Schulverwaltungssoftware NRW

Hallo Zusammen, ich bin brandneu im System Schule und habe online eine Anleitung zum Anmeldung der Grundschüler in die 5.Klasse gefunden. Ich habe die Kinder nun danach eingegeben, also als Neuaufnahme für das kommende Schuljahr. In den nächsten Tagen wird entschieden, welche Kinder nicht aufgenommen werden können aufgrund zu hoher Anmeldezahlen. Meine Frage wäre, wie ich dann mit diesen Kindern in dem Programm Schild vorgehe. Lösche ich diese, gebe ich Sie frei? Wie genau gehe ich vor und wo finde ich die Funktionen? Da ich sehr Schild unerfahren bin und allein im SEK sitze und niemanden fragen kann, wäre ich sehr dankbar über jede detaillierte Antwort und Hilfe. Vielen lieben Dank und Grüße! (Gesamtschule)

Herzlich Willkomen hier im Forum.

Üblicherweise gibt es hier bei Fragen immer schnelle Hilfe.
Dennoch hoffe ich, dass es an ihrer Schule doch noch den ein oder anderen Kollegen gibt, der etwas (mehr) Erfahrung mit Schild hat und ihnen auch etwas helfen kann.
Die ersten Schritte sind wirklich etwas ungewöhnlich und fremd.
Es dauert aber nicht wirklich lange, bis man sich leidlich gut auskennt - dann kann man die Feinheiten von Schild entdecken.

Ich würde aber auch dringend raten, die ein oder andere Fortbildung zu Schild zu besuchen, um ein wenig damit zu probieren.
Übrigens kann man Schild auch mit einer Testdatenbank auf jedem Rechner zum Ausprobieren installieren.
In der Regel lässt sich auch die Datenbank kopieren (sofern nicht Schild-Zentral verwendet wird), um ggf. vor "brenzligen Situationen" eine Testkopie bereitzuhalten.
Aber im Grunde gilt: So richtig kaputt machen kann man die Daten nicht - es lässt sich alles mit mehr oder weniger Arbeit reparieren.

Zur eigentlichen Anfrage:
Ich denke, dass die Daten der abgelehnten Schüler nur benötigt werden, um ein Ablehnungsschreiben zu erstellen und dann im Sinne der DSGVO gelöscht zu werden. Vielleicht wäre es sogar einfacher, die Schüler:innen gar nicht erst in das System einzupflegen bis klar ist, welche wirklich im kommenden Jahr angenommen werden. Erspart etwas Arbeit.
Die nicht benötigten Datensätze werden wie folgt gelöscht:
Jeweilige Schüler markieren (oder einzeln) und dann auf das "-" (Minus)-Symbol oben links klicken.
Anschließend sind diese im Papierkorb und könnten von dort auch wieder hergestellt werden.

Ein Klick auf das Menü "Auswahl" und ganz unten "Papierkorb" zeigt dann die gelöschten SuS im Papierkorb.

Nun kann man das Menü "Gruppenprozess" aufrufen und dort "Allgemeines" aufrufen.
In der Mitte links befindet sich der Punkt "Schüler-Datensätze löschen". Beim Klick wird gefragt, ob mit Log-Datei gelöscht werden sollte oder ohne.

Bitte prüfen sie dies genau und löschen dann ohne Log-Datei, da ja unnötige Daten nicht gespeichert werden müssen.

Vielleicht noch ein Hinweis zur Eingabe der neuen Schüler:innen: Für die Statistik, die im kommenden Schuljahr nötig ist, ist es wichtig, dass die "grün beschrifteten Daten" korrekt hinterlegt sind.

Hallo,
wie vorab bereits empfohlen, löschen sie nicht benötigte SuS einfach, so dass diese in den Papierkorb landen.

Warten Sie jedoch bitte mit dem endgültigen Löschen ein wenig. Gegebenenfalls haben Sie auf dem Reiter Schulbesuch die Grundschuldaten eingegeben und damit die Entscheidung über Aufnahme und Ablehnung getroffen. Ich empfehle die Daten erst dann endgültig zu löschen, wenn die Einspruchsfrist verstrichen ist.

Guten Morgen, vielen Dank für die ausführliche Antwort, auch der Hinweis mit dem noch warten ist sehr hilfreich. Leider ist es tatsächlich so, dass niemand an meiner Schule sich mit dem Vorgang auskennt, auf eine Schulung hoffe ich. Es kann allerdings noch etwas dauern und ich denke, ich werde ggf. noch die ein oder andere Frage hier im Forum stellen müssen. Ich hatte auch überlegt, eine andere Schule zu kontaktieren zwecks fragen, allerdings sind gerade alle in einer heißen Phase und da wollte ich nicht auch noch mit meinen Fragen stören. Nochmals lieben Dank und weiterhin ein schönes Wochenende!

Ich möchte mal folgendes ergänzen:
Sie werden ja nicht unbedingt die einzige sein, die Daten erfasst, ändert usw.
Wir haben drei Sekretärinnen, die in Schild arbeiten (Erfassung Schüler und Erziehungsberechtigte etc.).
Daher haben wir bestimmte Regeln festgelegt:
z.B. Straße wird Str. abgekürzt, Emailadresse ist die Mailadresse des Schülers, bei Geburt im Ausland wird erfasst "Amsterdam / Niederlande" (keine Autokennzeichen, bei exotischeren Ländern wird das sonst schwierig zu erkennen), bei den Erziehungsberechtigten Mutter zuerst etc.
Ich hoffe darüber hinaus, dass die Aufnahmeunterlagen der Reihenfolge der Schilderfassung angepasst ist. Das hat auch bei uns in Emmerich etwas gedauert, bis die Stadt eingesehen hat, dass es nicht sinnvoll ist, jemand anders als Schildexperten die Anmeldebögen entwerfen zu lassen (wir haben glücklicherweise nur zwei weiterführende Schulen. Das hat die Umsetzung sehr erleichtert.

Die o.a. Hinweise sind natürlich nicht in Stein gemeißelt, aber in den 10 Jahren hat sich das als sinnvoll erwiesen. Schauen Sie ruhig nach links und nach rechts, wo die Schnittstellen zu anderen Aufgaben sind, und sprechen Sie Probleme an. Unklarheiten machen nur Ärger! Klare Absprachen mit klaren Zuständigkeiten helfen sehr.

Super, vielen lieben Dank! Sehr gute Tipps. Und der letzte Teil gefällt mir besonders, auch ich bin sehr für Absprachen, gute Kommunikation & einheitliches Arbeiten, das erleichtert alles immens. Herzliche Grüße!