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Mahnbriefe drucken (Tutorial): Unterschied zwischen den Versionen
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→Mahnen mit dem Gruppenprozess
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Das Mahndatum hat informativen Charakter und wird vom Gruppenprozess für die Filterung ausgewertet. | Das Mahndatum hat informativen Charakter und wird vom Gruppenprozess für die Filterung ausgewertet. | ||
Im '''ersten Halbjahr''' | Im '''ersten Halbjahr''' wird über den Gruppenprozess auf alle Fächer gefiltert, die ein Mahnhäkchen gesetzt haben. Dabei bleibt das Mahndatum unberücksichtigt. | ||
Beim '''Versetzungsprozess''' vom ersten in das zweite Halbjahr werden die vorhandenen Halbjahresnoten der übertragenen Fächer auf Defizite ausgewertet. Diese defizitären Fächer gelten als bereits über das Zeugnis gemahnte Fächer für das zweite Halbjahr. Dementsprechend erhalten diese Fächer automatisch ein Mahnhäkchen mit Zeugnisdatum als Mahndatum. | |||
Sollten die Fächer beim Versetzungsprozess nicht übertragen worden sein, weil z.B. über die Stundentafel alle Fächer neu ausgerollt werden, so muss die Auswertung der Zeugnisnoten des ersten Halbjahres über den Gruppenprozess ''Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜ Mahnungen automatisch setzen'' manuell angestoßen werden. | |||
Zusammen mit der Filterung, die auf den Druck der Mahnungen abzielt, | Im '''zweiten Halbjahr''' werden Schüler gefiltert, die neu gemahnt werden müssen. Die Auswahl greift somit die Fächer auf, die Mahnhäkchen haben, die im ''zweiten Halbjahr neu hinzugekommen'' sind. Hierbei werden Mahnungen aus dem ersten Halbjahr ignoriert, die mit einem Mahndatum versehen sind, das heißt, schon über das Halbjahreszeugnis gemahnt wurden. Ob im zweiten Halbjahr bei den neu hinzugekommenen Fächern schon ein Mahndatum gesetzt wurde, ist bei der Filterung unerheblich. | ||
Liegen aus dem ersten Halbjahr Mahnungen vor, die nun nicht mehr neu angemahnt werden, wird im Serienbrief beim Hinweis auf Minderleistungen automatisch das Wort "auch" eingefügt, um darauf hinzuweisen, dass schon im ersten Halbjahr mit dem Zeugnis gemahnte Minderleistungen vorlagen. Die Fächer aus dem ersten Halbjahr werden aber nicht erneut aufgelistet. | |||
Zusammen mit der Filterung, die auf den Druck der Mahnungen abzielt, wird noch vor dem eigentlichen Druck das '''Mahndatum''' gesetzt. Hierbei setzt SchILD-NRW nur das Mahndatum für Mahnungen, die noch keines haben. Bei Bedarf lässt sich das Setzen des Mahndatums unterbinden. | |||
Im Gruppenprozess lassen sich mehrere Checkboxen setzen, um den Filter weiter einzugrenzen. Der Regelfall geht aber einfach von der Verwendung der per Standard gesetzten Häkchen aus. | Im Gruppenprozess lassen sich mehrere Checkboxen setzen, um den Filter weiter einzugrenzen. Der Regelfall geht aber einfach von der Verwendung der per Standard gesetzten Häkchen aus. | ||
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==Vorbereitungen== | ==Vorbereitungen== | ||
Setzen Sie zunächst individuell | Setzen Sie zunächst individuell auf dem Reiter ''Schüler ➜ Aktuelles Halbjahr'' ➜ '''Leistungsdaten''' im laufenden Halbjahr ein Mahnhäkchen defizitärer Fächer. | ||
Dies kann | Dies kann auch mit Hilfe von Notendateien und dem ''Externen Notenmodul'' oder über ''Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜'' '''Noten, Mahnungen und Fehlstunden eingeben''' erfolgen. | ||
Das Mahnschreiben ''Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf'' befindet sich in der Basis-Reportsammlung, welche bei der Installation von SchILD-NRW 3 mitgeliefert wird. | Das Mahnschreiben ''Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf'' befindet sich in der Basis-Reportsammlung, welche bei der Installation von SchILD-NRW 3 mitgeliefert wird. | ||
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Eine eventuell aktualisierte Version können Sie über die [https://svws.nrw.de Webseite des MSB für Schulverwaltungssoftware] im Bereich ''Download ➜ Reports'' herunterladen. | Eine eventuell aktualisierte Version können Sie über die [https://svws.nrw.de Webseite des MSB für Schulverwaltungssoftware] im Bereich ''Download ➜ Reports'' herunterladen. | ||
== | ==Mahnungen ausgeben mit dem Gruppenprozess== | ||
Der hier genutzte Gruppenprozess ist komfortabel einsetzbar, da er die zu mahnenden Schüler selbst filtert. Sie können wahlweise | Der hier genutzte Gruppenprozess ist komfortabel einsetzbar, da er die zu mahnenden Schüler selbst filtert. Sie können wahlweise Kombinationen durch passende Anwahl der Checkboxen anpassen. | ||
Im Normalfall sind die Checkboxen einfach so zu belassen, wie sie sind. | Im Normalfall sind die Checkboxen einfach so zu belassen, wie sie sind. | ||
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Um die Mahnungen mit ihrem Datum einzutragen ist es notwendig, auf die Schaltfläche <code>Mahnungen drucken</code> zu klicken, auch wenn keine Mahnungen mehr gedruckt werden sollen. | Um die Mahnungen mit ihrem Datum einzutragen ist es notwendig, auf die Schaltfläche <code>Mahnungen drucken</code> zu klicken, auch wenn keine Mahnungen mehr gedruckt werden sollen. | ||
Mit einem Klick auf <code>Mahnungen drucken</code> wird | Mit einem Klick auf <code>Mahnungen drucken</code> werden die zu mahnenden Schüler gefiltert und es wird bei allen Schülern innerhalb des Schülercontainers das Mahndatum gesetzt, sofern es noch noch nicht vorhanden ist. | ||
Bestehende Angaben werden dabei nicht überschrieben. | Bestehende Angaben werden dabei nicht überschrieben. | ||
Die Schüler, die vom Gruppenprozess gefiltert wurden, sind nun im Schülercontainer | Die Schüler, die vom Gruppenprozess gefiltert wurden, sind nun im Schülercontainer zu sehen. | ||
Möchte man Mahnungen drucken, gehen Sie auf den Reiter '''Reportverwaltung''' und wählen Sie den Report, der für diese Schülermenge gedruckt werden soll. | Möchte man Mahnungen drucken, gehen Sie auf den Reiter '''Reportverwaltung''' und wählen Sie den Report, der für diese Schülermenge gedruckt werden soll. | ||
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{{Hinweis|1=Der zu verwendende Serienbrief ''Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf'' muss tatsächlich über den Gruppenprozess '''Mahnungen drucken''' aufgerufen werden, da die Programmierung des Serienbriefes die entsprechend vorgefilterte Schülermenge erwartet. | {{Hinweis|1=Der zu verwendende Serienbrief ''Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf'' muss tatsächlich über den Gruppenprozess '''Mahnungen drucken''' aufgerufen werden, da die Programmierung des Serienbriefes die entsprechend vorgefilterte Schülermenge erwartet. | ||
Der Gruppenprozess übernimmt die Filterung auf die passende Schülermenge und füllt die Pipeline '' | Der Gruppenprozess übernimmt die Filterung auf die passende Schülermenge und füllt die Pipeline ''Warnungen'' des Reportexplorers. Der Report greift für den Ausdruck auf diese Datenpipeline ''Warnungen'' zurück und funktioniert nur in Kombination mit dem Gruppenprozess. | ||
}} | |||
Generieren Sie nun das Mahnschreiben mit dem Report ''Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf''. | Generieren Sie nun das Mahnschreiben mit dem Report ''Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf''. | ||
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<code>Deaktivieren</code> Sie das Auswahlfeld '''Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt wurde''' und das Feld '''Aktuelles Datum als Mahndatum setzen'''. | <code>Deaktivieren</code> Sie das Auswahlfeld '''Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt wurde''' und das Feld '''Aktuelles Datum als Mahndatum setzen'''. | ||
Das Mahnschreiben ist so programmiert, dass immer alle Mahnungen mit oder ohne Mahndatum verarbeitet werden. Der Report nutzt einen internen Filter, so dass trotz Deaktivierung des Häkchens nur die zu | Das Mahnschreiben ist so programmiert, dass immer alle Mahnungen mit oder ohne Mahndatum verarbeitet werden. Der Report nutzt einen internen Filter, so dass trotz Deaktivierung des Häkchens nur die zu mahnenden Fächer des jeweiligen Halbjahres gedruckt werden. | ||
==Übersichtslisten drucken== | ==Übersichtslisten drucken== | ||
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Starten Sie hierzu den Gruppenprozess abermals. | Starten Sie hierzu den Gruppenprozess abermals. | ||
Entfernen Sie den Haken bei '''Aktuelles Datum als Mahndatum setzen''' und lassen Sie die Checkbox '''Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt ist''' deaktiviert. Sie möchten den Gruppenprozess | Entfernen Sie den Haken bei '''Aktuelles Datum als Mahndatum setzen''' und lassen Sie die Checkbox '''Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt ist''' deaktiviert. Sie möchten den Gruppenprozess zum Filtern auf alle zu Mahnenden Schüler verwenden. | ||
Sollten Sie den Filter einschränken wollen, Haken Sie die Checkbox hier und an geben dann die '''von''' und '''bis''' Daten ein. | |||
Starten Sie den Gruppenprozess und erhalten Sie eine Übersicht aller gemahnten Fächer des 1. und 2. Halbjahres. | Starten Sie den Gruppenprozess und erhalten Sie eine Übersicht aller gemahnten Fächer des 1. und 2. Halbjahres. | ||
Die nun im Container enthaltenen Schüler können über | Die nun im Container enthaltenen Schüler können über den Reiter '''Reportverwaltung''' in den oben genannten Reports verarbeitet werden. | ||
==Nacharbeiten== | ==Nacharbeiten== | ||
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Dies geschieht jedoch nur dann, wenn bei der Versetzung die Fächer vom ersten Halbjahr in das zweite Halbjahr übertragen werden. | Dies geschieht jedoch nur dann, wenn bei der Versetzung die Fächer vom ersten Halbjahr in das zweite Halbjahr übertragen werden. | ||
Sollten die Fächer nicht übertragen worden sein oder die Mahnhäkchen fehlen, so können Sie diese durch | Sollten die Fächer nicht übertragen worden sein oder die Mahnhäkchen fehlen, so können Sie diese durch ''Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitung'' ➜ '''Mahnungen automatisch setzen''' nachträglich holen. | ||
Bei diesen Mahnhäkchen wird das Zeugnisdatum als Mahndatum hinterlegt. | Bei diesen Mahnhäkchen wird das Zeugnisdatum als Mahndatum hinterlegt. | ||