Dukumentenverwaltung hält sich nicht an die Regeln

[Lothar.Gehlen]

Hallo
ich habe in unserem Schulnetz in Schild die Dokumentenverwaltung aktiviert und in den Einstellungen festgelegt, wie die Ordnerstruktur sein soll:
<kl>\<nvgd>\<f>_<d>_<z>
also erst Klassenordner dann Ordner mit Name der SuS .....
Wenn ich auf Dokumentenverzeichnisse für alle aktiven Schüler anlegen klicke tut er das auch richtig.

Wenn ich allerdings z. B. die Zeugnisse archivieren lasse, dann erzeugt er im Root des Laufwerks einfach einen neuen Ordner mit Namen der SuS anstatt den bestehenden Ordner im Klassenordner zu nutzen.

Wie kann man das unterbinden?

[Raffenberg]

Haben Sie ein Zeugnisverzeichnis unter Extras > Dokumentenverwaltung definiert?

[Lothar.Gehlen]

Nein, denn wir wollen die Zeugnisse nicht zentral, sondern in dem jeweiligen Schülerverzeichnis speichern, in dem auch alle anderen Dokumente sind.

[Lothar.Gehlen]

Muss ich ein Zeugnisverzeichnis festlegen? Wenn ja, wie sorge ich dafür, dass die Zeugnisse automatisch im Schülerordner gespeichert werden und nicht zentral.

[A. Schüller]

Die Zeugnisse können auch in der Dokumentenverwaltung gespeichert werden, sofern diese aktiviert ist. Eine Aktivierung eines Zeugnisverzeichnisses ist dazu nicht notwendig.
Wurde die Verzeichnisstruktur unter Extras/Programm-Einstellungen/Dokumentenverwaltung irgendwann mal geändert?

[Frodermann]

Wurde die Dokumentenverwaltung einmal geändert, muss der Gruppenprozess "Dokumentenverzeichnisse aktualisieren" einmal ausgeführt werden.

Ansonsten steuern Sie bei der Generation der Reports, ob und in welches Verzeichnis archiviert wird. Das aktivieren der Dokumentenverwaltung und des Zeugnisverzeichnisses steuern hier nur, welcher Bulletpoint beim generieren der Zeugnisse zur Verfügung steht.

So sollte es sein, wenn Dokumentenverwaltung und Zeugnisverwaltung aktiviert sind.

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Sie können nun wählen, wohin die Zeugnisse archiviert werden sollen. Haben Sie die Zeugnisverwaltung nicht gesetzt, weil Sie die nicht nutzen möchten, steht das Zeugnisarchiv nicht zur Auswahl und Sie archivieren die Zeugnisse wie alle anderen Schüler-Dokumente in die Dokumentenverwaltung.