Was brauchen die Schulen ? Über das Für und Wider zentralen Schulverwaltungssupports

[T.Hagel]

Hallo zusammen,

anlässlich eines kleinen Austausches im Kurs42-Forum, das am Ende etwas fachfremde zur Frage "Was brauchen die Schulen ?" abgedriftet ist, mache ich hier mal einen neuen Beitrag auf, in dem man sich gerne über die Vor- und Nachteile austauschen kann, die ein zentraler Schulverwaltungssupport mit sich bringt.

Auf der einen Seite die unbestrittenen Vorteile des direkten Supports, mit dem sofort nach Erscheinen z.B. Updates installiert werden können und auch sonst "kurze Wege" ermöglicht werden. Aber in denen auch der gesamte andere Verwaltungs- und Supportaufwand auf eine, oder wenige Personen in der Schule lastet.

Damit einhergehtend natürlich auch die Fragen nach dem Aufgabenspektrum, das bei den "IT-Admins" in den Schulen so anfällt und welchen (zeitlichen) Umfang diese haben. Bzw. welche Erwartungen Schulleitungen, Sekretariate und weitere Kolleginnen und Kollegen mit Schulverwaltungsaufgaben haben ?

Welche dieser Aufgaben lassen sich in einem angemessenen Zeitrahmen erledigen ? Welche sind besonders zeitraubend ?

Schöne Grüße
Thomas Hagel

(Ehemaliger IT-Admin in einer Schule / jetzt Fachanwendungsberater für Schulverwaltungsprogramme)

[GE Schwerte]

"Was brauchen die Schulen ?"

Einen IT-kundigen Schulverwaltungsassistenten, der das lokale Schulsystem und die dazugehörigen Prüfungsordnungen verstanden hat.

Bei den weiterführenden Schule ist das alles nicht so übersichtlich: z.B. eine Gesamtschule hat 2 oder 3 Prüfungsordnungen
und vergibt 10 verschiedene Abschlüsse. Bei den Berufskollegs ist die Situation eher noch komplizierter.

Da soll ein zentraler Stadt-Admin alle Zeugnisformulare von Grundschule bis BK verstehen?
Und dort gibt's ja auch noch regelmäßige Neuerungen.

[Beisenherz]

Ich bin in der glücklichen Lage, dass meine Kommune inzwischen einen aus Anwendersicht ziemlich perfekten Schulverwaltungssupport hat. Das liegt aber auch daran, dass sie in SchildZentral + Schildweb investiert hat und eine professionelle kommunale IT-Hotline mit entsprechenden Fachteams im Hintergrund existiert. Ich würde mir wünschen, dass das Land sich das als Muster nimmt.

Vor Ort wäre ein Schulverwaltungsassistent hilfreich, der Verwaltungsarbeit unterstützt.

Auf Entwicklerseite der Schulverwaltungsanwendungen fände ich ein auch für Anwender offenes Ticketsystem wünschenswert, welches Feature-Requests und Bugs erfasst und generell etwas mehr Transparenz in die Weiterentwicklung bringt. Gefühlt wird da ziemlich abgeschottet und manchmal auch am Anwender vorbei herumgewerkelt.

Darüber hinaus fehlt mir eine Fachabteilung für Reportentwicklung, die gezielt Bedarfe ermittelt und entsprechende Reports entwickelt und pflegt.
Ich finde es zwar ganz toll und lobenswert, was da die Fachberater und etliche Kollegen hier leisten und wie sie sich da engagieren, aber das sind ja doch meistens eher Einzelinitiativen.

[T.Hagel]

Einen IT-kundigen Schulverwaltungsassistenten, der das lokale Schulsystem und die dazugehörigen Prüfungsordnungen verstanden hat.

Demnach brauchen die Schulen also 2 Personenkreise ... einen Schulverwaltungsassistenten, der die Verwaltungsarbeit unterstützt, wie auch Beisenherz kommentiert. Dazu braucht es dann aber noch einen, der sich um die Benutzerverwaltung, Hard- und Software vor Ort kümmert.

Da soll ein zentraler Stadt-Admin alle Zeugnisformulare von Grundschule bis BK verstehen?
Und dort gibt's ja auch noch regelmäßige Neuerungen.

Ich glaube nicht, dass bei einem zentralen Support auf der Gegenseite eine Person ausreichen wird. In Köln haben wir sowohl auf der Schulträgerseite mehrere Mitarbeitende im Einsatz, die sich um die inhaltlichen Belange kümmern. Meine Abteilung gehört zum IT-Dienstleister und wir kümmern uns um das technische und den Austausch mit den Herstellern, wenn etwas nicht läuft. Und ja, im Support der Schulträgerseite ist man auch des Reportdesigners mächtig.

[T.Hagel]

Kleiner Exkurs. Ich bin seit Mitte des Jahres auch Teil eines sog. Schulträger(IT)-Netzwerkes, bei dem sich sowohl Schulträger, als auch ITler über Belange der Schulträger, aber auch über Projekte, Vorhaben austauschen oder um Rat fragen.

Aktuell stellt sich ein Schulträger im hohen Norden die Frage, wie man dem Wunsch mehrerer Schulen gerecht werden kann, die sich eine eierlegende Wollmilchsau eines Dokumentenmanagementsystems wünschen. Ein System also, in dem alle Schreiben und Zeugnisse eines Schülers z.B. zentral erfasst werden, wo sich Workflows für Dokumente erstellen lassen (z.B. für Anträge) oder Rechnungen direkt einscannen und importieren lassen, sich Listen aus Datenbankabfragen bereitstellen lassen. Ein System wo Lehrer und Sekretariate gleichermaßen auf Daten zugreifen können.

Es geht im Grunde um nichts bescheideneres als eine komplette Schulverwaltung. Etwas, was funktional weit über die von den jeweiligen Bundesländern entwickelten Schulverwaltungsprogramme hinausgeht. Es geht um Infrastruktur, Ordnerberechtigungen, Ablage, Rechnungs- und Mahnungsabwicklung, Inventarisierung, Terminplanung, etc. Es geht um File- und Datenbankserver, es geht um Anwendungen und Kommunikation. Es geht darum, seinen Job sicher erledigen zu können.

So betrachtet sind die Schulen, die zentral von einer IT betreut werden, im Vorteil, weil sie eben bereits auf eine gewisse, standardisierte Infrastruktur zurückgreifen können. Inkl. Wartung, Updates, Lizenzen, Support und Kostenübernahme durch die Schulträger.

Sicherlich kann man das auch selbst auf die Beine stellen, aber mit welchem Zeit- und Personalumfang, bzw. mit welchen Kosten ?
Wie hoch sind das Budgets an den Schulen für dieses Aufgabengebiet ?

[janpoestges]

Nach meiner Wahrnehmung wäre es ideal, wenn es auf Schulträgerseite ein fähiges Team gäbe, das sich kompetent um die Belange der Schulen kümmert - die wichtige Einschränkung ist dabei, dass dieses Team eben sehr genau wissen muss, was die Schulen benötigen.

Bisher erlebe ich das nicht genug: Die zur Verfügung stehenden Lösungen sind halbgar (Logineo NRW hat zu wenig Speicherplatz, Schild zu wenig Schnittstellen, Untis unausgegorene Kommunikationsfunktionen, etc...) und es kümmert sich niemand darum, eine funktionierende und aufeinander abgestimmte Systemlandschaft auf die Beine zu stellen.

Wenn das aber zutrifft, kommen wir auch direkt zum Nachteil zentraler IT: Wenn das nicht gut gemacht wird, bleibt für die Schulen trotzdem kein Freiraum, selber Lösungen zu "stricken". Das Netzwerk ist zu restriktiv eingestellt, die Desktops zu "verschnürt", die Mittel an unnützen Stellen gebunden, der Support zu widerwillig.

Also: ein Klares Votum für ein ganzheitliches System, das möglichst Flächendeckend angeboten wird und gleichzeitig die Offenheit, Schulen auch Freiraum zu lassen ; )

Lieben Gruß!
Jan Pöstges