revisionssichere Archivierung von Schülerakten

[hoerstel]

Wir suchen zurzeit nach einer Möglichkeit die Schülerakten digital/revisionssicher zu führen.

Ist die Dokumentverwaltung von Schild revisionssicher oder wird die neue Schild Version eine revisionssichere Archivierung bieten?

Falls jemand dafür ein andres Produkt nutzt wäre ich für Tipps sehr dankbar.

[Hauke Hayen]

Die Dokumentenverwaltung speichert die Ausdrucke im pdf-Fortmat. Somit also Schild-Versionsunabhängig. Digital speichern Sie ja (Sie halten sich natürlich daran ) nicht länger als 10 Jahre. So lange sollte das pdf-Format noch durchhalten.

[GE Schwerte]

Wollten wir die pdf-Abiturzeugnisse nicht (nach VO-DV I §9 Abs 1 Ziff 1) 50 Jahre aufheben?

Was machen eigentlich die digitalen Zeugnisse nach https://www.digiz.nrw/ ?
Da hört man seit einiger Zeit nur sehr wenig.

Ich lese dort:
"Grundlage dafür bietet das 2017 in Kraft getretene Onlinezugangsgesetz (OZG). Es verpflichtet Bund, Länder und Kommunen ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 auch elektronisch zur Verfügung zu stellen. Im Schul- [...]. fallen u.a. Zeugnisse unter das OZG, die künftig digital bereitgestellt werden müssen."

Ende 2022 ist ja bald , wird dies digitale Zeugnis dann in Schild 3.0 intergriert sein?

[Hauke Hayen]

Wollten wir die pdf-Abiturzeugnisse nicht (nach VO-DV I §9 Abs 1 Ziff 1) 50 Jahre aufheben?

Die sichern wir ganz altmodisch auf Papier. So richtig in einem echten Archiv. Das sollte auch nach dieser Zeit noch lesbar sein

[Raffenberg]

Was machen eigentlich die digitalen Zeugnisse nach https://www.digiz.nrw/ ?

Mein letzter Kenntnisstand ist, dass nach wie vor daran gearbeitet und daran getestet wird. Es gab wohl ein wenig hin und her, über welchen Weg diese digitalen Zeugnisse abgerufen werden können. Ich meine, dass es nun über die Bund-ID laufen soll.

[hoerstel]

Also ich stelle mir schon etwas mehr als eine Dateiablage vor, auf die jeder schreibrechte hat, der Dokumente in die Schülerakte hinzufügen kann.
Das hat ja nichts mit elektronischer Aktenführung zu tun. (Domea)

[tluerweg]

Hallo,

eine Anmerkung zum Begriff "Revisionsicher", dies ist aus dem HGB abgeleitet und beschreibt die Anforderung an die Dateiverwaltung im geschäftlichen Umfeld. Daraus folgt, dass es folgenden Bedingungen gibt, die eingehalten werden müssen:

• Richtigkeit
  Vollständigkeit
  Sicherheit des Gesamtverfahrens
  Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  Sicherung vor Verlust
  Nutzung nur durch Berechtigte
  Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  Dokumentation des Verfahrens
  Nachvollziehbarkeit
  Prüfbarkeit

Ich bin mir nicht sicher, ob die Netzwerkstrukturen und die Arbeitsprozesse in Schule das immer gewährleisten können. Schön wäre es ja.
Hier müsste man mit Signaturen, digitalen Unterschriften usw. arbeiten. Wenn ich sehe, welche Diskussionen in manchen Kollegien losgehen, wenn man eine simple 2FA einführen will, bin ich hochgradig skeptisch.
Allen ein schönes Wochenende
T. Luerweg

[011marTusch]

.....
eine Anmerkung zum Begriff "Revisionsicher", dies ist aus dem HGB abgeleitet und beschreibt die Anforderung an die Dateiverwaltung im geschäftlichen Umfeld. Daraus folgt, dass es folgenden Bedingungen gibt, die eingehalten werden müssen:

• Richtigkeit
  Vollständigkeit
  Sicherheit des Gesamtverfahrens
  Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  Sicherung vor Verlust
  Nutzung nur durch Berechtigte
  Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  Dokumentation des Verfahrens
  Nachvollziehbarkeit
  Prüfbarkeit

...

Hallo,

an dieser Stelle hätte ich gerne auf einen meiner früheren Beiträge verwiesen. Das war aber wohl noch im alten Forum Zum Thema Datenarchivierung hatte ich genau diese Kriterien angeführt.

Damals waren die Schulträger dabei, eine digitale Aktenführung zu etablieren, um letztendlich den gesetzlichen Vorschriften zur Verfügbarkeit der Bürgerdaten Genüge zu tun. Der technische Aufwand dazu war und ist immens. Meine Idee war, dass sich die Schulen an die Errungenschaften der Schulträgers anhängen sollen. Warum sollte in jeder Schule ein wie auch immer gearteter Aufwand betrieben werden, wenn die Lösung nur wenige Netzknoten weiter verfügbar ist. Ich gehe davon aus, dass zumindest Städte mit SchildZentral da schon einen Schritt weiter sind.

[hoerstel]

Meine Idee war, dass sich die Schulen an die Errungenschaften der Schulträgers anhängen sollen.

Wir haben in unserer Kommune die Software Infrastruktur. Meine Idee war diese mit zu nutzen aber unser Datenschutzbeauftragte hat darauf hingewiesen, dass die Schule ein eigene Stelle mit Selbstverwaltung ist und somit ein Rechte- und Rollenkonzept im bestehenden DMS nicht ausreicht. Man müsste einen eigenen Mandanten oder eine eigene Infrastruktur betreiben. (beides zu teuer)

Einfach geht in Deutschland eben nicht.

[GE Schwerte]

Meine Idee war, dass sich die Schulen an die Errungenschaften der Schulträgers anhängen sollen.

Das kommt sehr auf den Schulträger an - nicht immer ist das eine gute Idee.

z.B. hat unsere Kommune *alle* technischen Dienste an die berüchtigte SIT ausgelagert,
der gerade alle Daten abhanden gekommen sind.
https://www.borncity.com/blog/2023/11/0 ... -kommunen/

Die Mitarbeiter im Rathaus machen z. Zt. morgens die Kaffeemaschine an, halten tagsüber die Tasse fest
und gehen abends nach Hause. Mehr passiert dort nicht. (Keine IT, keine Mail, nix - aber Heizung und Wasser gehen noch)
Da es keinerlei Notkonzepte gab, wird der komplette Ausfall des Rathauses auch noch länger andauern.

Wir sind als Schule IT-technisch autonom, daher läuft bei uns der Betrieb normal weiter.
Sonst sähe es ohne Cloud, Klassenbücher, Vertretungspläne, etc. sehr düster aus.
Ich kann nicht für ca. 1400 Mobilgeräte im WLAN "mal eben" einen Hotspot aufmachen.

Ich rate daher Schulen, sich ein Ding wie "Schild-Zentral" gründlich zu überlegen.
Ich z.B. möchte nicht, dass der Schulträger in meinen Schülerdaten herumfuhrwerkt. Das geht den nichts an!