Reports verändern (Einführung in SchILD-NRW): Unterschied zwischen den Versionen
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Version vom 25. Februar 2023, 15:13 Uhr
Wird ein existierender Report genutzt, können viele Details relativ einfach angepasst werden. Zum Beispiel lassen sich Schriftgrößen- und arten verändern, es lassen sich Layoutelemente verschieben oder neue feste Textfelder oder Datenbankfelder für weitere Informationen hinzufügen. Sollen Informationen nicht erscheinen, können Datenbankfelder gelöscht werden.
Struktur und wichtige Elemente eines Reports
Um die grundsätzliche Struktur eines Reports und des Reporteditors anzuschauen, wird ein neuer, leerer Report erstellt. Hierzu wird die Reportverwaltung gestartet. Nachdem in den Ordner navigiert wurde, in dem der neue Report entstehen soll, öffnet ein Klick mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü, über das Neuen Report erzeugen gewählt werden kann.
Wird auf einen existierenden Report geklickt, kann dieser mit Report bearbeiten im Editor geöffnet und bearbeitet werden.
Wesentliche Elemente des Editors sind die beiden Schaltflächen Entwurf und Vorschau. Diese Felder sind im Bild rot markiert. In der Entwurfsansicht können Felder, als feste Texte, Datenbankinhalte, Bilder, Linien und so weiter, bearbeitet und konfiguriert werden. In der Vorschau kann das ein Report einmal erzeugt werden, um die Ergebnisse der vorgenommenen Einstellungen zu sehen. In der Praxis wird man bei der Bearbeitung eines Reports zwischen dem Entwurf und der Vorschau hin- und herspringen.
Der Report selbst, hier grün markiert, besteht zuerst einmal aus einem Kopf. Dieser wird immer über einem Report generiert, z.B. der Schulkopf über einem Anschreiben oder die unveränderliche Kopfzeile über einer Liste.
Der Detailbereich enthält das Layout des eigentlichen Reports.
Im Fuß eines Reports finden sich abschließende Informationen, etwas das Datum der Reportgeneration oder Seitenzahlen für mehrseitige Reports.
Der hier lila markierte Berichtsbaum zeigt die Struktur eines Reports übersichtlich an und gerade bei komplexen Reports wird der Berichtsbaum hilfreich. Hier im Beispiel ist zu sehen, dass ein "Label", also ein festes Textfeld, und ein "DBText", also irgendein Inhalt aus der Datenbank, in den Detailbereich gelegt wurde. Kopf und Fuß sind leer, daher zeigt sich hier auch nichts im Berichtsbaum.
Der Berichtsbaum wird besonders relevant, wenn Reports eventuell mehrfach geschachtelte Unterberichte verwenden. Schauen Sie als Beispiel in einen Zeugnis-Report.
Beispiel zu unveränderlichen und Datenbank-Textfeldern
Über die Werkzeugleiste werden Felder bereitgestellt, mit denen der Report zusammengestellt werden kann. Es gibt Tools um unveränderliche Texte, Datenbankinhalte aller Art, Bilder, Linien und Formen, fertige formatierte Textblöcke und so weiter zu setzen.
Im Beispiel hier wurde zum einen in Rot hervorgehoben, wie ein festes Textfeld gesetzt wird. Um ein Feld zu setzen, wird das Werkzeug angeklickt, dann wird im Report an die Stelle geklickt, an der das Feld erscheinen soll. Im Anschluss kann das Feld noch verschoben werden.
Im Reporteditor heißt ein Textfeld "Label" und Textfelder werden nummeriert. Das erste verwendete Textfeld heißt also "Label1", das zweite "Label2" und so weiter. Dies gilt auch für andere im Report verwendete Feldarten, z.B. "line1", "line2" usw. für Linienobjekte.
Diese Labels können direkt bearbeitet und mit einem beliebigen Text gefüllt werden. Hier wurde "Name und Vorname" geschrieben.
Ein Label kann mit Text befüllt werden, indem es doppelt angeklickt wird oder indem es mit einem Klick aktiviert und dann über die Werkzeugleiste editiert wird.
Beispiel: Konfiguration von Feldern über die Werkzeugleiste
In Lila wurde ein Datenbankfeld, einen "DBText", angelegt. Hierzu wird in der Werkzeugleiste "DBText" ausgewählt und dann per Klick im Report abgelegt. Klickt man das Feld an wird es aktiv und nun kann oben, der zweite lila Pfeil, eine Datenquelle ausgewählt werden. Hier nutzen wir die Datenquelle Schueler, die alle möglichen Daten zu Lernenden enthält. Diese Daten lassen sich nun in einem Dropdown-Menü anwählen, hier wurde das Feld gewählt, das "NameVorname" enthält.
Nach einem Klick auf Vorschau wird basierend auf den beiden verwendeten Feldern ein Report generiert. Für jede Person im Container links wird eine Zeile erzeugt, die aus dem festen Textfeld "Name und Vorname" besteht und zum anderen das Datenbankfeld "NameVorname" mit eben dem Namen und Vornamen der betreffenden Person ausfüllt.
Jedoch ist der Eintrag hier nur so breit, wie das DBText-Feld in unserem Report und so sind längere Namen abgeschnitten. Diesen Fehler gilt es nun zu korrigieren.
Beispiel: Konfiguration von Feldern über das Rechtsklick-Kontextmenü
Mit einem Klick auf Entwurf ist der Report wieder bearbeitbar. Hier ist nun mit der rechten Maustaste auf das DBTex-Feld zu klicken, dann wird Automatische Größenanpassung gewählt. Das DBText-Feld passt sich nun automatisch in der Breite an den jeweiligen Datenbank-Inhalt an.
Ein erneuter Klick auf Vorschau...
... erzeugt ein zufriedenstellendes Ergebnis, mit dem sich weiterarbeiten lässt.
In diesem Beispiel wurde gezeigt, wie sich unterschiedliche Felder in einen Report ziehen lassen. Diese Felder lassen sich mit einem Klick aktivieren, so dass sie über die Werkzeugleiste - hier wurden Datenquelle und Datenfeld gewählt - konfiguriert werden können. Je nach Feld stehen auch Kontextmenüs nach einem Rechtsklick zur Verfügung, in dem weitere Einstellungen vorgenommen werden können.
Der Report kann wie von normalen Textverarbeitungsprogrammen gewohnt über Datei ➜ Speichern beziehungsweise ➜ Speichern unter... gespeichert werden.
Es wird hierbei der Report, also der gerade erstellte "Bauplan" gespeichert, nicht das fertige Ergebnis eines konkret erzeugen Reports.
Achten Sie darauf, dass Reports nur verwendet werden können, wenn sie im SchILD-Reportverzeichnis - oder Unterordnern darin - abgelegt werden.
Einfache Bearbeitung eines Reports
Reports müssen nicht immer komplett neu erstellt werden. Auf der Webseite Schulverwaltungssoftware des MSB finden Sie schon Reportsammlungen. Oft ist es sinnvoll, in diesen Sammlungen zu schauen, ob ein gesuchter Report nicht schon existiert. Wurde einer gefunden, kann dieser an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.
Hier im Beispiel soll nun eine in einer Reportsammlung enthaltene Schulbescheinigung an die eigenen wünsche angepasst werden. Wird der Ausgangsreport generiert, könnte er wie rechts dargestellt aussehen.
Jedoch sollen noch folgende Anpassungen durchgeführt werden:
- Die Schriftart soll von Arial auf die modernere Schriftart Calibri geändert werden.
- Die Datenbankfelder sollen nicht mehr kursiv gesetzt sein.
- Das Postleitzahlenfeld ist etwas in die Straße gerückt, dieses soll etwas nach unten verschoben werden.
- Die Konfession soll nicht auf der Schulbescheinigung auftauchen.
- Dafür soll das Alter explizit ausgegeben werden.
Schriftgröße und Schriftart anpassen
Im Modus Entwurf des Editors klicken wir ein Textfeld an. Nun erscheinen zwei Dropdownmenüs oben in Werkzeugbereich, in denen Schriftart und Schriftgröße angewählt werden können.
Ebenso lässt sich anwählen, ob der Inhalt des Textfeldes fett, kursiv oder unterstrichen gesetzt sein soll. Weiterhin lässt sich Ausrichtung innerhalb des Textfeldes anwählen.
Auch wenn eines der Datenbankfelder angewählt wird, erscheinen die gleichen Auswahlfelder, da es sich um Felder mit Schrift handelt.
Statt jedes Feld einzeln zu bearbeiten, können alle zusammen angewählt werden, indem ein "Lasso" um alle Felder gezogen wird. Klicken Sie hierzu mit der linken Maustaste, halten Sie diese gedrückt und ziehen Sie nun dieses Lasso um alle Felder, die ausgewählt werden sollen. Lassen Sie nun die linke Maustaste los.
Alle ausgewählten Textfelder sind nun mit kleinen grauen Kästchen in den Ecken markiert.
Auf gleiche Weise können alle Datenbankfelder auf der rechten Seite ausgewählt werden. Dann wird der Schalter "I" für "kursiv" abgewählt.
Daten hinzufügen und entfernen
Nun ist die Konfession zu entfernen. Hierzu kann ein Feld angewählt werden und mit einem Druck auf die "Entf"-Taste wird das Feld entfernt. Es wird sowohl das Label als auch das Datenbankfeld gelöscht.
Die sich ergebende Lücke im Report wird direkt genutzt, um das Datenbankfeld "PLZ_Ort" leicht nach unten zu verschieben.
Hierbei lässt sich ein nützliches Hilfsmittel des Editors beobachten: Wenn eine Kante, hier die Linke, eines Feldes mit den linken Kanten der darüberliegenden Felder übereinstimmt, erscheint eine feine, blaue Hilfslinie. Somit lassen sich Felder pixelgenau an anderen Feldern ausrichten.
Nun lässt sich der komplette darunterliegende Datenblock per Lasso auswählen und alle Felder werden zusammen soweit hochgeschoben, bis das Gesamtlayout zufriedenstellend ist.
Das Alter soll nun hinter dem Geburtsdatum erscheinen. Hierzu wird ein DBText-Feld hinzugefügt, es sollte nicht direkt neben dem Geburtsdatum legen, damit sich die Felder bei langen Geburtsdaten nicht überlappen.
Das DBText-Feld wird wie gewünscht ausgerichtet, hier in Beispiel wird auch die Ausrichtung des Texts im Feld auf "Linksbündig" gestellt. Dann lässt sich über die Werkzeugleiste die Datenquelle "Schueler" einstellen. Im Datenfeld rechts daneben wird per Dropdown-Menü "Alter'"" ausgewählt.
Die überarbeitete Schulbescheinigung erscheint nun in der Vorschau wie rechts dargestellt.
Nun ist zu entscheiden, ob ein ausreichender Grad an Zufriedenheit erreicht wurde oder ob weitere Zeit investiert werden soll, um den Report noch weiter anzupassen.
Hier zum Beispiel könnte man entscheiden, dass das Alter direkt neben dem Geburtsdatum nicht gut aussieht und noch ein Textfeld "Alter" hinzugefügt werden könnte oder dass auf einer Schulbescheinigung noch weitere Daten ausgegeben werden sollen.
Erstellung einer einfachen Liste mittels des Berichtsassistenten
In den bisherigen Beispielen wurden Reports und alle Elemente eines Reports von Hand erstellt.
Der Berichtsassistent erlaubt es, Datenfelder und auch Formatelemente durch einen automatischen Prozess zu erzeugen und eine Sortierung und Gruppierung der Felder zu wählen. Es kann also zeitsparend sein, einen Bericht erst mit dem Berichtsassistenten zu erzeugen und direkt zu verwenden oder gegebenenfalls nur noch etwas anzupassen.
Hier im Beispiel soll eine einfach Liste erstellt werden, die dann mit einigen Veränderungen noch verbessert wird. Dieses Aufwerten dient auch als kurzes Tutorial für die genutzten Werkzeuge. Die erstellte Liste wäre aber auch ohne dieses weiteren manuellen Eingriffe schon verwendbar.
Erstellung des Reports
Der Berichtsassistent wird mit einem Klick auf Datei -> Neu...' aufgerufen.
Alternativ kann die Tastenkombination "Strg + N" verwendet werden.
Dann ist "Berichtsassistent" zu wählen und mit "Ok" zu bestätigen.
In dieser Maske ist zuerst eine Datenquelle zu wählen. Da eine Liste voller Schülerdaten erzeugt werden soll, wird die Datenquelle "Schueler" gewählt.
Im Bereich darunter stehen nun alle Datenfelder zur Auswahl, die von dieser Datenquelle geliefert werden. Mit einem Wahl eines Feldes und einem Doppelklick beziehungsweise mit einem Klick auf das Symbol ">" wird das Feld in Ausgewählte Felder übernommen, die dann im Report erscheinen.
Ausgewählte Felder können über einen Doppelklick beziehungsweise mit dem Symbol "<" wieder abgewählt werden.
Die Pfeile rechts verändern die Reihenfolge der Datenfelder im Report, wobei die oben stehenden Datenfelder in der Zeile im Bericht zuerst stehen.
Sollen Datenfelder nicht im Report sichtbar sein, aber für eine Gruppierung - mehr dazu weiter unten - verwendet werden, sind diese hier auch schon anzuwählen
.
Der Bericht kann nun schon mit Fertigstellen erzeugt und dann verwendet oder weiter bearbeitet werden.
Hier im Beispiel sollen jedoch die weiteren Funktionen des Berichtsassistenten noch besprochen werden, daher wird stattdessen Weiter > gewählt.
Mit einem Doppelklick wurde das Datenfeld "Klasse" nach unten in Gruppen verschoben. Dies bedeutet nun, dass alle Schüler, bei denen dieses Merkmal gleich ist, zu einer Gruppe zusammengefasst sind. Durch die Wahl des Feldes "Klasse" erzeugen wir nun eine nach Klassen sortierte Liste.
Schüler nach ihrer Klasse oder auch ihrem Alter zu gruppieren kann Sinn machen. Eine Gruppierung etwa nach gleichen Vornamen oder identischen Geburtsdatum ist technisch möglich, erscheint aber nicht sinnvoll.
Wäre "Klasse" nicht als Gruppe gesetzt, würde das Datenfeld ganz normal als Datenfeld in der erzeugen Zeile im Report auftauchen.
Im nächsten Fenster wird ein Layout gewählt, hier wäre einfach zu schauen, was für den gewünschten Report sinnvoll erscheint. Hier im Beispiel wurde einfach Links ausrichten angewählt.
Bei der Wahl der Seitenausrichtung sind bei Klassenlisten zwei Aspekte zu bedenken: Wurden viele Datenfelder gewählt oder Felder mit langen Einträgen gewählt, zum Beispiel Adressen, kann ein Querformat Sinn machen sein. Auf der anderen Seite jedoch passen typische Klassengrößen von 25 oder 28 im Querformat oft nicht mehr auf ein Blatt A4.
Im nächsten Fenster ist ein Stil zu wählen. Hier wurde sachlich angewählt.
{Tipp|Wird ein Farbdrucker genutzt, kann es sinnvoll sein, alle oft gedruckten Reports, die nicht im bunt erscheinen müssen, von vornherein nur Schwarzweiß anzulegen, um massenhafte Farbdrucke zu vermeiden.}}
In diesem abschließenden Fenster wird gewählt, ob der Report im Editor oder in der Vorschau geöffnet wird. Ein Wechsel ist nach dem Abschluss des Assistenten möglich.
Im fertig generierten Report wurde viel Arbeit schon erledigt: die Felder sind vorhanden, es wird ordentlich nach der Klasse gruppiert und die Schüler sind sauber in einer Liste. Weiterhin finden sich im Fuß das Datum des Drucks und eine Seitenzahl.
Auf der anderen Seite passt das Layout noch nicht ganz und sollte nach angepasst werden.
Anpassen des Reports
Alle hier erklärten Veränderungen könnten als Beispiel für Möglichkeiten des Report-Editors und als Mini-Tutorials verstanden werden.
Einfache Anpassungen zu Layout, Linien und Schriften
Folgende Aspekte sollen verbessert werden:
- Es fällt auf, dass im Report ein Titel vorhanden ist. Dieser Titel wird nur auf die erste Seite des Reports gedruckt, was Sinn machen kann, bei Klassenlisten aber nicht. Hier hätte etwa die Liste der 5a als erste Klasse einen Titel, alle anderen Klassen nicht.
- Weiterhin soll in diesem Report verbessert werden, dass die Datenfelder nach links verschoben werden, so dass rechts Platz für eigene Eintragungen bleibt.
- Schlussendlich sollen die Felder mit Farbdruck auf Schwarzweiß verändert werden, um Kosten durch unbeabsichtigte Farbdrucke zu vermeiden.
Der Titel kann über Bericht deaktiviert werden. Ein Titel steht nur auf der ersten Seite, die Zusammenfassung findet sich auf der letzten, während Kopf und Fuß auf jeder Seite über und unter dem Detailbereich generiert werden. Hat man einen Report, in dem Kopf und Fuß nicht benötigt werden lassen sich diese hier deaktivieren.
Briefköpfe oder auch Subreports, die etwa Leistungsdaten in Zeugnisblöcken ausgeben, haben natürlich keine eigenen Köpfe und Füße.
In diesem Bericht wurde eine Gruppe definiert (die Klasse), daher werden noch Köpfe und Füße für diese Gruppe erzeugt. Diese funktionieren genauso wie Kopf und Fuß, nur dass sie nicht für jeden Detailbereich, sondern zu Beginn und Ende jeder Gruppe generiert werden.
Um alle gewünschten Felder nach links zu verschieben, kann dies einzeln für jedes Feld gemacht werden. Eleganter ist jedoch das Einfangen mit dem Lasso, was hier in diesem Fall aber nicht gut gehen würde, da das Lasso auch alle Linien mit einfangen würde.
Um mehrere Felder auszuwählen, klicken Sie das erste Feld an, dann halten Sie die Shift-Taste gedrückt. Alle nun angeklickten Felder werden zusätzlich ausgewählt.
Klicken man nun auf eines der ausgewählten Felder, lassen sich alle zusammen nach links verschieben. Hier werden nun die Labels im Kopf und die drei DBText-Felder im Detailbereich zusammen angewählt und nach links verschoben.
Wieder werden mit Shift + Klickklickklick alle gewünschten Felder angewählt, bei denen "blaue Farbe" identifiziert wurde. Dies betrifft die Kopfzeilentextfelder, Klasse und das Druckdatum im Gruppenfuß. Mit einem Klick auf das Schriftfarbenwerkzeug lassen sich die Schriften in Schwarz umfärben.
Die Umfärberei lässt sich vermeiden, wenn im Berichtsassistenten eines der Graufstufen-Layouts wählen.
Das letzte Detail, das angepasst wird, ist das Textfeld im Gruppenkopf für das Geschlecht. Da das Datenbankfeld "GeschlechtMW" heißt, wird auch genau diese Bezeichnung in der Kopfzeile übernommen. Diese Bezeichnung sieht nicht gut aus und wird in "Geschlecht" geändert - das Datenbankfeld darunter im Detailbereich heißt natürlich weiterhin "GeschlechtMW".
Um Eintragungen von Hand in der Liste vorzunehmen, wären einige Trennlinien wünschenswert.
Horizontale Trennlinien sollten oben im Detailbereich platziert werden, so dass jeder neue Detailbereich die Trennung unter den vorherigen zieht. Dies erlaubt es, Detailbereiche mit einer dynamischen Höhe anzulegen - z.B. wenn pro Person unterschiedlich viele Zeilen an Telefonnummern gedruckt werden.
Ein Klick mit der rechten Maustaste öffnet ein Kontextmenü, hier wird Breite der Stammkomponente gewählt, die Linie wird somit automatisch auf die Breite des Detailbereichs gesetzt.
Nutzen Sie wenn möglich Werkzeuge, um Linien-Felder automatisch zu orientieren. Dennoch kann das genaue Platzieren von miteinander interagierenden Linien, Hintergrundeinfärbungen und so weiter mitunter schon viel Zeit und Konzentration erfordern. Achten Sie hier auf aufgewendete Arbeitszeit und den späteren Nutzen.
Der Berichtsbaum hilft, Linienfelder direkt auszuwählen.
Hier im Beispiel wurden noch zwei weitere Änderungen durchgeführt:
- Beide Felder zum Alter wurden auf linksbündig im jeweiligen Feld gestellt.
- Weil Times New Roman veraltet wirkt, wurden alle Schriften modernisiert.
Der Report sieht nun wie folgt im Editormodus aus...
Im Bild wurden auch weitere Layoutelemente markiert - von links nach rechts Bilder, Formen und Linien. Weiterhin können zum Beispiel auch Checkboxen gesetzt werden.
... und hier als das vorläufig fertige Ergebnis:
Weitergehende Anpassungen - Seitenwechseln für jede Gruppe, Systemvariablen und ein Zähler
Um diesen Report abzuschließen, werden noch folgende Verbesserungen besprochen
- Der automatische Seitenwechsel nach jeder Gruppe und ein Zurücksetzen der Seitenzahlen bei jedem Gruppenwechsel.
- Die Verwendung von Systemvariablen, z.B. Druckdatum oder Aufdruck des Dateinamens der Dokuments.
- Die Einrichtung einer Personenzählung
Gruppen für Seitenwechsel
Der Report verwendet schon die Gruppe Klasse. Um das Ende dieser Gruppe als Auslöser eines Seitenwechsels zu definieren, wird dies in Bericht -> Gruppen... vorgenommen.
Hier sind nun alle eingestellten Gruppen zu sehen, in diesem Fall ist dies nur die eine.
Unter Bei Gruppenwechsel lässt sich konfigurieren, welche Aktionen bei einem Gruppenwechsel durchzuführen sind. Über die Checkboxen Neue Seite beginnen und Seitennummerierung zurücksetzen lässt sich ebendieses Verhalten einschalten.
Falls Schülereinträge komplexer sind, lassen sich diese noch zusätzlich nach Schueler.ID gruppieren und mit der Checkbox Gruppe zusammenhalten würde dann ein "halber" Schülereintrag am Seitenende komplett auf die nächste Seite verschoben und nicht getrennt.
Systemvariablen
Eine Systemvariable wurde schon vom Berichtsassistenten gesetzt: Das Druckdatum im Fuß des Reports.
Eine weitere nützliche Systemvariable Dokumenten-Name. Über diese wird der Dateiname des Reports ausgegeben und wenn man diesen Report als Druck vorliegen hat, aber nicht bekannt ist, mit welcher Datei er erzeugt wurde, ist der Dateiname eine nützliche Hilfe, die Reportdatei zu identifizieren.
Eine Systemvariable wird wie jedes andere Feld in der Werkzeugleiste ausgewählt, platziert und dann kann über das Dropdown-Menü eine der zur Verfügung gestellten Möglichkeiten ausgewählt werden.
Systemvariablen stellen zum Beispiel Druckdatum (mit oder ohne Zeit), Seitenzahlen oder den Dokumentennamen zur Verfügung.
Zeilennummerierung per Zähler
Um einen Zähler zu Beginn einer Zeile hinzuzufügen, muss der erste Eintrag etwas nach rechts verschoben werden. Hierzu werden NameVorname und das erste Datenbankfeld markiert und nach rechts geschoben.
Dann wird ein Feld DBCalc aus der Werkzeugleiste in dem freien Bereich platziert. DBCalc kann für datenbankbasierte Berechnungen genutzt werden.
Im Bild machen die roten Pfeile daher auf nützliche Hilfen aufmerksam. Der Zoom unten rechts kann sich für diese Arbeit auf einen hohen Wert stellen lassen. Außerdem kann es helfen, den Detailbereich für die Dauer dieser Justierungen größer zu ziehen und nach Beendigung der Layoutarbeit wieder zusammen zu schieben.
todo
todo
Einbinden eines Schulkopfes
Fuß der Liste
Zeit und Dateiname
Gruppen
Anpassen
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