Re: Fragen zur Erfassung von Lehrerdaten & Verwaltung
Verfasst: Dienstag 14. Mai 2024, 17:26
Zunächst:
- Wer könnte eine Anfrage zu Personaldaten der Schulen an die IT der Stadt Köln richten???
Die SchildZentral-Datenbank ist eine von hunderten im Rechenzentrum. Sie gehört jedoch zu den "Besonderen", weil hier sensible Daten der Datenschutzstufe D erfasst werden, für deren Einsicht und Bearbeitung es technische und organisatorische Regelwerke gibt. Dabei ist es für "die IT" unerheblich, ob es sich nun um sensible Daten von Lehrern, Erziehungsberechtigten, Schülern oder sonstigem Datenbestand handelt. Sie sind allesamt gleichermaßen sensibel. "Die IT" stellt neben der Infrastrukur auch die Datenbank- und Fileserver zur Verfügung und betreut, wie in unserem Fall auch bestimmte Fachanwendungen technisch (Fehleranalyse, Updates, Inbetriebnahmen neuer Systeme).
Dass nun ausgerechnet Lehrerdaten sensibler sein sollen, als Daten von Schülern, erschließt sich mir nicht. Wenn nun eine Abteilung schulrelevante Daten abfragt, wird das seinen Grund haben. Und da es ja auch ein Regelwerk gibt, wer auf welche dieser sensiblen Daten zugreifen darf und wer nicht, sollte auch dieser Punkt geklärt sein.
Wenn es der Beruhigung genügt, es handelt sich um das Schulamt, dass solche Daten für die Stellenberechnung für Grundschulen benötigt. Es gibt zwar, wie meine Recherchen zu dem Thema ergeben haben, auch ein System des Landes für diese Stellenberechnung, aber das erfasst offensichtlich nur die Daten zu den Landesbeamten und -Angestellten. Nicht aber die Stellen, die offenbar ebenfalls Einfluss auf die Stellenplanung haben und von Dritten (Träger, Kommunen, etc.) gestellt werden. Diese kann man nicht, oder nicht in der gewünschten Detailtiefe in SchILD erfassen. Also hat man sich auf eine Excellösung begeben die von den Schulleitungen (zusätzlich zu SchILD/ASDPC) manuell zu pflegen sind.
Dieser Tabellenwust wird dann aggregiert, ausgewertet und liefert Planungsdaten aus. Diese Tabellen sollen künftig mit einem System ausgewertet werden, das unsere Abteilung in Anlehnung an SchILD mit in Betrieb nehmen soll. Hier haben sich dann im Zuge der Zeit ein paar Unklarheiten ergeben.
Infolgedessen haben wir versucht das Verfahren näher zu verstehen. Also klären, wo die Daten herkommen, die da verarbeitet werden sollen. So zeigte sich z.B., dass In diesen Exceltabellen rund 75 % der Daten durchaus aus SchildZentral ausgelesen werden könnten. Das aber ginge nur dann zuverlässig, wenn die Datenpflege in SchILD nicht nur einfacher, sondern auch stringenter wäre ... und wenn SchILD hier als federführendes System verwendet würde. Wie sich auch gezeigt hat, werden Lehrerdaten mal vorwiegend nur in ASDPC, mal in Untis, mal in SchILD, mal in Tabellen und mal in Mischungen aus allem unterschiedlich intensiv gepflegt. So oder so entsteht so ein erheblicher und überflüssiger Mehraufwand. Mir könnte das auch alles recht egal sein und mich auf meinen eigentlichen Job konzentrieren. Mir ist es aber nicht egal, solange die Möglichkeit besteht, sich erheblich viel Verwaltungsaufwand auf beiden Seiten (Schule/Ämter) einzusparen. Das gibt das SchILD-System ja grundsätzlich her.
Denn wenn es Möglichkeiten gäbe, die Verwaltungsarbeit in den Schulen und Ämtern durch eine Datenbankbasierte Lösung zu vereinfachen, sollte man diesen Weg auch gehen, zumal in Anbetracht von SchILD3 nun neue Möglichkeiten bestehen und der Weg mit SchILD generell geebnet ist. Nun gibt es bei diesen Lehrerdaten aber offenbar mehrere Probleme zu bedenken:
- Rechte- und Rollenkonzept: Wer darf in welcher Detailtiefe auf welche Daten zugreifen, auslesen, ändern ?
- Datenverwendung: wer benötigt welche Informationen zur Lösung welcher Aufgabenstellungen ?
- System: In welchem System werden diese Daten federführend verarbeitet und in welcher Form müssen Im-/Exporte möglich sein ?
Setzt man in den Schulen für diese gesamtheitliche Lehrerdatenverwaltung auf SchILD oder setzt man auf die MSB-Lösung ? In beiden Fällen müssen die Datenbanken und Eingabeformulare und Funktionalitäten, Im-/Exportfunktionen ausgeweitet werden.
Beide Varianten aber setzen aber voraus, dass sich hierzu mal alle Beteiligten dazu äußern, wer für welche Aufgaben, welche Informationen benötigt und wie diese aufbereitet, gepflegt werden können. Es hilft jedenfalls nicht, dass sich jeder auf seine eigene Insel zurückzieht, aufsagt, man habe schon immer so gearbeitet und 2027 wird alles bunter ... und dabei das große Ganze aus den Augen verliert.
Würden hingegen alle diese Schulverwaltungsdaten für die jeweiligen Behörden, Ämter, etc. einheitlich gepflegt, wären zielgerichtetere Abfragen inkl. Protokollierung und Einhaltung der Rechte/Rollen möglich. Keine Datenredundanzen, keine Probleme mehr mit unterschiedlichen Informationsständen in unterschiedlichen Systemen. Einheitliche Plausibilitätsprüfungen, Vermeidung von Fehleingaben.
So wie ich das verstanden habe, ist ja der Status Quo, dass das Land NRW als Arbeitgeber offensichtlich nicht weiß, wo welche Lehrer welche Fächer in welcher Stundenzahl unterrichten. Nicht anders kann ich mir den Umstand erklären, dass den Schulleitungen Vorgabedaten eingereicht werden, die sie auf Aktualität checken sollen. Die aber wiederum nur die NRW-Lehrer betreffen, nicht weiteres Schulpersonal. Nicht anders kann ich mir erklären, dass über die geliebte Jahresstatistik genau das ermittelt werden soll ... Ich behaupte, dass es mit etwas mehr Zusammenarbeit an einem System zu schnelleren Daten und Ergebnissen zu kommen wäre.
Was bei dem ganzen SchILD-Universum ganz offenbar fehlt, ist eine Art "Schulamts-Modul" (in wörtlicher Anlehnung an das Schulträgermodul). Mit Hilfe eines solchen Schulamt-Moduls wären dann auch andere Aufgaben des Schulamtes über ein Rechte- und Rollenkonzept einfacher und schneller möglich, als das nun mal mit Excel der Fall ist. Für dieses Schulamts-Modul wäre dann noch zentral über alle Schulämter zu ermitteln, auf welche Daten in welcher Form ein Zugriff benötigt wird. Sowie einer Klärung, wer auf diese Einträge vornehmen oder ändern darf. Im Falle z.B. des sog. AO-SF-Verfahrens könnten Schulamtsmitarbeiter hier Parameter setzen, ob eine AOSF-Förderung stattgegeben wurde oder nicht. Etc.
Ja. Ist es ja auch. Wo ist das jetzt der Empörungsanlass ?
- Sollte in dem von Kölner Schulen erteilte Auftrag zur Datenverarbeitung nicht jeglicher eigenmächtige Zugriff auf personenbezogene Daten der Schulen durch den Schulträger untersagt sein???
"Meine sehr breit gefächerten Interessen" gehen mittlerweile sehr weit über die Lehrerdaten hinaus. Und ja, ich frage seit Jahren bei Schulen nach, arbeite mit diversen SchILD-Administratoren zusammen, tausche mich mit Sekretariaten und Schulbibliothekaren aus, um mir weitere Eindrücke zu verschaffen, Vorgänge nachzuvollziehen und nach Möglichkeiten Ausschau zu halten, wie sich auf allen Seiten einfacher und effektiver arbeiten ließe.
- Wissen die Kölner Schulen um Ihre sehr breit gefächerten Interessen???
"Die Interessen" betreffen mittlerweile alle Aspekte, die mit einer zentralen Datenvorhaltung mit einem Programm das sich als "Schulverwaltungsprogramm" bezeichnet, möglich wären. Es geht darum, den Verwaltungsoverhead in den Schulen, bei den Schulleitungen, im Sekretariat, aber auch in den jeweiligen Ämtern und Behörden auf ein notwendiges Minimum zu reduzieren: Also weg von manuellen Excellisten, weg von mehrfacher manueller Datenpflege, hin zu den Möglichkeiten, die eine datenbankbasierte Lösung ermöglicht:
Pflege und Bereitstellung von Informationen unter Einhaltung eines Rechte- und Rollenkonzeptes in EINEM System. Seien es Lehrerdaten, seien es Schüler- und Schuldaten. Ich habe jobbedingt nicht nur mit Schulen, sondern auch mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Ämtern zu tun ... und seeeeehr vieles ließe sich hier mit einer einheitlichen Datenpflege in SchILD erheblich vereinfachen.
Das geht soweit, dass ich behaupte, dass man auch gleich ASDPC dicht machen könnte, in dem man die statistikrelevanten Daten direkt aus Schild in einem entsprechenden Format exportiert. Auch das Verschlüsseln mit der SchIPS-Technik ist seit Jahren überholt und ließe sich recht einfach durch das seit Jahren bewährte Programm für die Verschlüsselung von Abituraufgaben abwickeln: 7zip. Dann diese Zip-Dateien im entsprechenden Schulportal bereitstellen. Wenn ASDPC eingespart werden könnte, würde das alleine schon eine Menge Tickets und Fruststunden in Schulen vermeiden. Offenbar auch auf MSB-Seite infolge von Schlüsselpaarproblemen. Aber das ist ein anderes Thema.
ASDPC ist mit seiner erheblich veralteten Technik eine tickende Zeitbombe. Nochmal drei Jahre, sehe ich da nicht. Es will auch nicht in meinen Kopf, dass man in 2024 immer noch allen Ernstes Daten aus SchILD exportieren muss, um sie von einem Dritten Programm zu importieren und ggf. solange in SchILD/ASPDC jonglieren muss, bis ASDPC die Daten annimmt und als Exportdatei bereitstellt...
Eigentlich aber müsste jedes Schulverwaltungsprogramm genau diese Statistikdaten exportieren zu können. Man hat ja bei der Statistik einen gewissen Erwartungsgrad, weiß also, welche Daten man ermitteln möchte. Es kann mir keiner erklären, dass sich dieses Regelwerk nicht auch durch andere Programme und insbesondere nicht direkt durch SchILD aufarbeiten lassen. Aber auch das ist ein anderes Thema, da kaue ich aber schon an anderer Stelle darauf rum.
Möglicherweise könnte es hilfreich sein, wenn sich mal alle Beteiligten, die mit Schulverwaltungsdaten arbeiten/planen müssen, überein kommen und klären, wer auf welche Informationen zurückgreifen muss, um seinem Aufgabengebiet nachkommen zu können. Das wäre eine Abfrage, die an alle Beteiligten (MSB, Bezirksregierung, Schulämter, Schulträger, Schulverwaltung, weitere kommunale Ämter, etc.) gerichtet sein sollte, die in welcher Form auch immer mit Daten/Informationen aus der Schulverwaltung ihren Aufgaben nachgehen. Ich bin mir relativ sicher, dass sich hier dann eine Datenmenge ergeben wird, die zu über 70 % schon in SchILD vorliegen und dort vergleichsweise einfach erweitern ließen. Die restlichen % müssten als Datenbank- und Eingabefelder noch hinzugefügt werden. Entsprechend müssten dann auch entsprechende weitere Module (oder unter SchILD3 entsprechende APIs) bereitgestellt werden, die zur Ausübung dieser Arbeiten notwendig wären.Möglicherweise könnte es hilfreich sein, mit dem Rechtsamt der Stadt Köln einmal zu klären:"Wat is enne Gesetz un geht misch dat wat an?"
Das was ich bisher aus verschiedenen Quellen zusammengetragen habe, ist, dass verschiedene Bereiche offenbar nicht, oder nicht ausreichend miteinander in den Austausch gehen. Im überspitzten Sinn befinden wir uns auf Sandkastenebene auf dem Level "mein Förmchen", "meine Burg", "meine Rutsche" ... vielleicht muss man aber auch "einfach" mal diese Befindlichkeiten mal loslassen und den "Spielplatz" Schulverwaltung wieder als Ganzes betrachten und nicht einzelne Bereiche isolieren.
Was mich auf diesen irren Trichter kommen lässt, waren Äußerungen auf der Didakta2024 beim Schulträger-Netzwerktreffen, als Schulträgermitarbeitende aus Hannover berichteten, dass man in Niedersachsen alle Aufgaben über ein System auf Datenbankbasis und entsprechende Programme/Module regelt. Dort seien eben jene Exceltabellenwüsten passé. Hier ist man offenbar im glücklichen Umstand, bundeslandweit EINE Software für alle Schulen bereitzustellen und kein Gemisch aus verschiedenen Schulverwaltungsprogrammen vorzufinden. Man sei aber auch im glücklichen Umstand, dass das Land Niedersachen regelmäßig die Kommunen abfragt, was sie ggf noch benötigen und stellt diese Anforderungen dann zentral bereit. Gut, für das Thema Inventarisierung in Schulen habe man selbst dort keine Lösung und könne nur inventarisieren, was die Stadt beschafft habe. Aber auch das ist ein anderes Thema, dem ich an anderer Stelle folge.
Gibt es evtl. Erfahrungen aus anderen Bundesländern ?
Wie arbeitet man dort mit den vermutlich gleichen Anforderungen schulverwaltungstechnische Daten zu erfassen und zu verarbeiten ?
Gibt es in diesem Konstrukt aus Zuständigkeiten überhaupt EINE funktionierende Lösung oder stehen sich eh überall alle Beteiligten quasi im Wege, weil man Informationsquellen isoliert betrachtet ?
Einsicht auf die schildinternen Protokolle, wer was wann geändert hat, gibt es nur über das Schulträgermodul mit den entsprechenden Berechtigungen. Aber reden wir hier von der gleichen Protokollierung ? Mir wäre jetzt nichts bekannt, dass die SchILDzentral-interne Protokollierung Schul- oder Klassenspezifisch durch irgendwas verhindert werden können....Dieser Zugriff wird in SchildZentral protokolliert. Übrigens ist der Versuch, diese Protokollierung durch ein Häkchen im Grundschulanmeldeformular auszuhebeln, m.E. illegal. Wobei sich mir die Frage stellt, wer die Protokolle sichten darf und wer sie löschen kann
Seufz.Das kölsche Grundgesetz ist hier nicht einschlägig.
