Mahnbriefe drucken (Tutorial)

Dieses Tutorial dient der komfortablen Erstellung von Mahnschreiben an die Erziehungsberechtigten über den Gruppenprozess Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜ Mahnungen drucken.

Im Lauf der Zeit hat sich das Mahnschreiben weiterentwickelt, so dass der Prozess der Mahnungen auf besondere Art und Weise absolviert werden muss.

Die Reports für die Mahnungen finden Sie in der Basis-Reportsammlung.

Hinweise zu den Mahnbriefen

Prinzipiell sind die Mahnbriefe Serienbriefe mit erweiterten Funktionen und Rückantwortabschnitt.

Achtung!

Das Aussehen des Mahnschreibens wird in der APO-S I definiert. Dort findet sich auch der Hinweis, dass das Schreiben gemäß Anlage "zu verwenden" ist. Dies bedeutet, dass keine eigenen Texte zu verwenden sind und dass die Anlage nicht abgeändert werden darf. Die Mahnbriefe wurde in enger Rücksprache mit dem MSB konzipiert und können in den Jahrgangsstufen 3 bis EF verwendet werden.

Folgende Vorgaben wurden vom MSB gemacht:

1. Ein dezidierter Abschluss muss bei einer Abschlussgefährdung nicht ausgesprochen werden
2. es unterschreibt immer die Klassenleitung oder Stufenleitung
3. eine gesonderte Warnung auf die Note 6 gibt es nicht
4. es werden im 2. Halbjahr nur diejenigen Noten aufgelistet, welche abweichend vom ersten Halbjahr defizitär sind. Das Wort "auch" weist darauf hin, dass es vorab Defizite gab.

Mahnungen mit Mahndatum sind grün, die ohne rot hinterlegt. Das Mahndatum steht bei Anwahl der Zeile des Faches oder Kurses unten links.

Grundsätzlich bestehen Mahnung aus zwei Komponenten: Zum einen aus den Mahnhäkchen in den Leistungsdaten beim jeweiligen Fach oder Kurs und zum zweiten aus dem Mahndatum.

Die Mahnhäkchen werden in Schüler ➜ Akt. Halbjahr ➜ Leistungsdaten mit zwei Farben hinterlegt:

• Bei roten Mahnhäkchen wurde noch kein Mahndatum hinterlegt.
• Bei grünen Mahnhäkchen existiert bereits ein Mahndatum.

Das Mahndatum hat informativen Charakter und wird vom Gruppenprozess für die Filterung ausgewertet.

Vorbereitungen

Setzen Sie zunächst individuell bei in Schüler ➜ Aktuelles Halbjahr ➜ Leistungsdaten von defizitären Epochalfächern ein Mahnhäkchen.

Dies kann zum auch mit Hilfe von Notendateien und dem Externen Notenmodul oder über Gruppenprozesse ➜ Noten/Zeugnisvorbereitungen ➜ Noten, Mahnungen und Fehlstunden eingeben erfolgen.

Mahnen mit dem Gruppenprozess

Der hier genutzte Gruppenprozess ist sehr flexibel einsetzbar, da er die zu mahnenden Schüler selbst filtert. Sie können wahlweise in Kombinationen von "und" und "oder" durch passende Anwahl der Checkboxen

• den Gruppenprozess zum filtern auf zu mahnende Schüler nutzen, so dass sich diese hinterher im Schülercontainer zur Verarbeitung mit einem Serienbrief befinden
• nur auf Schüler filtern, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt wurde. Hierbei ist auch ein Mahnzeitraum angebbar HÄÄÄÄ???

Mahndatum setzen

Der Gruppenprozess Mahnungen drucken filtert selbst.

Nun muss bei den Schülerinnen und Schülern noch das Mahndatum hinterlegt werden.

Starten Sie hierzu Gruppenprozesse ➜ Noten, Zeugnisvorbereitung ➜ Mahnungen drucken.

Lassen Sie die zwei Auswahlfelder bei Mahnungen für den Serienbrief filtern und Aktuelles Datum als Mahndatum setzen aktiviert.

Um die Mahnungen mit ihrem Datum einzutragen ist es notwendig, auf die Schaltfläche Mahnungen drucken zu klicken, auch wenn keine Mahnungen mehr gedruckt werden sollen.

Mit einem Klick auf Mahnungen drucken wird nun bei allen Schülern innerhalb des Schülerkontainers das Mahndatum gesetzt, wo es noch nicht vorhanden ist.

Bestehende Angaben werden dabei nicht überschrieben.

Die Schüler, die vom Gruppenprozess gefiltert wurden, sind nun im Schülercontainer ausgewählt. Möchte man nun Mahnungen drucken, gehen Sie auf den Reiter Reportverwaltung und wählen Sie den Report, der für diese Schülermenge gedruckt werden soll.

Haben Sie nur Mahndaten setzen wollen, sind sie hier fertig.

Verwendung des Serienbriefs zur Information der Erziehungsberechtigten

Der Serienbrief Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf muss über Gruppenprozesse ➜ Noten, Zeugnisvorbereitung ➜ Mahnungen drucken aufgerufen werden.

Der Gruppenprozess übernimmt die Filterung auf die passende Schülermenge und füllt die Pipeline Mahnungen des Reportexplorers. Der Report greift für den Ausdruck auf diese Datenpipeline Warnungen zurück und funktioniert nur in Kombination mit dem Gruppenprozess.

Bei diesem Serienbrief kommt es leider aufgrund eines fehlerhaften Filters im Gruppenprozess unter Umständen im 2. Halbjahr dazu, dass Mahnungen für Schülerinnen und Schüler gedruckt werden, die keine weitere Mahnung im 2. Halbjahr erhalten haben.

Diese fehlerhaften Briefe müssen manuell aussortiert werden. Das Mahnschreiben befindet sich in der Basis-Reportsammlung, welche bei der Installation von SchILD-NRW 3 mitgeliefert wird. Eine eventuell aktualisierte Version können Sie über die Webseite des MSB für Schulverwaltungssoftware im Bereich Download ➜ Reports herunterladen.

Schüler mit Hilfe des Gruppenprozesses filtern

Starten Sie den Gruppenprozess Mahnungen drucken.

Deaktivieren Sie das Auswahlfeld Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt wurde und das Feld Aktuelles Datum als Mahndatum setzen.

Das Mahnschreiben ist so programmiert, dass immer alle Mahnungen mit oder ohne Mahndatum verarbeitet werden. Der Report nutzt einen internen Filter, so dass trotz Deaktivierung des Häkchens nur die zu Mahnenden Fächer des jeweiligen Halbjahres gedruckt werden.

Mahnungen drucken

Klicken Sie auf die Schaltfläche Mahnungen drucken.

Der Gruppenprozess hat auf die Schülermenge gefiltert, die gedruckt werden soll.

Gehen Sie auf den Reiter Reportverwaltung und wählen Sie das Mahnschreiben Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtm aus.

Wenn Sie das Mahnschreiben ausdrucken, wird für jeden Satz von Erziehungsberechtigten in Schüler ➜ Erzieher, bei welchem der Haken erhält Anschreiben gesetzt wurde, ein Mahnschreiben ausgedruckt.

Sofern diese aktiviert ist, können diese Schreiben zusätzlich in der Dokumentenverwaltung der Schüler als PDF archiviert werden. Wählen Sie beim Druck die entsprechende Option an.

Mahndatum setzen

Nach dem Ausdruck muss noch das Mahndatum bei allen Mahnungen gesetzt werden, welche noch kein Mahndatum haben.

ABLAUF SCHILD3 Schließen Sie hierzu den Reportexplorer, wenn alle Mahnschreiben und Übersichtslisten gedruckt wurden.

Sie gelangen auf diese Weise zum Gruppenprozess zurück. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Abbrechen" und starten Sie den Gruppenprozess erneut. Aktivieren Sie nun beide Auswahlfelder. Es ist nun notwendig, auf die Schaltfläche "Mahnungen drucken" zu klicken, auch wenn keine Mahnungen mehr gedruckt werden sollen. Es öffnet sich nun der Reportexplorer, der sofort wieder geschlossen werden darf. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Fertigstellen". Es wird nun bei allen Schülerinnen und Schülern innerhalb des Schülerkontainers das Mahndatum gesetzt, wo es noch nicht vorhanden ist. Bestehende Angaben werden dabei nicht überschrieben.

Left

??? Hinweis: Sie können zu jedem Zeitpunkt den Gruppenprozess abbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufnehmen. Auf diese Weise können Sie auch schrittweise Mahnschreiben drucken und das jeweilige Mahndatum setzen. Sie sollten jedoch vermeiden, dass bei einem Schüler Mahnhäkchen mit und ohne Mahndatum hinterlegt sind.

Übersichtslisten drucken

In der Basis-Reportsammlung finden Sie

• eine Übersichtsliste Schülerliste Gemahnte Schüler.rtm für die Schulleitung und die Koordinatoren.
• Die Übersichtsliste Klassenliste Gemahnte Schüler @KL.rtm ist für die Klassenleitungen.

Diese können Sie optional ebenfalls drucken.

Insbesondere im 2. Halbjahr ist es sinnvoll, eine alle Mahnungen des Schuljahres enthaltende Übersicht zu drucken.

Starten Sie hierzu den Gruppenprozess abermals.

Entfernen Sie den Haken bei Aktuelles Datum als Mahndatum setzen und lassen Sie die Checkbox Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt ist deaktiviert. Sie möchten den Gruppenprozess ja nur zum Filtern verwenden.

Starten Sie den Gruppenprozess und erhalten Sie eine Übersicht aller gemahnten Fächer des 1. und 2. Halbjahres.

Die nun im Container enthaltenen Schüler können über die Reportverwaltung in den oben genannten Reports verarbeitet werden.

Mahnungen beim Versetzungsprozess

Beim Wechsel vom ersten Halbjahr in das zweite Halbjahr werden bei allen Schülerinnen und Schülern automatisch Mahnhäkchen bei denjenigen Fächern gesetzt, welche mit den Noten 5 oder 6 bewertet wurden.

Dies geschieht jedoch nur dann, wenn bei der Versetzung die Fächer vom ersten Halbjahr in das zweite Halbjahr übertragen werden.

Sollten die Fächer nicht übertragen worden sein oder die Mahnhäkchen fehlen, so können Sie diese durch den Gruppenprozess Mahnungen automatisch setzen nachträglich holen.

Bei diesen Mahnhäkchen wird das Zeugnisdatum als Mahndatum hinterlegt.

Mahndatum entfernen oder ändern

Ändern oder entfernen Sie ein gesetztes Mahndatum.

Sie können ein Mahndatum entfernen/ändern, indem Sie unter Schüler ➜ Akt. Halbjahr ➜ Leistungsdaten mit der rechten Maustaste auf das betreffende Mahnhäkchen klicken und im Kontextmenü den Menüpunkt Mahndatum eingeben wählen.

Sie können in dem folgenden Fenster das Mahndatum ändern.

Entfernen Sie ein Datum, indem Sie den Mahnungshaken kurz wegklicken und direkt wieder neu setzen.

Es gibt keinen Gruppenprozess zum Ändern oder Entfernen von Eintragungen zum Mahndatum.

Tipp

Sie sollten das Mahndatum immer erst setzen, wenn der Ausdruck der Mahnschreiben abgeschlossen ist. So wissen Sie, ob die Information schon erfolgt ist oder noch nicht.