Löschfristen

[Klapet]

Nach Prüfung der Daten, die zur Löschung anstehen, werden Daten in allen Feldern angezeigt. Bei 20 Jahren ist „Dateien in der Dokumentenverwaltung löschen“ automatisch angekreuzt, bei 10 Jahren nicht. Warum? Werden noch aufzubewahrende Dateien gelöscht, wenn das Feld manuell angeklickt wird?

[Raffenberg]

Hallo,
das liegt daran, dass bei der Löschung der Daten in der Dokumentenverwaltung niemand genau sagen kann, was Sie dort gespeichert haben. Wenn Sie z.B. Stammblätter in die Dokumentenverwaltung drucken, wären diese 20 Jahre aufzubewahren. Genau diese Daten wird man aber sicherlich auch ausdrucken und in den Schülerakten aufbewahren, so das es hier keine exakte Empfehlung geben kann. Genaueres finden Sie in §9 der VO-DV I.

[011marTusch]

Es gibt es keine "handwerklichen" Richtlinien zur Archivierung der Schülerdaten. In der Dokumentenverwaltung sollte m.E. der gesamte Schriftwechsel mit den Eltern bzw. mit den Schülern abgelegt werden. Vorausgesetzt, dass alle Dokumente, welche nach der VODV I (§ 9) länger als 5 Jahre archiviert werden müssen an einem anderen Ort gespeichert sind, könnten die entsprechenden Personenordner bereits nach 5 Jahren gelöscht werden. Für Zeugnisse kann ein eigener Ordner angelegt werden. Hier müssten nach 10 Jahren die Zeugnisdurchschriften (soweit es sich nicht um Abgangs- und Abschlußzeugnisse handelt) händisch gelöscht werden. Die in der Verordnung genannten "Zeugnislisten, Unterlagen über die Klassenführung (Klassenbuch, Kursbuch), Akten über Schülerprüfungen" werden m.E. außerhalb von Schild aufbewahrt. Letztendlich muss noch ein Ort gefunden werden, an dem das Stammblatt gespeichert und nach 20 Jahren gelöscht wird. Die einsamen Abschlusszeugnisse müssen dann nach 50 Jahren verschwinden.

Solange das Löschdatum nicht in den einzelnen Dokumenten hinterlegt werden kann, halte ich einen Automatismus für sehr problematisch. Es wird wohl nur in einer digitalen Ablage möglich sein, die praktische Ordnung mit einer zeitlichen Abfolge zu verknüpfen.

Vorausgesetzt, die Abschlusszeugnisse sind außerhalb der Dokumentenverwaltung, sind 20 Jahre der früheste Zeitpunkt, an welchem der Löschauftrag automatisch angekreuzt werden kann - es dürfte ja nur noch das Stammblatt übrig sein.