Daten aus SchILD archivieren
Verfasst: Dienstag 28. Januar 2020, 12:06
Guten Tag,
mittlerweile ist SChILD bei uns gut zehn Jahre im Einsatz. Die Datenbank enthält inzwischen deutlich mehr ehemalige als aktuelle Schüler. In diesem Zusammenhang stellen sich mir einige Fragen, und mich würde interessieren, wie andere Schulen damit umgehen:
1) Kann ich - und wenn ja, wie - die SchILD-Datenbank aufteilen in (A) aktuelle Schüler + Abgänger/Abschluss des letzten Jahres und (B) alle, die vor mehr als einem Jahr die Schule verlassen haben? Ich stelle mir vor, dass man die "Archiv-DB" (B) dann bei Bedarf noch öffnen können sollte. Das würde auch die Größe der aktuell genutzten DB erheblich reduzieren. Gibt es hier irgendwelche Programmroutinen, Hilfsprogramme?
2) Wenn die Schüler die Schule verlassen haben, reduzieren sich die Daten, die die Schule verarbeiten / speichern darf. Wie kann ich in der SchILD-DB die Daten ehemaliger Schüler entsprechend reduzieren auf das, was noch gespeichert werden darf? Gibt es hier irgendwelche Programmroutinen, Hilfsprogramme?
Oder muss man irgendwann alles das, was man noch aufheben darf oder muss, ausdrucken und so von der digitalen in die Papierform überführen - und alles Digitale ins Nirwana schicken?
3) Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen ja alle Akten dem zuständigen Archiv angeboten werden. Löschen und wegwerfen darf eine Schule ja erst nach archivarischer Bewertung. Grundsätzlich gelten die Archivierungsvorschriften auch für digitale Daten. Wie können, wenn es jeweils so weit ist, Stadtarchive Daten etwa von SchILD übernehmen? Gibt es da schon irgendwo einen Ort, wo so etwas geschehen ist?
Ich bin gespannt.
Mit freundlichen Grüßen
Tobias Kemper
mittlerweile ist SChILD bei uns gut zehn Jahre im Einsatz. Die Datenbank enthält inzwischen deutlich mehr ehemalige als aktuelle Schüler. In diesem Zusammenhang stellen sich mir einige Fragen, und mich würde interessieren, wie andere Schulen damit umgehen:
1) Kann ich - und wenn ja, wie - die SchILD-Datenbank aufteilen in (A) aktuelle Schüler + Abgänger/Abschluss des letzten Jahres und (B) alle, die vor mehr als einem Jahr die Schule verlassen haben? Ich stelle mir vor, dass man die "Archiv-DB" (B) dann bei Bedarf noch öffnen können sollte. Das würde auch die Größe der aktuell genutzten DB erheblich reduzieren. Gibt es hier irgendwelche Programmroutinen, Hilfsprogramme?
2) Wenn die Schüler die Schule verlassen haben, reduzieren sich die Daten, die die Schule verarbeiten / speichern darf. Wie kann ich in der SchILD-DB die Daten ehemaliger Schüler entsprechend reduzieren auf das, was noch gespeichert werden darf? Gibt es hier irgendwelche Programmroutinen, Hilfsprogramme?
Oder muss man irgendwann alles das, was man noch aufheben darf oder muss, ausdrucken und so von der digitalen in die Papierform überführen - und alles Digitale ins Nirwana schicken?
3) Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen ja alle Akten dem zuständigen Archiv angeboten werden. Löschen und wegwerfen darf eine Schule ja erst nach archivarischer Bewertung. Grundsätzlich gelten die Archivierungsvorschriften auch für digitale Daten. Wie können, wenn es jeweils so weit ist, Stadtarchive Daten etwa von SchILD übernehmen? Gibt es da schon irgendwo einen Ort, wo so etwas geschehen ist?
Ich bin gespannt.
Mit freundlichen Grüßen
Tobias Kemper