Schulverwaltungssoftware NRW

Hallo,
ich bin mir nicht sicher, ob es hier passt, aber ich stelle die Frage hier, in der Hoffnung auf Hinweise:
Als Schule die erst 11 Jahre existiert, kommen wir nun das erste mal in den Bereich der Löschung nach VO-DV1 und 2. Dabei ist mir aufgefallen, dass wir die Unterlagen dem Landesarchiv anbieten müssen.

Es gilt folgendes:

"Nach § 10 Abs. 1 des Datenschutzgesetz NRW ist die Löschung personenbezogener Daten erst zulässig, nachdem die Unterlagen einem öffentlichen Archiv angeboten und als nicht archivwürdig bewertet worden sind oder die Verpflichtung zur weiteren Aufbewahrung nach § 4 Absatz 5 Satz 1 des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen vom 16. März 2010 (GV. NRW. S. 188) in der jeweils geltenden Fassung, entfallen ist.

In der Praxis bedeutet dies, dass Archivierung die Löschung ersetzt und die im Datenschutzgesetz geforderten Löschungsgebote auch durch eine Anbietung und Archivierung solcher zur Löschung bestimmter Daten gewahrt werden.

Also verpflichtet auch das Landesdatenschutzgesetz die Behörden, solche Daten dem Landesarchiv zur Übernahme anzubieten. "

Hat jemand Erfahrung mit dem Vorgang?

Thomas Luerweg

Wer es in der BASS suchen will: 10-48 Nr. 4
Richtlinien für die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Akten bei Behörden und Einrichtungen im Geschäftsbereich des Ministeriums für Schule und Bildung

Hallo.

Ich hatte dazu mal einen längeren Austausch mit dem Landesbeauftragten der Archive.
Ich meine mich aber zu erinnern, dass es regionalere Archive gibt, denen Sie das anbieten müssen.

Von dort war die Aussage, dass man gerne solche Daten in CSV-Format entgegen nehmen würde. Da haben wir ja die Schnittstelle Schild-NRW. Wir hatten dann dazu geraten, die Dateien in einem Passwort-geschütztes Zip zu packen und dem Archiv zu senden.

Allerdings war es bisher auch immer so, dass Schulen die Daten zunächst anbieten müssen. Mir ist dann kein Fall bekannt, wo das Archiv diese daten jemals haben wollte...

Hallo Herr Pfotenhauer, herzlichen Dank. Ich mach mich dann mal auf den Weg...(Anfrage, Anbieten,...).
Es wäre wahrscheinlich hilfreich, wenn das Haus, hier mal entrümpeln würde. Die Erlasse sind dann doch "etwas" älter. Aber das merke ich an anderer Stelle an.

tluerweg hat geschrieben: ↑Donnerstag 28. Oktober 2021, 14:09 Als Schule die erst 11 Jahre existiert

Ich habe das in gleicher Situation vor ungefähr 20 Jahren mal durchexerziert:
- Bundesarchiv
- Landesarchiv
- Stadtarchiv
Ergebnis: keine Institution wollte das Zeug haben.

Grundsätzlich ist Schule eine "nicht rechtsfähige Anstalt des Schulträgers". Ausnahme: zur Verarbeitung personenbezogener Daten (Schüler/Eltern/Lehrer) ist jede Schule eine "öffentliche Stelle" unter der Verantwortung der Schulleiter*in. Diese*r ist Landesbedienstete*r und damit dürfte der Bezug zum Landesarchiv hergestellt sein.

Der Löwenanteil der Schüler-/Elterndaten ist 5 Jahre nach Beendigung der Schulpflicht zu löschen. Bei mehr als 6.000 Schulen im Ländle würden jedes Jahr etliche Terabyte Daten und Km³ Papier anfallen. Dem Landesarchiv sollte es doch möglich sein, festzulegen, welche Schuldaten überhaupt archivwürdig sind. Sollte bis dato noch nichts angefordert worden sein, erscheint der wissenschaftliche Wert einer künftigen Archivierung ohnehin fraglich. Das Schulministerium könnte das Problem mit dem Landesarchiv abschließend regeln.

Guten Morgen,
ich habe mir vorgenommen, beim nächsten Gespräch die Anfrage über meinen schulfachlichen Dezernenten stellen zu lassen. Dann warte ich erstmal ab... Die Antworten hier, lassen mich vermuten, dass ich mich im Rahmen der Priorisierung der Arbeitsprozesse, erstmal um andere Dinge (Unterricht..) kümmern kann.
Ein schönes WE.

Kurzes Update,
Landesarchiv hat zügig und schnell geantwortet, für Schule in kommunaler Hand sind Sie nicht zuständig, die Zuständigkeit des Landesarchivs reicht runter bis in die jeweilige BR, dann ist schluss. Für die Schulen ist das Archiv des Trägers zuständig (bei uns das Stadtarchiv). Dieses hat auch schon geantwortet und im Februar machen wir einen Termin zwecks Übergabe. Vielleicht helfen diese Fakten bei anderen Schulen weiter.
LG
Thomas

Hallo,

hier im Stadtarchiv wird sich eine ganz neue Kollegin dem Thema annehmen. Sie hat bereits den Kontakt zu einer ersten Schule aufgenommen. Ihr Interesse gilt zunächst den Zeugnissen.

Bei meinen Recherchen bin ich auf die Seiten des schulischen Datenschutzbeauftragten des Kreises Olpe gestoßen. Herr Thiede bietet in seinem Blog gleich ein Löschkonzept für Schulen an: Aufbewahrungsfrist abgelaufen – und jetzt?

Auch seine anderen Erkenntnisse zum schulischen Datenschutz finde ich beeindruckend!