Schulverwaltungssoftware NRW

Hallo zusammen,

bei uns in der Kommune werden die Anmeldeschreiben für schulpflichtige Kinder durch die jeweiligen Schulen erstellt. Um die dafür benötigten Stammdaten bereitzustellen, habe ich die CSV-Datei aus dem Einwohnermeldewesen in das Schulträgermodul von SchildZentral importiert und die Daten – gemäß Benutzerleitfaden – an die jeweils nächstgelegene Schule übermittelt (zugewiesen aber noch nicht angemeldet).

Ich bin davon ausgegangen, dass die Schulen auf die übermittelten Datensätze zugreifen und damit z. B. Serienbriefe erstellen können. Die Rückmeldungen aus den Sekretariaten deuten aber darauf hin, dass die Kinder zwar über die Suchfunktion auffindbar sind, jedoch im Anmeldemodul nicht erscheinen.

Nun frage ich mich:
Habe ich etwas übersehen – oder habe ich möglicherweise ein falsches Verständnis davon, wie das Schulträgermodul funktioniert?

ps. Ich bin neu in der Schulverwaltung, und das Schulträgermodul wird bei uns erstmals eingesetzt. Über Tipps oder Hinweise aus der Praxis würde ich mich sehr freuen!

LG
Marcel

M_Lüders hat geschrieben: Freitag 29. August 2025, 08:47 ...
Um die dafür benötigten Stammdaten bereitzustellen, habe ich die CSV-Datei aus dem Einwohnermeldewesen in das Schulträgermodul von SchildZentral importiert und die Daten – gemäß Benutzerleitfaden – an die jeweils nächstgelegene Schule übermittelt (zugewiesen aber noch nicht angemeldet).
...

Hallo,
falls es in der letzten Zeit nicht grundlegende Veränderungen gegeben hat, sehe ich hier eine Verschiebung der Zuständigkeiten. Für die Einschulung ist der Schulträger (hier als Behörde Schulverwaltungsamt) zuständig. Diese fordert das Meldeamt zur Übermittlung der Daten der aktuellen Lernanfänger auf. Die reale Übertragung der Daten wird dann wohl durch Auftrag Aufgabe der IT des Schulträgers.

Mit dem Wegfall der Schulbezirke in den 90ern gibt es keine "zuständige" Grundschule mehr. Die Eltern haben die freie Schulwahl. Die Begrifflichkeit "nächstgelegene Schule" stammt m.W. aus der Schülerfahrkostenverordnung (§9) und regelt Zahlungspflichten für´s Schülerticket.

M_Lüders hat geschrieben: Freitag 29. August 2025, 08:47 Nun frage ich mich:
Habe ich etwas übersehen – oder habe ich möglicherweise ein falsches Verständnis davon, wie das Schulträgermodul funktioniert?

Das Schulträgermodul (Modul 2) bietet dem Schulverwaltungsamt die erlaubte Sicht auf die Schülerdaten. Tatsächlich ist die Sicht auf die aktuellen Lernanfänger "mit Alles" und mit der Einschulung der Kinder schrumpft die Sicht auf die erlaubten Statistikdaten.

An dieser Stelle kommt das Modul 3 - Einschulungsmodul - ins Spiel. Bei der Schulanmeldung erscheint ein anzumeldendes Kind in der bevorzugten Schule. Wenn sich die Schule zur Aufnahme entschließt, kann sie nun in Kenntnis von Name, Vorname und Geburtsdatum die Stammdaten aus dem von Ihnen gebildeten Datenpool abrufen und berechtigt in Besitz nehmen. Die Sicht des Schulträgermoduls auf dieses Kind reduziert sich nach diesem Vorgang auf die Statistikdaten. Nach der Einschulung bleibt im Datenpool ein möglicher Restbestand, um welche sich die Schulpflichtüberwachung kümmern muss.

Sollten sich die Eltern umentscheiden, sieht die zweitgewählte Schule, wo das Kind bereits angemeldet ist. Die Schulleitungen müssen sich verständigen und das Kind kann von der ersten Schule freigegeben werden.

Darüber hinaus bietet das Schulträgermodul die Möglichkeit von Lenkungsmaßnahmen. Bei vorliegender Notwendigkeit können Kinder ohne Mitwirkung der Schulleitungen umgebucht werden

Hinsichtlich vorzeitig eingeschulter oder zurückgestellter Kinder muss der Schulträger den jährlichen Datenbestand pflegen.

Ich halte es rechtlich nicht für zulässig, den Grundschulen einen pauschalen Datenbestand zu übermitteln. Eine Schule darf personenbezogene Daten erst ab der Aufnahme verarbeiten. Darüber hinaus wird den Schulen eine Menge Arbeit zugemutet (Serienbrief schreiben, pfalzen, eintüten, versenden), welche vermutlich beim Schulträger über eine Druckerstraße automatisiert erledigt werden kann. So richtig "Zentral" ist das auch nicht .
Wie kommen konfessionelle Schulen an die Daten? Wer fragt private Schulen nach dort aufgenommene Kinder ab?

Die Fa. Ribeka verkauft die Module und hat auf ihrer Seite Beschreibungen.

Ergänzung:
Missing Link: Runderlass "Überwachung der Schulpflicht"