Import von Schülerdaten aus Excel

[A. Schüller]

Bei meiner Access-DB klappt es mit gy, GY und Gy.

Beim Export stehts mit GY.

[GSGrundschöttel]

Hallo,
ich bin relativ neu im Schulsekretariat und hoffe auf eine Arbeitserleichterung. Wir bekommen von der Stadt eine Excel-Liste mit den Namen der Kinder, Geburtsdaten und Adressen der Kinder. Außerdem den Namen der Eltern und deren Anschriften.
Aus den Einträgen im Forum bin ich leider nicht so richtig schlau geworden.
Welches Tabellenformat und vor allem welches Dateiformat dürfen die Listen denn haben um diese importieren zu können? Leider bin ich auch kein großer IT-Spezialist. Vielleicht hat jemand eine Idee wo man es ganz haarklein erklärt bekommt?
Vielleicht gibt es auch eine Möglichkeit die Daten von der Stadt aus einspielen zu lassen?
Über eine tolle und gern auch einfache Idee freue ich mich sehr.
Viele Grüße von der Grundschule aus Wetter

[A. Schüller]

Hallo,

hier hilft es sicherlich, einmal einen Export aus Schild heraus zu machen.
Dann sieht man die Tabellenstruktur und kann die Ausgangsdatei anpassen.
Ich würde hierfür die Datei Datenaustausch/SChnittstelle SchildNRW und hier die Schülerbasisdaten auswählen. (bzw. Schüler:Erzieher)

Diese Datei kann man dann mit LIbreOffice öffnen und die Spalten der neuen Schüler einfügen. Hierzu am besten ein leeres Dokument öffnen und die Datei da rein schieben mit folgenden Einstellungen:

2024-09-30_152110.png (19.31 KiB) 1081 mal betrachtet

Für den Status können Sie "0" wählen, wenn es sich um einen Neuaufnahme handelt:

2024-09-30_152544.png (19.93 KiB) 1081 mal betrachtet

Beim Import der Erzieherdaten muss immer der Name und das Geburtsdatum des zugehörigen Schülers korrekt notiert sein, damit Schild die Erzieher korrekt zuordnen kann.

[011marTusch]

Hatte nicht irgendjemand damals Datenschutzbedenken?

Hallo Herr Pfotenhauer,
habe ich heute erst gesehen. Natürlich nicht - Anmeldung im geschlossenen Netzwerk mit Kennwort, Einsicht nur mit Name, Vorname und Geburtsdatum des Kindes. Ribeka hat das von uns übernommen, isch schwör In den 90er habe ich Disketten mit den Meldedaten versandt, danach ging's per E-Mail (den Schulbezirksgrenzen sei dank) über den internen Mailserver und dann mit dem Einschulungsmodul von SchildZentral .

1) Wir bekommen von der Stadt eine Excel-Liste mit den Namen der Kinder, Geburtsdaten und Adressen der Kinder. Außerdem den Namen der Eltern und deren Anschriften.

2) Welches Tabellenformat und vor allem welches Dateiformat dürfen die Listen denn haben um diese importieren zu können?

3) Vielleicht gibt es auch eine Möglichkeit die Daten von der Stadt aus einspielen zu lassen?

Hallo,
zu 1) Da gibt es schon mal eine Stelle/Person, welche sich Gedanken gemacht hat, wie die Arbeit der Sekretariate unterstützt werden kann. Die Schulverwaltung fragt beim Meldeamt die Daten der einzuschulenden Kinder an, um zunächst die Eltern anzuschreiben. Das Meldeamt kann sowohl Listen, als auch Dateien generieren. Möglicherweise ist auch der IT-Dienstleister beteiligt. Von Interesse ist es, welche Stelle die Gesamtdatenmenge auf die für Ihre Schule bestimmten Kinder reduziert. An dieser Stelle sollte es möglich sein, die Daten optimal aufzubereiten. Am Besten wäre ein Split in drei Dateien für die "Schnittstelle Schild-NRW".

2) Wenn Sie unter "Datenaustausch" nachschauen, finden Sie zwei Importmöglichkeiten:
a) Import aus Textdateien
Hiermit können Sie die Daten einer "fremden" Textdatei mit Hilfe eines zu erstellenden Schemas (Übersetzer) in Schild einlesen. Die hier gebräuchlichen Formate sind .txt, .csv oder .dat, wobei der Inhalt immer schlichter Text ist. Die Dateiendungen rufen bei Doppelklick unterschiedliche Programme zur Bearbeitung auf (Texteditor, Excel) und sind somit austauschbar. Dat-Dateien werden von Schild erkannt. Echte Exceldateien (.xls, .xlsx) können nicht umgewandelt, aber in anderem Format (.csv) exportiert werden.
Mit dem "externen Importprogramm" gilt es nun, unter "Datei" ein Import-Schema zu erstellen (s. Bild). Wenn Sie die Ihnen vorliegende Datei einlesen, werden alle Feldnamen (Kopfzeile) in einer Zeile aufgelistet. In der leeren Zeile müssen Sie nun zu jedem fremden Feldnamen die passende Entsprechung für Schild auswählen (z.B. Famielienname = Nachname, RufName = Vorname, Wohnort = Ort aber auch übereinstimmende Bezeichnungen Geburtsdatum = Geburtsdatum). Im nachfolgenden Bild habe ich eine Dat-Datei (s. b) aus der Schnittstelle eingelesen. Das Trennzeichen (Pipe | ) musste angemeldet werden. Ein gebräuchliches Trennzeichen ist auch das Semikolon ; . Ggf. sind die Inhalte der Felder auch in Hochkommata eingeschlossen ("Nachname";"Vorname" ....), was auch angemeldet werden kann:

Import Schema.png (404.8 KiB) 1047 mal betrachtet

b) Schnittstelle Schild-NRW
Mit diesem Werkzeug kann fast der gesamte Datenbestand aus Schild im-/exportiert werden. Für die übermittelten Meldedaten sind 3 der insgesamt 25 Dateien zu füllen. Es ist erforderlich, die Dateien "SchuelerBasisdaten.dat, SchuelerErzieher.dat und SchuelerZusatzdaten.dat" mit den vorhandenen Daten zu füllen. Die Dateinamen müssen wie vor lauten, in der ersten Zeile müssen die richtigen Feldnamen in der vorgegebenen Reihenfolge stehen. Als Trennzeichen ist | (Pipe) vorgesehen.

Schnittstelle.png (45.64 KiB) 1047 mal betrachtet

Wenn die übermittelnde Stelle bereit und in der Lage ist, die Daten so aufzubereiten, ist der Import mit wenigen Mausklicks zu erledigen. Möglicherweise kann ein Fachberater unterstützen.

3) Dies ist natürlich auch möglich
Die Stadt müsste hierzu SchildZentral anschaffen mit dem Einschulungsmodul. Die Sekretariate der weiterführenden Schulen können damit auch die Abgänger der Grundschulen übernehmen.

Ergänzung zu 2 a):
Vor dem Speichern des Schemas muss natürlich die Kopfzeile (= 1) angemeldet werden,sonst versucht das Programm die Feldnamen der fremden Datei als Schüler zu importieren

[GSGrundschöttel]

Super, vielen lieben Dank für die schnellen Rückmeldungen.

[011marTusch]

Es ist ein genialer Service, wenn den Eltern bei der Anmeldung ein fertig ausgefüllter Anmeldebogen in die Hand gedrückt werden kann. Diese müssen dann nur noch Änderungen berichtigen und Telefonnummern und Mailadressen (beides freiwillig !) nachtragen. Oft sind die räumlichen Gegebenheiten im Schulgebäude nicht dazu geeignet, den Besucherstrom zunächst an einen Verwaltungs-PC vorbeizuführen.