Abfrage an Schüler
Es kann sich empfehlen, ab und zu eine Abfrage an die Schüler (deren Erziehungsberechtigte) in Bezug auf ihre aktuellen Daten zu starten.
Eine solche Abfrage muss nicht in jedem Jahr stattfinden, aber auf es sollte eine rechtzeitig in Abschlussjahrgängen vorgenommen werden, um eventuelle Namensänderungen oder Änderungen der Konfession zu erfassen. Weiterhin sollte geklärt werden, ob die Konfession auf das Zeugnis gedruckt werden soll.
Lassen Sie auf jeden Fall ausreichend Zeit, um die notwendigen offiziellen Dokumente vorgezeigt bekommen zu können.
Vorlaufzeit: Monate bis Wochen vor dem Zeugnisdruck.
Überprüfung der angelegten Leistungsdaten
Damit Noten eingetragen werden können, müssen die Leistungsdaten des aktuellen Abschnitts korrekt sein.
Hat ein Schüler einen falschen Kurs oder einen tatsächlich besuchten Kurs nicht oder ist bei einem Fach aufgrund eines Wechsels eine falsche Lehrkraft eingetragen, erzeugen solche Fehler während und im Nachgang des Noteneintragens unnötige Nacharbeiten. Eventuell schlagen auch automatische Berechnungen von Abschlüssen oder Versetzung fehl.
Bei Schülern der Oberstufe werden häufig Kurse abgewählt oder es verändert sich, ob ein Kurs mündlich oder schriftlich belegt wurde.
Überprüfen Sie in der Oberstufe immer kurz nach Beginn eines Abschnitts, ob alle Daten in SchILD-NRW, Lupo und einem eventuellen Stundenplanprogramm synchron und korrekt vorliegen. Nehmen Sie spätere Änderungen (z.B. Abwahlen oder Änderungen von mündlich/schriftlich/der Abifächer 3 und 4 immer direkt nach der Beratung in allen drei Programmen vor.
Überprüfen Sie daher im Vorfeld, ob alle Kurse, Fächer, Lehrkräfte usw. korrekt sind.
Überprüfen Sie direkt bei dieser Gelegenheit, ob vorherige nicht gewertete Abschnitte bei Wiederholern auch als "nicht gewertet" markiert wurden.
Sollen auch Teilleistungen oder Prüfungsnoten (z.B. der ZP10) erfasst werden, müssen Teilleistungen und die Fächer bis zu diesem Moment entsprechend konfiguriert werden.
Wenn Leistungsdaten zum Noteneintrag exportiert wurden, zum Beispiel in das Externe Notenmodul oder Excel-Listen, dürfen die Leistungsdaten in SchILD-NRW nicht mehr verändert werden, da es sonst beim Import zu Fehlern kommen kann!
Vorlaufzeit: Einige Wochen zuvor, wenn relative Ruhe herrscht. Auf jeden Fall muss die Kontrolle vor dem Beginn der konkreten Noteneingabe/dem Notenexport abgeschlossen sein.
Noteneintragung
Tragen Sie nun die Noten ein. Hierzu gibt es diverse Wege:
- Sammeln der Leistungsdaten und Eintragung direkt in SchILD durch ausgewählte Personen
- Zugriff von Lehrkräften direkt auf SchILD über einen eigenen Benutzernamen
- Export der Leistungsdaten, z.B. in Excel-Tabellen oder das Externe Notenmodul mit anschließendem Import
- Eintragung über kostenpflichtige Weboberfläche SchILDWeb von Ribeka
Je nach gewähltem Weg können auch Bemerkungen (AuE wie "Klassensprecherin"), Prüfungsnoten oder Teilleistungen in Exportprogramme eingetragen werden.
Beachten Sie die Möglichkeit, die Noteneingabe außerhalb eines gewünschten Fensters in SchILD zu sperren.
Lassen Sie genug Zeit zum Eintragen der Noten. Je nachdem, wie Ihre Schule funktioniert, können einige Tage ausreichen, eventuell ist die Noteneintragung auch für zwei Wochen zu öffnen.
Achten Sie darauf, auch einen angemessenen Zeitraum zwischen dem "Ende der Noteneintragung" und dem "geplanten Beginn der Arbeit in den Abteilungen" zu lassen. Bei vielen Nachzüglern, Krankgeschriebenen usw. sind mitunter ca. zwei volle Werktage des Hinterherlaufens notwendig, um alle Noten auch tatsächlich im System vorliegen zu haben.
Klären Sie die Zuständigkeiten, wer für direkt nach dem Ende der Noteneintragung auf Vollständigkeit prüft.
Kürzen Sie besser den Zeitraum des Noteneintragens um diese zwei Tage.
Der Gruppenprozess Fächer, Noten ➜ Fächer ohne Noten suchen ist an dieser Stelle ein nützliches Werkzeug.
Um Listen von Nachzüglern mit Noten, Mahnungen und Fehlstunden kursweise einzupflegen beziehungsweise um als Abteilungsleitung/Koordination noch nicht gesetzte Mahnungen zu setzen, ist der Gruppenprozess Noten, Mahnungen und Fehlstunden eingeben sehr nützlich.
Beachten Sie bitte, dass ein Update auf SchILD-NRW während mit einer anderen Version erstellte Notenlisten oder Externe Notenmoduldateien in Ihrem Haus unterwegs sind, beim Import dieser Dateien zu Fehlern führen kann. Warten Sie mit einem erneuten Update also bitte, bis die Leistungsdaten importiert wurden.
Vorlaufzeit: Ca. ein bis zwei Wochen zur Noteneintragung und ca. zwei Werktage zur Kontrolle der Noteneingänge auf Vollständigkeit und eventuellem Hinterherlaufen und -telefonieren.
Teilleistungen, Projektkursarbeiten, ...
Erfassen Sie auch rechtzeitig je nach Notwendigkeit Teilleistungen, Lernbereichsnoten und Titel von Projektkursen und Themen von Projektkursarbeiten.
Beachten Sie hierzu die entsprechenden Wikiartikel.
Lernbereichsnoten werden im Aktuellen Abschnitt manuell oder über Gruppenprozesse eingegeben.
Die Themen von Projektkursen können unter Kurse bei der Zeugnisbezeichnung eingegeben werden. Bei der Anlage eines Projektkures ist unter den Katalogen das Fach mit dem Kürzel PX zu wählen und diese Projektkurs-Fächer müssen dann als Fach der Oberstufe markiert werden (das Kürzel PX ist Pseudofach und nicht für ASD).
Die individuellen Themen der Projektkursarbeiten sind als Fachbezogene Bemerkungen zu erfassen. Hierzu aktiveren Sie das Feld für Fachbezogene Bemerkungen über Verwaltung ➜ Einstellungen ➜ Globale Einstellungen. Dort findet sich unter Ansicht der Haken, mit dem Fachbezogene Bemerkungen in SchILD aktiviert werden können. Dann kann in den Leistungsdaten mit einem Doppelklick auf Fachbez. Leistungsentw. eine Bemerkung per Floskel oder manuell gesetzt werden.
Vorlaufzeit: Zusätzliche Informationen wie Projektkursthemen usw. sollten bis einige Tage vor der Nachbearbeitung der eingegebenen Daten vorliegen und können im Zuge der Konferenzvorbereitung eingepflegt werden.
Zeugnisbemerkungen
Geben Sie Außerunterrichtliches Engagement und eventuelle Zeugnisbemerkungen ein. Diese lassen sich teilweise auch z.B. über das Externe Notenmodul durch die Klassenleitungen erfassen.
Einige Informationen liegen den Zeugnisbeauftragten nicht vor. Dies wären etwa Jahrgangssprecher oder wer in welcher Rolle in der Schülervertretung oder wer als Streitschlichter als Schulsanitäter mitwirkt.
Manche dieser Informationen können über AGen erfasst werden, andere müssen manuell zusammengetragen werden.
Vorlaufzeit: Holen Sie rechtzeitig verteilte Informationen zusammen.
Fehlstundenberechnung
Wurden Fehlstunden nicht als Gesamt-Fehlstunden erfasst, sondern müssen aus Tagesbezogenen oder Fachbezogenen Fehlstunden gebildet werden, führen Sie den Gruppenprozess Noten, Zeugnisvorbereit. ➜ Fehlstundensummen autom. berechnen aus.
Wann immer nun im Nachgang Fehlstunden noch nachgetragen werden, z.B. aufgrund von eingereichten Papierlisten, muss dieser Gruppenprozess über der betroffenen Schülermenge erneut ausgeführt werden.
Über den Gruppenprozess Fehlstunden-Summen manuell eingeben können die Summen klassenweise leicht nachgetragen werden.
Eingabe von Konferenz- und Zeugnisdatum
Setzen Sie per Gruppenprozess das Konferenz- und Zeugnisdatum für den aktuellen Abschnitt.
Vorlaufzeit: Im Rahmen der Konferenzvorbereitung.
Versetzungsberechnung
Führen Sie den Gruppenprozess Lernabschnitte, Versetzung ➜ Versetzungs-/Abschlussberechnung durch, um basierend auf den Leistungsdaten und dem in SchILD-NRW hinterlegten Algorithmus diese Felder zu berechnen und zu befüllen.
Diese Werkzeuge dienen lediglich der Unterstützung ohne Gewähr. Die Prüfung auf Korrektheit der Ergebnisse im Rahmen der geltenden Rechtsgrundlagen obliegt immer den verantwortlichen Personen.
Wurden Veränderungen an den Leistungsdaten vorgenommen, ist die Prüfung erneut auszuführen. Diese kann über einen Gruppenprozess oder bei den individuellen Leistungsdaten des aktuellen Abschnitts (oben in der Kopfzeile des Fensters) angestoßen werden.
Berechnung des FHR usw.
Liegen nun noch weitere Berechnungen, wie zum Beispiel für den Schulischen Teil der Fachhochschulreife (FHR) an, führen Sie diese wie in den entsprechenden Artikel beschrieben aus.
Achten Sie darauf, dass bei veränderten Leistungsdaten die Daten für den FHR neu geholt und dieser, beziehungsweise sein Schnitt, neu berechnet werden muss.
Sofern ein Abitur anliegt, sind die entsprechenden Berechnungen und Eingabe der Prüfungsleistungen wie in den Artikeln zum Abitur beschrieben durchzuführen.
Sonstiges
Arbeitsgemeinschaften
Verarbeiten Sie nun Arbeitsgemeinschaften oder ähnlich. Diese können zum Beispiel über Kurse erfasst und auf einem Zeugnis ausgegeben werden.
Alternativ lassen sich passende Bemerkungen über Floskeln einfügen.
Schüler, die nicht automatisiert verarbeitet werden
Kümmern Sie sich nun um Schüler, die nicht durch automatische Prozesse zu Versetzung und Abschlussberechnungen erfasst werden.
Dies sind möglicherweise einer Klasse zugeordnete Flüchtlingskinder oder Schüler, die zieldifferenziert unterrichtet werden und statt Zeugnissen individuelle Textzeugnisse oder andere Leistungsübersichten erhalten.
Verarbeiten Sie auch eventuell vorliegende Anträge von Erziehungsberechtigten.
Zuweisungen o.Ä.
Werden zum Beispiel Zuweisungen zu einer Differenzierungsebene an einer Gesamtschule vorgenommen, nehmen Sie diese soweit wie absehbar schon im Vorfeld der Konferenzen mit auf.
Vorbereitung der Zeugnisreports
Auf der Webseite des MSB [LINK] für Schulverwaltungssoftware finden sich aktuelle Zeugnisformulare, die für den aktuellen Abschnitt genutzt werden sollen.
Unter neue Zeugnisformulare importieren und konfigurieren finden sich die hierzu notwendigen Informationen.
Eventuelle Veränderungen der Zeugnisse sind an dieser Stelle ebenfalls vorzunehmen. Soll zum Beispiel ein Stadtwappen oder ein anderes Logo des Schulträgers, das nicht das in der Datenbank hinterlegte Schul-Logo ist, auf dem Zeugnis auftauchen, muss dieses in die Reports eingebaut werden.
Es empfiehlt sich, im Reportverzeichnis eine Ordnerstruktur anzulegen, in dem die Zeugnisse nach Abschnitt sortiert werden und somit auch für rückwirkende Nachdrucke mit den Originalreports zur Verfügung stehen.
Beispiel für das 1. Halbjahr vom Schuljahr 2023/24:
C:\SVWS-Arbeitsverzeichnis\Schild-Reports\Zeugnisse\2023_24_1
Es kann sich noch eine Differenzierung gegebenenfalls in z.B. 'SI' und 'SII' anschließen.
Beachten Sie ebenfalls, dass Zeugnisvorlagen zugeordnet werden können. Sollen Zeugnisse mit zugeordneten Vorlagen gedruckt werden, würde dies in diesem Schritt konfiguriert werden. Der Druck findet dann über den Gruppenprozess Zugeordnete Zeugnisvorlagen drucken statt.
Bereiten Sie die Formulare nicht zu früh vor, mitunter werden zeitnah noch neue Versionen mit Fehlerbehebungen oder Verbesserungen veröffentlicht.
Vorlaufzeit: Je nach persönlichem Komfortgefühl einige Tage bis eine Stunde vor dem Zeugnisdruck.
Konferenzen
Laden Sie fristgerecht zu Zeugniskonferenzen und führen Sie diese durch.
Pflegen Sie die sich aufgrund von Konferenzbeschlüssen ergebenden Änderungen ein. Dies ist mitunter auch direkt von der Konferenz aus möglich, wenn eine Netzwerkverbindung zu SchILD-NRW besteht.
Leistungsübersichten können als Report erzeugt werden, um sie als .pdf anzuzeigen.
Es kann auch ein Konferenzmodul verwendet werden, um Änderungen auch direkt einzugeben und anzuzeigen.
Zeugnisdruck
Ausgabe an den Drucker
Archivierung
Sonstiges
Überweisungszeugnisse
Abgangs- und Abschlusszeugnisse
Text- und Ankreuzzeugnisse
Bekannte Fehler beim Zeugnisdruck
Datenaufbereitung
- Fehlendes Versetzungs- und/oder Zeugnisdatum (bei allen Daten verwendet SchILD-NRW 1899 als Standarddatum, um auf einen Fehler hinzuweisen)
- Fehlerhafte Einstellung eines Datums (z.B. "Zeugnisdatum" statt "Abmeldedatum" beim Abgangszeugnis bei einem Schüler, der eigentlich in der EF versetzt wird, sich dann aber doch abmeldet und noch ein Abgangszeugnis ausgestellt bekommt)
- Die Fehlstunden wurden zwar kursweise eingetragen, aber es wurde der Gruppenprozess zur Berechnung der Fehlstundensummen nicht ausgeführt. Gleiches gilt nach der Änderung von Fehlstunden.
- In der Zeugniskonferenz wurden Notenänderungen vorgenommen, es fand aber keine neue Berechnung von Versetzung und/oder Abschluss statt
- Gleiches gilt für die Berechnung eines FHR-Schnitts usw.
- Bei Wiederholern können Leistungsübersichten und Berechnungen fehlerhaft sein, wenn vorherige Abschnitte in den Leistungsdaten noch immer als gewertet markiert sind
- Bei einem HA müssen Lernbereichsnoten eingegeben werden, die aufgrund einer besseren Prognose zuvor nicht eingetragen wurden.
- Kein Abgangs- oder Abschlussdatum bei Abgangs- oder Abschlusszeugnissen gesetzt, so dass ScHILD trotz korrektem Zeugnisdatum ein falsches Datum druckt
- Fehlende Sprachenfolge/fehlendes Sprachniveau/Handeintragungen (z.B. Latinum) bei Abgangs- oder Abschlusszeugnissen
Druckvorbereitung
- Soll das Gemeinde- oder Stadtwappen mit auf das Zeugnis, muss es von Hand in die Formulare eingefügt werden
- Keine Anpassung der .ini für ein "selten" gedrucktes Zeugnis
- Falsche .ini-Einstellungen für die jeweils gewünschte Zeugnisanlage (es müssen alle Anlagen zu verwendenden eingestellt werden)
- Ein klassischer Fehler z.B. ist, wer (Klassenleitung, Abteilungsleitung, Schulleitung, Beratungslehrer, ...) aber auch Namensnennung von 1. und/oder 2. Klassenlehrer mit welchen (Vor-)Namen/Amtsbezeichnungen etc. unterschreiben soll
Druck
- Falsches Wenden beim Druck bei mehrseitigen Zeugnissen:
- A4-Zeugnisse werden über die lange Seite des Blatts gewendet
- A3-Zeugnisse über die kurze Seite des Blatts
- Farbdruck erzeugt, wenn das Zeugnis S/W sein soll oder umgekehrt
- wenn bei Abgängern von vor dem letzten Abschnittswechseln ein Halbjahr zu viel steht (ging 2023/24 1. Halbjahr, auf dem Zeugnis steht aber "bis 2023/24, 2. Halbjahr an der Schule", wurde in der Reportverwaltung aus dem aktuellen Abschnitt und nicht aus dem letzten heraus gedruckt
- Kein dickes Zeugnispapier verwendet (z.B. kein Papierfach im Drucker angegeben und das dicke Papier liegt nicht im Standardfach)
- Variante: Jemand anderes druckt "normale" Sachen im Hunderterpack auf das im Drucker bereitliegende/vergessene Zeugnispapier