Daten gemäß löschfristen löschen (Verwaltung Werkzeuge)

Anfrage beim Programmstart, auf Löschfristen zu prüfen.

SchILD-NRW unterstützt die Schulleitung dabei, datenschutzkonform zu arbeiten.

Hierzu wird eine Prüfung der Daten nach den Vorgaben der betreffenden Datenschutzverordnungen durchgeführt und es besteht die Möglichkeit, diese Daten auch direkt löschen zu lassen.

Per Standard wird diese Option, je nach Berechtigung des Nutzers, beim Programmstart von SchILD-NRW ausgeführt.

Administratoren bekommen an dieser Stelle auch die Möglichkeit, durch setzen des entsprechenden Hakens die Prüfung beim Programmstart zu deaktivieren.

Ein Klick auf Prüfen, ob Daten, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, vorhanden sind startet die Prüfung.

Wurden Daten gefunden, werden Sie benachrichtigt.

Wurden Daten mit abgelaufenen Löschfristen gefunden, können Sie dies im folgenden Dialog über Nein zur Kenntnis nehmen und mit der geplanten Arbeit fortfahren. Alternativ lassen sich die Daten mit Ja anzeigen.

Hinweis

Keine Panik: Bis zu diesem Zeitpunkt sind keine Daten in Gefahr.

Übersicht über die gefundenen Daten mit abgelaufenen Löschfristen.

Die Prüfung führt im Wesentlichen nach durch drei Fristen vorgegebene Prüfungen durch: Ob Aufbewahrungsfristen 5, 10 und 20 Jahre nach Verlassen der Schule durch eine Person, Schüler oder Lehrkraft, abgelaufen sind.

Weiterhin wird noch auf "Sonstige" Daten geprüft, die aus der Datenbank entfernt werden sollten oder müssen.

Beispiel

So wären bei den Schülerdaten Teilleistungen und Grundschuldaten und bei den Lehrkräften Stammdaten nach fünf Jahren zu löschen.
Zehn Jahre nach dem Verlassen wären etwa Adressdaten und die Lernabschnittsdaten von Schülern zu löschen.
Unter Sonstiges fallen z.B. mit Löschmarkierung versehene Schüler oder welche, die mehrere Jahre in der Warteliste oder der Neuaufnahme verblieben sind.

Bei einer vorgesehen Löschung besteht die Möglichkeit, die jeweiligen Kategorien, also "Schüler"" oder "Lehrer" bei den betreffenden Fristen über entsprechende Haken an- oder abzuwählen.

Weiterhin wird angeboten, bei den Lehrerdaten Kürzel und Namen zu behalten, so dass die Zuordnungen bei den Leistungsdaten weiterhin erhalten bleiben.

Schlussendlich bietet SchILD-NRW an, die Dokumentenverwaltung trotz des Ablaufs der Löschfristen zu erhalten.

Hinweis

Beachten Sie, dass es sich hierbei auch um die als .pfd archivierten Zeugnisse handelt.

Hinweis

Beachten Sie weiterhin, dass es sich bei .pdfs um digitale Daten handelt, die ebenfalls unter eventuelle DVO-Bestimmungen fallen.

Achtung!

Für die datenschutzkonforme Handhabung digitaler Daten und korrekte Archivierung auf Ausdrucken im jeweils zeitlich aktuellen Rechtsrahmen ist die Schulleitung verantwortlich. Die Werkzeuge von SchILD-NRW dienen lediglich der unverbindlichen Unterstützung.

[[Datei:SchILD_Verwaltung_Werkzeuge_Löschfristen_4_Datenliste.png

Das

Haben Sie Ihre Auswahl getroffen, klicken Sie auf Daten jetzt löschen. Alternativ beendet