Dokumentenverwaltung

[Schlueter]

Liebe Kollegen, ich wende mich an Sie mit einer Frage und einer Bitte:

1) Unsere Zeugnisse der Sek. II werden nicht mehr archiviert und finden sich nicht mehr in der Dokumentenverwaltung. Was muss man am Report ändern?
2) Ich würde es begrüßen, wenn alle Zeugnisse so bearbeitet sind, dass sie immer in der Dokumentenveraltung erfasst werden und man nicht immer die Report bearbeiten muss.

Vielen Dank!

André Schlüter

[Engelke]

Hallo Herr Schlüter,
damit ein Dokument in der Dokumentenverwaltung abgelegt wird, muss am man am Report nichts verändern. Vielmehr muss die Dokumentenverwaltung aktiviert sein. Unter Extras/Programmeinstellungen/Globale Einstellungen/Dokumentenverwaltung muss der Haken bei "Dokumentenverwaltung verwenden" gesetzt sein. Beim Drucken muss dann die entsprechende Auswahl getroffen werden: "Drucken mit Archivierung" oder auch "nur Archivierung (in Dokumentenverwaltung)".
Sollte dies vorher möglich gewesen sein und nun nicht mehr, ist scheinbar dieser Haken, also die Möglichkeit der Archivierung entfernt worden. Dafür benötigt man natürlich Admin-Rechte....

[Falko Müller]

Hallo Herr Schlüter,
eine mögliche Ursache für das Fehlen der Druckoptionen mit Dokumentenverwaltung kann auch sein, dass der Schild-Nutzer auf Windows-Ebene keine Schreibrechte auf das Dokumentenverzeichnis hat oder das entsprechende Netzlaufwerk nicht verbunden ist.
viewtopic.php?f=14&t=879&p=4695

[Schlueter]

Hallo Herr Engelke und Herr Müller,

Extras/Programmeinstellungen/Globale Einstellungen/Dokumentenverwaltung Haken bei Dokumentenverwaltung gesetzt.
Ich hatte die Vermutung, dass es an den Reports liegt, weil alle Zeugnisse der Sekundarstufe I immer in der Dokumentenverwaltung hinterlegt wurden und alle Zeugnisse der Sekundarstufe II wurden nicht archiviert. Die Option "mit Archivierung" habe ich verwendet im Druckprozess, aber ich werde das morgen erneut testen.

Schreibrechte sind vermutlich vorhanden, sonst würden auch die Zeugnisse der Sek. I nicht hinterlegt.

Haben Sie eine Vermutung, wo der Fehler liegen könnte?

Mi freundlichem Gruß

André Schlüter

[Falko Müller]

Wenn das Problem nur bei bestimmten Reports auftritt, laden Sie doch bitte mal einen davon hier hoch.

[Gerhards]

Hallo,
vielleicht hat auch jemand die Gruppierung nach Schueler.ID gelöscht. Dies ist notwendig, damit die Option für die Dokumentenverwaltung angeboten wird.
Oder schauen Sie mal bitte unter Programm-Einstellungen > Globale Einstellungen > Dokumentenverwaltung, ob da das richtige Dokumentenverzeichnis angegeben worden ist. Wenn allerdings die Zeugnisse der SI korrekt in die Dokumentenverwaltung gedruckt worden sind, ist das eher unwahrscheinlich, es sei denn, dass jemand den Ordner nach dem Drucker der SI-Zeugnisse geändert hat.

[Schlueter]

Ich meine ich habe die Ursache gefunden. Das Verzeichnis scheint richtig zu sein. Im ersten Screenshot findet sich ein Schüler mti dem Nachnahmen A der Sekundarstufe I, wo die Zeugnisse immer archiviert werden, im zweiten Screenshot ein Schüler mit Nachnamen B, dort werden keine pdf. ablegt auch wenn man dies beim Druckvorgang angibt.

Bei dem Schüler B wird man aufgefordert das Dokumentenverzeichnis zu aktualsieren. Kann ich das bedenkenlos tun?
Die Aufforderung findet sich bei allen Schülern der Sek II und bei keinem Schüler der Sek. I: Woran liegt das? Muss man immer beim Übergang in die Oberstufe das Verzeichnis aktualsieren?
Wie geht die Dokumentenverwaltung mit Namenänderungen um? z.B. ein zweiter Vorname kommt dazu
Vielen Dank!

André Schlüter

[Pfotenhauer]

Hallo.

Die Meldung kommt dann, wenn der Dateiname des DV-Ordners nicht mit der aktuelle eingestellten Struktur in den Einstellungen übereinstimmt.

Der Button bewirkt, dass der Ordner neu angelegt wird un dalle Dateien dahin kopiert werden.

Der alte Ordner wird dann gelöscht...

[Schlueter]

Vielen Dank! Das Problem konnte behoben werden. Das Sekretariat hat die zweiten Vornamen ergänzt im Feld Vorname, das erklärt das Problem.