Schulverwaltungssoftware NRW

Liebe Expertinnen und Experten,

leider sind an unserer Schule beim Noten-Import zu den Halbjahreszeugnissen insgesamt acht in den individuellen Notendateien eingegebene Noten nicht korrekt in der Datenbank gelandet. So wurde aus einer 5 eine 2, aus einer 4 eine 2, aus einer 1- eine 3 usw. Fünf falsche Noten verteilt auf vier Kolleginnen wurden in der EF gefunden, drei falsche Noten im Religionskurs eines Kollegen in der achten Jahrgangsstufe.

Nun haben wir einige Tests durchgeführt, um der Ursache dieses Phänomen zu finden. Hier die Fakten:

- Alle Noten werden korrekt importiert, wenn die zugehörige Notendatei einzeln importiert wird.
- Die Fehler ließen sich bei einem erneuten Import aller Notendateien reproduzieren.
- Die Fehler treten auch dann auf, wenn wir neue "unberührte" Notendateien erzeugen und diese importieren.

Nach einiger Kleinarbeit stellte sich heraus, dass für die falschen Noten zweier Kolleginnen die Notendatei eines Kollegen verantwortlich ist. Wird diese Datei importiert, werden die Noten der Kolleginnen mit den falschen Noten überschrieben. Der Kollege unterrichtet nur einen der betroffenen Schüler selbst. Es ist bemerkenswert, dass die letzten Noten im EF-Kurs des Kollegen (3, 2) den falschen Noten der Schüler der beiden Kolleginnen entsprechen, die interessanterweise direkt hintereinander in der alphabetischen EF-Schülerliste stehen (Hi.., Ho..).

Für die übrigen sechs Fehler haben wir nicht mehr weiter nach einer verantwortlichen Datei gesucht.

Sind aus anderen Schulen ähnliche Fälle bekannt? Was können wir tun, um derartige Importfehler in Zukunft zu vermeiden?

Viele Grüße

Timur Tezkan

Hallo Herr Tezkan!
Erst einmal vielen Dank für die präzise Darstellung!

"Wird diese Datei importiert, werden die Noten ..."
So etwas wurde hier im Forum unlängst berichtet. Ursache war hier folgendes: Nach dem Notenexport wurden die Kursdaten in der SchILD-Datenbank bearbeitet. Z.B. wurde eine Kurs-Blockung gelöscht und wieder neu importiert. Dadurch waren wichtige Daten der Leistungsdaten nicht mehr synchron zu den Daten der Notendatei. Was zu Folge hatte, dass es beim Notenimport zu Verwechselungen kam.
Vielleicht haben die Fehler an Ihrer Schule eine ähnliche Ursache?!
Siehe auch Fehleranalyse durch den Kollegen Koch: viewtopic.php?f=63&t=2827

Um den Fehler genau zu verstehen schlage ich Ihnen eine Fernwartung vor.

Hallo Herr Blomeyer,

vielen Dank für Ihren Hinweis auf das Szenario an der Schule des Kollegen Koch!
An unserer Schule werden die Oberstufenkurse zu Beginn des Schuljahres aus UNTIS importiert. Im Laufe des Schuljahres wird dann nur noch direkt in SchILD etwas an einem Kurs geändert (Lehrerzuordnung, Kursteilnehmer). Der ebenfalls betroffene Religionskurs in der 8 ist direkt in SchILD erzeugt worden.

Bei unseren Tests haben wir neue Notendateien erzeugt und diese wieder importiert. Eine Asynchronität dürfte dann nicht vorliegen. Leider treten die beschriebenen Fehler beim Import dennoch in gleicher Weise auf. Dieser Ansatz führte bei uns im Gegensatz zum Szenario an der anderen Schule also nicht zum Erfolg.

Danke für das Angebot der Fernwartung! In welcher Form kann diese durchgeführt werden? Zur Info: Ich habe eine Test-Kopie unserer DB auf meinem Dienstgerät im Home-Office. Auf diesem Gerät habe ich auch die Tests durchgeführt, da wir an der originalen DB natürlich nicht herumspielen wollten. Die originale DB liegt auf einem NAS in der Schule.

Hallo Herr Tezkan,
rufen Sie mich am Montag (oder auch später) an. Dann klären wir die weitere Vorgehensweise, um den Fehler zu klären.
Wenn ich Sie anrufen soll, so teilen Sie mir bitte Ihre Telefon mit.

Hallo Herr Blomeyer,
ich rufe Sie gerne in den nächsten Tagen an, um die weitere Vorgehensweise zu besprechen.

Mittlerweile konnte der Fehler mit Hilfe von Herrn Tezkan identifiziert werden:
Die SchILD-Datenbank der Schule war in einem inkonsistenten Zustand. Konkret: In einer Tabelle (SchuelerLeistungsdaten) war der Primärindex vom Datenbanksystem gelöscht worden, was zu falschen (doppelten) Einträgen in dieser Tabelle führte, wie von Herrn Tezkan beschrieben wurde. Das ist leider ein Problem von Microsoft Access (was allerdings selten auftritt). Ursache hierfür können z.B. instabile Netzwerkverbindungen sein, oder Datenbanken auf einem USB-Stick, die vom Benutzer herausgezogen werden, bevor die Anwendung geschlossen wird.

Lösung: Die Datenbank wird in eine neue Datenbank migriert, in der die Indizes wieder neu erzeugt werden. Eventuell doppelt vorhandene Datensätze werden in einer Fehlerdatei protokolliert und müssen anschließend in SchILD weiterverfolgt werden.