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Mahnbriefe drucken (Tutorial): Unterschied zwischen den Versionen
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→Mahnen mit dem Gruppenprozess
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Die Reports für die Mahnungen finden Sie in der '''Basis-Reportsammlung'''. | Die Reports für die Mahnungen finden Sie in der '''Basis-Reportsammlung'''. | ||
==Hinweise zu den Mahnbriefen== | ==Hinweise zu den Mahnbriefen und dem Filter== | ||
===Die Mahnbriefe=== | |||
Prinzipiell sind die Mahnbriefe Serienbriefe mit erweiterten Funktionen und Rückantwortabschnitt. | Prinzipiell sind die Mahnbriefe Serienbriefe mit erweiterten Funktionen und Rückantwortabschnitt. | ||
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Grundsätzlich bestehen Mahnung aus zwei Komponenten: Zum einen aus den '''Mahnhäkchen''' in den Leistungsdaten beim jeweiligen Fach oder Kurs und zum zweiten aus dem '''Mahndatum'''. | Grundsätzlich bestehen Mahnung aus zwei Komponenten: Zum einen aus den '''Mahnhäkchen''' in den Leistungsdaten beim jeweiligen Fach oder Kurs und zum zweiten aus dem '''Mahndatum'''. | ||
===Der Filter=== | |||
In diesem Abschnitt wird die beabsichtigte Funktion des Filters und damit der Prozess der Mahnungserstellung erläutert. | |||
Die Mahnhäkchen werden in ''Schüler ➜ Akt. Halbjahr'' ➜ '''Leistungsdaten''' mit zwei Farben hinterlegt: | Die Mahnhäkchen werden in ''Schüler ➜ Akt. Halbjahr'' ➜ '''Leistungsdaten''' mit zwei Farben hinterlegt: | ||
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Das Mahndatum hat informativen Charakter und wird vom Gruppenprozess für die Filterung ausgewertet. | Das Mahndatum hat informativen Charakter und wird vom Gruppenprozess für die Filterung ausgewertet. | ||
Im '''ersten Halbjahr''' wird über den Gruppenprozess auf alle Fächer gefiltert, die ein Mahnhäkchen gesetzt haben. Dabei bleibt das Mahndatum unberücksichtigt. | |||
Beim '''Versetzungsprozess''' vom ersten in das zweite Halbjahr werden die vorhandenen Halbjahresnoten der übertragenen Fächer auf Defizite ausgewertet. Diese defizitären Fächer gelten als bereits über das Zeugnis gemahnte Fächer für das zweite Halbjahr. Dementsprechend erhalten diese Fächer automatisch ein Mahnhäkchen mit Zeugnisdatum als Mahndatum. | |||
Sollten die Fächer beim Versetzungsprozess nicht übertragen worden sein, weil z.B. über die Stundentafel alle Fächer neu ausgerollt werden, so muss die Auswertung der Zeugnisnoten des ersten Halbjahres über den Gruppenprozess ''Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜ Mahnungen automatisch setzen'' manuell angestoßen werden. | |||
Im '''zweiten Halbjahr''' werden Schüler gefiltert, die neu gemahnt werden müssen. Die Auswahl greift somit die Fächer auf, die Mahnhäkchen haben, die im ''zweiten Halbjahr neu hinzugekommen'' sind. Hierbei werden Mahnungen aus dem ersten Halbjahr ignoriert, die mit einem Mahndatum versehen sind, das heißt, schon über das Halbjahreszeugnis gemahnt wurden. Ob im zweiten Halbjahr bei den neu hinzugekommenen Fächern schon ein Mahndatum gesetzt wurde, ist bei der Filterung unerheblich. | |||
Liegen aus dem ersten Halbjahr Mahnungen vor, die nun nicht mehr neu angemahnt werden, wird im Serienbrief beim Hinweis auf Minderleistungen automatisch das Wort "auch" eingefügt, um darauf hinzuweisen, dass schon im ersten Halbjahr mit dem Zeugnis gemahnte Minderleistungen vorlagen. Die Fächer aus dem ersten Halbjahr werden aber nicht erneut aufgelistet. | |||
Zusammen mit der Filterung, die auf den Druck der Mahnungen abzielt, wird noch vor dem eigentlichen Druck das '''Mahndatum''' gesetzt. Hierbei setzt SchILD-NRW nur das Mahndatum für Mahnungen, die noch keines haben. Bei Bedarf lässt sich das Setzen des Mahndatums unterbinden. | |||
Im Gruppenprozess lassen sich mehrere Checkboxen setzen, um den Filter weiter einzugrenzen. Der Regelfall geht aber einfach von der Verwendung der per Standard gesetzten Häkchen aus. | |||
Nach der Filterung sind die Schüler im Schülercontainer ausgewählt und die Mahnungen werden dann direkt im Anschluss ''manuell'' über den Reiter '''Reportverwaltung''' gedruckt. | |||
<br clear=all> | <br clear=all> | ||
'''REST ÜBERARBEITEN''' | |||
==Vorbereitungen== | ==Vorbereitungen== | ||
Setzen Sie zunächst individuell | Setzen Sie zunächst individuell auf dem Reiter ''Schüler ➜ Aktuelles Halbjahr'' ➜ '''Leistungsdaten''' im laufenden Halbjahr ein Mahnhäkchen defizitärer Fächer. | ||
Dies kann | Dies kann auch mit Hilfe von Notendateien und dem ''Externen Notenmodul'' oder über ''Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜'' '''Noten, Mahnungen und Fehlstunden eingeben''' erfolgen. | ||
Das Mahnschreiben ''Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf'' befindet sich in der Basis-Reportsammlung, welche bei der Installation von SchILD-NRW 3 mitgeliefert wird. | |||
''' | Eine eventuell aktualisierte Version können Sie über die [https://svws.nrw.de Webseite des MSB für Schulverwaltungssoftware] im Bereich ''Download ➜ Reports'' herunterladen. | ||
==Mahnungen ausgeben mit dem Gruppenprozess== | |||
Der hier genutzte Gruppenprozess ist komfortabel einsetzbar, da er die zu mahnenden Schüler selbst filtert. Sie können wahlweise Kombinationen durch passende Anwahl der Checkboxen anpassen. | |||
Im Normalfall sind die Checkboxen einfach so zu belassen, wie sie sind. | |||
===Mahndatum setzen=== | ===Mahndatum setzen=== | ||
[[Datei:SchILD_Tutorials_Mahndatum_GP_MahnungenDrucken.png|thumb|hochkant=1.7|Der Gruppenprozess ''Mahnungen drucken'' filtert selbst.]] | [[Datei:SchILD_Tutorials_Mahndatum_GP_MahnungenDrucken.png|thumb|hochkant=1.7|Der Gruppenprozess ''Mahnungen drucken'' filtert selbst.]] | ||
Starten Sie hierzu ''Gruppenprozesse ➜ Noten, Zeugnisvorbereitung'' ➜ '''Mahnungen drucken'''. | Starten Sie hierzu ''Gruppenprozesse ➜ Noten, Zeugnisvorbereitung'' ➜ '''Mahnungen drucken'''. | ||
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Um die Mahnungen mit ihrem Datum einzutragen ist es notwendig, auf die Schaltfläche <code>Mahnungen drucken</code> zu klicken, auch wenn keine Mahnungen mehr gedruckt werden sollen. | Um die Mahnungen mit ihrem Datum einzutragen ist es notwendig, auf die Schaltfläche <code>Mahnungen drucken</code> zu klicken, auch wenn keine Mahnungen mehr gedruckt werden sollen. | ||
Mit einem Klick auf <code>Mahnungen drucken</code> wird | Mit einem Klick auf <code>Mahnungen drucken</code> werden die zu mahnenden Schüler gefiltert und es wird bei allen Schülern innerhalb des Schülercontainers das Mahndatum gesetzt, sofern es noch noch nicht vorhanden ist. | ||
Bestehende Angaben werden dabei nicht überschrieben. | Bestehende Angaben werden dabei nicht überschrieben. | ||
Die Schüler, die vom Gruppenprozess gefiltert wurden, sind nun im Schülercontainer | Die Schüler, die vom Gruppenprozess gefiltert wurden, sind nun im Schülercontainer zu sehen. | ||
Haben Sie nur Mahndaten setzen wollen, sind sie hier fertig. | Möchte man Mahnungen drucken, gehen Sie auf den Reiter '''Reportverwaltung''' und wählen Sie den Report, der für diese Schülermenge gedruckt werden soll. | ||
{{Fertig|1=Haben Sie nur Mahndaten setzen wollen, sind sie hier fertig.}} | |||
<br clear=all> | <br clear=all> | ||
===Verwendung des Serienbriefs zur Information der Erziehungsberechtigten=== | ===Verwendung des Serienbriefs zur Information der Erziehungsberechtigten=== | ||
Nachdem die Schüler gerade auf ihre Mahnungen filtert wurden und das Mahndatum auf das heutige Datum gesetzt wurde, gehen Sie nun direkt im Anschluss die Reportverwaltung. | |||
{{Hinweis|1=Der zu verwendende Serienbrief ''Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf'' muss tatsächlich über den Gruppenprozess '''Mahnungen drucken''' aufgerufen werden, da die Programmierung des Serienbriefes die entsprechend vorgefilterte Schülermenge erwartet. | |||
Der Serienbrief ''Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf'' muss über | |||
Der Gruppenprozess übernimmt die Filterung auf die passende Schülermenge und füllt die Pipeline '' | Der Gruppenprozess übernimmt die Filterung auf die passende Schülermenge und füllt die Pipeline ''Warnungen'' des Reportexplorers. Der Report greift für den Ausdruck auf diese Datenpipeline ''Warnungen'' zurück und funktioniert nur in Kombination mit dem Gruppenprozess. | ||
}} | |||
Generieren Sie nun das Mahnschreiben mit dem Report ''Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf''. | |||
Wenn Sie das Mahnschreiben ausdrucken, wird für jeden Satz von Erziehungsberechtigten in ''Schüler ➜ Erzieher'', bei welchem der Haken '''erhält Anschreiben''' gesetzt wurde, ein Mahnschreiben ausgedruckt. | |||
Sofern Ihre Schule dies vorsieht, schicken Sie das Mahnschreiben zum Drucker und auch in die Dokumentenverwaltung zur Archivierung. | |||
====Schüler mit Hilfe des Gruppenprozesses filtern==== | ====Schüler mit Hilfe des Gruppenprozesses filtern==== | ||
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<code>Deaktivieren</code> Sie das Auswahlfeld '''Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt wurde''' und das Feld '''Aktuelles Datum als Mahndatum setzen'''. | <code>Deaktivieren</code> Sie das Auswahlfeld '''Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt wurde''' und das Feld '''Aktuelles Datum als Mahndatum setzen'''. | ||
Das Mahnschreiben ist so programmiert, dass immer alle Mahnungen mit oder ohne Mahndatum verarbeitet werden. Der Report nutzt einen internen Filter, so dass trotz Deaktivierung des Häkchens nur die zu | Das Mahnschreiben ist so programmiert, dass immer alle Mahnungen mit oder ohne Mahndatum verarbeitet werden. Der Report nutzt einen internen Filter, so dass trotz Deaktivierung des Häkchens nur die zu mahnenden Fächer des jeweiligen Halbjahres gedruckt werden. | ||
==Übersichtslisten drucken== | |||
{{Hinweis|1=Der Gruppenprozess wird hier verwendet, um auf eine Schülermenge zu filtern und dann Übersichtslisten zu drucken.}} | |||
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In der '''Basis-Reportsammlung''' finden Sie | In der '''Basis-Reportsammlung''' finden Sie | ||
* eine Übersichtsliste ''Schülerliste Gemahnte Schüler.rtm'' für die Schulleitung und die Koordinatoren. | * eine Übersichtsliste ''Schülerliste Gemahnte Schüler.rtm'' für die Schulleitung und die Koordinatoren. | ||
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Starten Sie hierzu den Gruppenprozess abermals. | Starten Sie hierzu den Gruppenprozess abermals. | ||
Entfernen Sie den Haken bei '''Aktuelles Datum als Mahndatum setzen''' und lassen Sie die Checkbox '''Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt ist''' deaktiviert. Sie möchten den Gruppenprozess | Entfernen Sie den Haken bei '''Aktuelles Datum als Mahndatum setzen''' und lassen Sie die Checkbox '''Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt ist''' deaktiviert. Sie möchten den Gruppenprozess zum Filtern auf alle zu Mahnenden Schüler verwenden. | ||
Sollten Sie den Filter einschränken wollen, Haken Sie die Checkbox hier und an geben dann die '''von''' und '''bis''' Daten ein. | |||
Starten Sie den Gruppenprozess und erhalten Sie eine Übersicht aller gemahnten Fächer des 1. und 2. Halbjahres. | Starten Sie den Gruppenprozess und erhalten Sie eine Übersicht aller gemahnten Fächer des 1. und 2. Halbjahres. | ||
Die nun im Container enthaltenen Schüler können über | Die nun im Container enthaltenen Schüler können über den Reiter '''Reportverwaltung''' in den oben genannten Reports verarbeitet werden. | ||
==Nacharbeiten== | ==Nacharbeiten== | ||
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Dies geschieht jedoch nur dann, wenn bei der Versetzung die Fächer vom ersten Halbjahr in das zweite Halbjahr übertragen werden. | Dies geschieht jedoch nur dann, wenn bei der Versetzung die Fächer vom ersten Halbjahr in das zweite Halbjahr übertragen werden. | ||
Sollten die Fächer nicht übertragen worden sein oder die Mahnhäkchen fehlen, so können Sie diese durch | Sollten die Fächer nicht übertragen worden sein oder die Mahnhäkchen fehlen, so können Sie diese durch ''Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitung'' ➜ '''Mahnungen automatisch setzen''' nachträglich holen. | ||
Bei diesen Mahnhäkchen wird das Zeugnisdatum als Mahndatum hinterlegt. | Bei diesen Mahnhäkchen wird das Zeugnisdatum als Mahndatum hinterlegt. | ||